Impuestos y nómina de niñera:instrucciones paso a paso para configurarlo

¡Felicidades! Has encontrado una niñera que te gustaría contratar. ¿Ahora que? Sepa que tan pronto como su niñera acepte su oferta de trabajo, comenzarán sus responsabilidades como empleador. Eso significa poner los términos de su relación laboral en un contrato, decidir sobre los beneficios y establecer la nómina. También significa cumplir con las regulaciones estatales y federales, incluido lo que mucha gente llama "impuestos de niñera".

Los impuestos de niñera se refieren a las responsabilidades fiscales y de nómina federales y estatales que las familias deben administrar cuando contratan a una niñera para que trabaje en su hogar.

“De hecho, tenemos niñeras que se nos acercan para trabajar porque pagamos legalmente”, dice Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, quien ha contratado a varias niñeras. “Cuesta un poco más que no pagar legalmente, pero vale mucho la pena”.

Si bien cumplir con estas leyes estatales y federales significa que no correrá el riesgo de recibir multas por evasión de impuestos, también hay beneficios para los cuidadores. Las niñeras se vuelven elegibles para los beneficios estatales de desempleo, y un historial de pago rastreable les permite hacer cosas como solicitar tarjetas de crédito, alquilar un apartamento o arrendar un automóvil.

Siga esta sencilla lista de verificación de cumplimiento y podrá cumplir con los requisitos establecidos por el IRS y su estado.

1. Sepa que su niñera debe clasificarse como empleada doméstica.

El IRS ha dictaminado que, con muy pocas excepciones, las niñeras son empleadas de las familias para las que trabajan, no contratistas independientes. Esto es independientemente de la cantidad de horas trabajadas, los salarios pagados o lo que esté escrito en un contrato de trabajo. Esto significa que su niñera debe recibir un formulario W-2, en lugar de un formulario 1099, para declarar sus impuestos. La clasificación errónea de los trabajadores se considera una forma de evasión de impuestos y es un riesgo que no debe estar dispuesto a correr.

2. Obtenga identificaciones de impuestos federales y estatales del empleador.

Para presentar declaraciones ante el IRS y el estado, deberá obtener un Número de identificación de empleador federal (FEIN), así como una(s) identificación(es) fiscal(es) estatal(es) para el seguro de desempleo y, si corresponde , impuestos estatales sobre la renta. Estos números de identificación fiscal lo identifican como empleador doméstico y debe solicitarlos tan pronto como su niñera acepte su oferta de trabajo.

3. Presente un informe de nuevas contrataciones ante el estado.

Todos los empleadores deben presentar un Informe de nuevas contrataciones en su estado inmediatamente después de cada nueva contratación. Haga clic aquí para encontrar la agencia que supervisa este proceso en su estado.

4. Retenga los impuestos sobre la renta federales y posiblemente estatales del pago de su niñera en cada período de pago.

“Técnicamente, los impuestos sobre la renta no tienen que ser retenidos de un empleado doméstico, pero las familias deben hacerlo de todos modos para que su cuidador no tenga que presupuestar los impuestos por su cuenta”, dice Tom Breedlove. , director sénior de Care.com HomePay. "Si la familia no retiene y el cuidador espera hasta la temporada de impuestos para abordar esto, pueden estar sujetos a multas por pago insuficiente".

Sabrá cuánto debe retener de impuestos sobre la renta de su niñera en función de cómo llene su W-4 y el formulario de retención estatal (suponiendo que vive en un estado que tiene impuestos sobre la renta).

5. Retenga los impuestos del Seguro Social y Medicare del pago de su niñera en cada período de pago.

Estos impuestos se conocen colectivamente como FICA y deben retenerse del pago de su niñera. Los impuestos del Seguro Social serán el 6,2 por ciento del salario bruto (antes de impuestos) de su niñera y los impuestos de Medicare serán el 1,45 por ciento de su salario bruto. Use esta calculadora de cheque de pago de niñera para ver cuánto debe retener.

6. Pagar impuestos estatales y presentar declaraciones de impuestos estatales sobre el empleo doméstico de manera regular.

Como empleador doméstico, debe presentar declaraciones de impuestos de desempleo estatales, generalmente trimestrales, y remitir (pagar) los impuestos del seguro de desempleo. Si vive en un estado con impuestos sobre la renta, también deberá presentar declaraciones de impuestos estatales sobre la renta y enviar los impuestos sobre la renta que le ha retenido a su niñera.

Nota:Algunos estados tienen diferentes frecuencias de presentación y podrían requerir depósitos mensuales o anuales. Consulta los requisitos en tu estado.

7. Realice pagos de impuestos estimados al IRS cuatro veces al año.

Para administrar sus impuestos federales sobre el empleo doméstico, el IRS recomienda que realice pagos de impuestos estimados durante todo el año para evitar multas por pagos insuficientes. Enviará los impuestos FICA y los impuestos federales sobre la renta retenidos de su niñera junto con los impuestos FICA y los impuestos federales del seguro de desempleo que debe como empleador doméstico durante los siguientes períodos de tiempo:

  • Enero – Marzo (pago en Abril)

  • abril y mayo (pago en junio)

  • Junio ​​– Agosto (pago en septiembre)

  • Septiembre – Diciembre (pago en enero del próximo año)

8. Preparar formularios de impuestos de fin de año.

Una vez que finalice el año calendario, deberá proporcionarle a su niñera su W-2 y presentar el Formulario W-2 Copia A y el Formulario W-3 ante la Administración del Seguro Social a fines de enero. . Estos formularios resumen los salarios que pagó a su niñera, así como los impuestos que se le retuvieron durante todo el año. Dado que ha realizado un seguimiento del pago de su niñera durante todo el año, estos formularios deberían ser relativamente fáciles de completar. Además, presentará un Anexo H con su declaración de impuestos sobre la renta personal antes de la fecha límite del 15 de abril.

Use esta lista de verificación durante el año para evitar errores costosos que consumen mucho tiempo. Si no desea gestionar este papeleo usted mismo, puede contratar a un contador o utilizar un servicio de nómina de niñera. Si bien puede parecer mucho trabajo, cuando maneja correctamente todas las responsabilidades laborales de su hogar, hay beneficios:se vuelve elegible para exenciones de impuestos que pueden ayudar a compensar algunos de los pagos de impuestos que ha realizado durante el año. Además, su niñera tendrá derecho a los beneficios que vienen con el pago en los libros, como el Seguro Social, Medicare y el seguro de desempleo, beneficios que todos los trabajadores necesitan y merecen.


Previous:

Next: