7 dicas para se tornar um assistente pessoal de alta demanda

Em um ambiente de escritório movimentado, é fácil ignorar o assistente pessoal de um gerente, mas muitas vezes são a cola que mantém uma empresa unida. Desde organizar horários e comunicar-se com várias pessoas até antecipar as necessidades de seus empregadores, os assistentes pessoais são responsáveis ​​por algumas das tarefas mais importantes em um local de trabalho.

Embora às vezes sejam confundidos com secretárias, assistentes pessoais — ou PAs, abreviadamente — estão focados em ajudar um indivíduo a passar o dia. O ex-PA Kyle Elliott, o coach de carreira por trás do CaffeinatedKyle.com, observa que às vezes os assistentes pessoais vão além das tarefas administrativas e tomam decisões que afetam diretamente as pessoas e os negócios.

“Ser um assistente pessoal é uma posição desafiadora, mas gratificante, que permite que você apoie outro indivíduo em suas tarefas comerciais e/ou pessoais”, diz ele. “É divertido poder ver que seu trabalho tem um impacto positivo e duradouro na vida e nos negócios de outra pessoa.”

Elliott diz que se você tem fortes habilidades organizacionais, experiência anterior em gerenciamento de projetos e uma atitude positiva, você pode ser um ótimo candidato para um emprego como assistente pessoal.

Jessica Glazer, diretora de recrutamento do MindHR de Montreal, também lista fortes habilidades sociais, tato e capacidade de multitarefa como características que contribuem para um poderoso PA.

“Eles são os guardiões e sabem absolutamente tudo o que acontece com uma pessoa e uma empresa”, diz Glazer. “Não se deixe enganar pelo título. Eles sabem tudo”.

Se você está pensando em se tornar um assistente pessoal ou simplesmente quer melhorar seu desempenho na função, considere estas dicas de especialistas por serem uma parte indispensável da cultura da sua empresa.

1. Seja um doador

Trabalhadores com grandes egos podem querer evitar se candidatar a um emprego como assistente pessoal, pois esse papel é colocar as necessidades de outra pessoa antes das suas. Glazer chama isso de ser um “doador – alguém que gosta de cuidar dos outros e adora ver alguém ter sucesso por causa deles”.

Isso não significa que assistentes pessoais não possam tirar muito proveito de sua função - longe disso! Um assistente pessoal experiente pode aprender sobre seu setor trabalhando tão de perto com seu gerente, habilidades que eles podem levar com eles quando decidem avançar em sua carreira. Eles também podem fazer conexões, fazer contatos e geralmente encontram muita satisfação em ver como seus próprios esforços podem ajudar seu gerente a prosperar.

2. Lembre-se do 'pessoal' no assistente pessoal

Seu trabalho, em sua forma mais fundamental, está focado em ajudar uma pessoa a fazer o que ela precisa para ter sucesso. Para fazer isso, você terá que conhecê-los muito bem. Caleb Backe, consultor de negócios da Maple Holistics e coach de vida certificado, diz que se você realmente quer se destacar, precisa fazer mais do que apenas ajudar seu chefe no dia-a-dia.

“Conheça sua personalidade, seus gostos e desgostos”, diz ele. “Isso o ajudará a prestar atenção aos detalhes e a se tornar apto a lidar com circunstâncias imprevisíveis de uma maneira que seu chefe apreciaria. A regra geral é:quanto melhor você os conhece, menos precisa perguntar a eles.”

3. Seja proativo

Pergunte a qualquer executivo o que torna um assistente pessoal indispensável e ele provavelmente dirá algo sobre a capacidade de atender às suas necessidades sem sequer ser solicitado. Isso pode ser tão simples quanto entregar um bagel de café da manhã no momento exato ou preparar documentos para uma reunião importante.

"Um ótimo assistente pessoal sabe o que precisa ser feito antes mesmo de ser solicitado, e isso vem com a compreensão de seu chefe e suas necessidades específicas", diz Backe. “Na tentativa de fazer isso, preste atenção aos detalhes. Como eles gostam de seu café, com quem são próximos e quem eles evitam são apenas pequenas coisas que podem ajudar muito a torná-lo um assistente pessoal mais atencioso.”

4. Continue crescendo em sua função

Flexibilidade e capacidade de adaptação são características-chave para um assistente pessoal de sucesso, e isso pode beneficiar você e seu empregador. Estar aberto a novas tarefas e novas ideias não apenas o ajudará a prosperar em seu trabalho, mas também pode levar a uma maior satisfação geral no trabalho.

"Você nunca termina seu trabalho como assistente pessoal", diz Backe. “Certifique-se de considerar cada erro ou falha como uma curva de aprendizado para ter sucesso. Observe seu ambiente regularmente para garantir que você esteja crescendo como assistente pessoal, que seus sistemas de planejamento estejam atualizados e que você geralmente esteja evoluindo com a posição.”

5. Seja uma pessoa humana

Você provavelmente estará lidando com uma ampla gama de pessoas em sua posição, e é por isso que as habilidades interpessoais são fundamentais.

“Ter uma personalidade agradável, simpática e um tanto extrovertida pode te levar a lugares como assistente pessoal”, diz Backe. “As habilidades interpessoais, embora não sejam essenciais, podem percorrer um longo caminho nessa posição.”

6. Olhe além do escritório

Assistentes pessoais não são apenas para executivos ocupados e também não ficam restritas a escritórios. Elliott diz que PAs podem ser contratados para ajudar qualquer indivíduo.

“Pode ser uma celebridade, empresário, pai ocupado, você escolhe”, diz ele.

Ele também observa que, com o rápido crescimento dos negócios online, há mais oportunidades do que nunca no gerenciamento de negócios online para assistentes pessoais.

“Os gerentes de negócios on-line ajudam os empreendedores a gerenciar seus negócios, permitindo que o proprietário da empresa se concentre na estratégia, no crescimento do negócio e no equilíbrio entre vida profissional e pessoal”, diz Elliott.

7. Respeite seus limites pessoais

Ser um assistente pessoal é cuidar das necessidades de outra pessoa, e é por isso que é fácil esquecer as suas no processo.

“Pode ser um trabalho altamente estressante, então lembre-se de cuidar de si mesmo e exercitar sua capacidade de dizer 'um segundo, 'espere' ou 'não agora' se estiver se sentindo sobrecarregado ”, diz Glazer. “Melhor dizer ‘não’ do que se esgotar.”





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