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Impuestos y nómina de niñera: instrucciones paso a paso para configurarlo

¡Enhorabuena! Has encontrado una niñera a la que te gustaría contratar. ¿Y ahora qué? Ten en cuenta que en cuanto tu niñera acepte tu oferta de trabajo, tus responsabilidades como empleador comienzan. Eso significa poner los términos de vuestra relación laboral en un contrato, decidir beneficios y configurar la nómina. También significa cumplir con regulaciones estatales y federales, incluyendo lo que mucha gente llama «impuestos de niñera».

Los impuestos de niñera se refieren a las responsabilidades federales y estatales de nómina e impuestos que las familias tienen que gestionar cuando contratan a una niñera para trabajar en su hogar.

«De hecho, tenemos niñeras que se nos acercan para trabajar con nosotros porque pagamos legalmente», dice Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, que ha contratado varias niñeras. «Cuesta un poco más que no pagar legalmente, pero merece mucho la pena».

Mientras cumplir con estas leyes estatales y federales significa que no correrás el riesgo de multas por evasión fiscal, también hay beneficios para los cuidadores. Las niñeras se vuelven elegibles para prestaciones de desempleo estatales, y un historial de pagos rastreable les permite hacer cosas como solicitar tarjetas de crédito, alquilar un apartamento o arrendar un coche.

Sigue esta lista de cumplimiento simple y podrás cumplir los requisitos establecidos por el IRS y tu estado.

1. Sepa que su niñera debe ser clasificada como empleada del hogar.

El IRS ha dictaminado que, con muy pocas excepciones, las niñeras son empleadas de las familias para las que trabajan —no contratistas independientes. Esto es independientemente de la cantidad de horas trabajadas, salarios pagados o lo que esté escrito en un contrato de empleo. Esto significa que a tu niñera se le debe dar un formulario W-2, en lugar de un formulario 1099, para declarar sus impuestos. La clasificación errónea de trabajadores se considera una forma de evasión fiscal y es un riesgo que no deberías estar dispuesto a tomar.

2. Obtenga identificaciones fiscales federales y estatales de empleador.

Para presentar declaraciones con el IRS y el estado, necesitarás obtener un Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) así como IDs fiscales estatales para seguro de desempleo y, si aplica, impuestos estatales sobre la renta. Estos IDs fiscales te identifican como empleador del hogar y deberías solicitarlos en cuanto tu niñera acepte tu oferta de trabajo.

3. Presente un Informe de Nueva Contratación al estado.

Todos los empleadores están obligados a presentar un Informe de Nueva Contratación a su estado inmediatamente después de cada nueva contratación. Haz clic aquí para encontrar la agencia que supervisa este proceso en tu estado.

4. Retenga impuestos federales y posiblemente estatales sobre la renta de la nómina de su niñera cada período de pago.

«Los impuestos sobre la renta no tienen que retenerse técnicamente de un empleado del hogar, pero las familias deberían hacerlo de todos modos para que su cuidador no tenga que presupuestar los impuestos por su cuenta», dice Tom Breedlove, director senior de Care.com HomePay. «Si la familia no retiene y el cuidador espera hasta la temporada de impuestos para abordar esto, pueden estar sujetos a multas por pago insuficiente».

Sabrás cuánto en impuestos sobre la renta retener de tu niñera basándote en cómo rellenen su W-4 y formulario de retención estatal (asumiendo que vives en un estado que tiene impuestos sobre la renta).

5. Retenga impuestos de Seguridad Social y Medicare de la nómina de su niñera cada período de pago.

Estos impuestos se conocen colectivamente como FICA y deben retenerse de la nómina de tu niñera. Los impuestos de Seguridad Social serán el 6,2 por ciento del salario bruto (antes de impuestos) de tu niñera y los impuestos de Medicare serán el 1,45 por ciento de su salario bruto. Usa esta calculadora de nómina de niñera para ver cuánto deberías retener.

6. Pague impuestos estatales y presente declaraciones estatales de impuestos de empleo del hogar regularmente.

Como empleador del hogar, estás obligado a presentar declaraciones de impuestos estatales de desempleo, típicamente de forma trimestral, y remitir (pagar) impuestos de seguro de desempleo. Si vives en un estado con impuestos sobre la renta, también necesitarás presentar declaraciones estatales de impuestos sobre la renta y enviar los impuestos sobre la renta que hayas retenido de tu niñera.

Nota: Algunos estados tienen diferentes frecuencias de presentación y podrían requerir depósitos mensuales o anuales. Verifica los requisitos en tu estado.

7. Realice pagos de impuestos estimados al IRS cuatro veces al año.

Para gestionar tus impuestos federales de empleo del hogar, el IRS recomienda hacer pagos de impuestos estimados a lo largo del año para evitar multas por pago insuficiente. Enviarás los impuestos FICA y federales sobre la renta retenidos de tu niñera junto con los impuestos FICA y federales de seguro de desempleo que debes como empleador del hogar durante los siguientes períodos:

• Enero – Marzo (pagado en abril)

• Abril y mayo (pagado en junio)

• Junio – Agosto (pagado en septiembre)

• Septiembre – Diciembre (pagado en enero del año siguiente)

8. Prepare formularios fiscales de fin de año.

Una vez que termine el año natural, necesitarás proporcionar a tu niñera su W-2 y presentar el Formulario W-2 Copia A y Formulario W-3 con la Administración de la Seguridad Social antes de finales de enero. Estos formularios resumen los salarios que pagaste a tu niñera, así como los impuestos que se retuvieron de ellos durante el año. Como has estado llevando el control de la nómina de tu niñera todo el año, estos formularios deberían ser relativamente simples de completar. Además, presentarás un Anexo H con tu declaración de impuestos personal antes de la fecha límite del 15 de abril.

Usa esta lista de verificación durante el año para evitar errores costosos y que consumen tiempo. Si no quieres gestionar este papeleo tú mismo, puedes contratar a un contable o usar un servicio de nómina de niñera. Aunque pueda parecer mucho trabajo, cuando manejas correctamente todas tus responsabilidades de empleo del hogar, hay beneficios: te vuelves elegible para beneficios fiscales que pueden ayudar a compensar algunos de los pagos de impuestos que has hecho durante el año. Además, tu niñera tendrá derecho a los beneficios que vienen con ser pagada en regla, como Seguridad Social, Medicare y seguro de desempleo —beneficios que todos los trabajadores necesitan y merecen.