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Impostos e folha de pagamento de babá: instruções passo a passo para configurar

Parabéns! Você encontrou uma babá que gostaria de contratar. E agora? Saiba que assim que sua babá aceitar sua oferta de emprego, suas responsabilidades como empregador começam. Isso significa colocar os termos de sua relação de trabalho em um contrato, decidir sobre benefícios e configurar a folha de pagamento. Também significa cumprir regulamentos estaduais e federais, incluindo o que muitos chamam de “impostos de babá”.

Impostos de babá referem-se às responsabilidades federais e estaduais de folha de pagamento e impostos que as famílias têm que gerenciar quando contratam uma babá para trabalhar em sua casa.

“Na verdade, temos babás nos procurando para trabalhar para nós porque pagamos legalmente”, diz Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, que contratou várias babás. “Custa um pouco mais do que não pagar legalmente, mas vale muito a pena.”

Embora cumprir essas leis estaduais e federais signifique que você não correrá o risco de ser multado por sonegação fiscal, há benefícios para os cuidadores também. Babás se tornam elegíveis para benefícios estaduais de desemprego, e um histórico de pagamento rastreável permite que elas façam coisas como solicitar cartões de crédito, alugar um apartamento ou financiar um carro.

Siga esta lista de verificação de conformidade simples, e você pode atender aos requisitos estabelecidos pelo IRS e pelo seu estado.

1. Saiba que sua babá deve ser classificada como funcionária doméstica.

O IRS decidiu que, com muito poucas exceções, babás são funcionárias das famílias para quem trabalham — não prestadoras de serviços independentes. Isso é independente da quantidade de horas trabalhadas, salários pagos ou o que está escrito em um contrato de emprego. Isso significa que sua babá deve receber um formulário W-2, em vez de um formulário 1099, para declarar seus impostos. A classificação errada de trabalhador é considerada uma forma de sonegação fiscal e é um risco que você não deve estar disposto a correr.

2. Obtenha IDs fiscais federais e estaduais de empregador.

Para declarar declarações com o IRS e o estado, você precisará obter um Número de Identificação do Empregador Federal (FEIN) assim como IDs fiscais estaduais para seguro-desemprego e, se aplicável, impostos de renda estaduais. Esses IDs fiscais identificam você como empregador doméstico e você deve solicitá-los assim que sua babá aceitar sua oferta de emprego.

3. Arquive um Relatório de Nova Contratação com o estado.

Todos os empregadores são obrigados a arquivar um Relatório de Nova Contratação com seu estado imediatamente após cada nova contratação. Clique aqui para encontrar a agência que supervisiona este processo no seu estado.

4. Retenha impostos federais e possivelmente estaduais de renda do salário da sua babá a cada período de pagamento.

“Impostos de renda tecnicamente não precisam ser retidos de um funcionário doméstico, mas as famílias devem fazer isso de qualquer forma para que o cuidador não precise orçar os impostos por conta própria”, diz Tom Breedlove, diretor sênior do Care.com HomePay. “Se a família não retém e o cuidador espera até a temporada de impostos para resolver isso, eles podem estar sujeitos a multas por pagamento insuficiente.”

Você saberá quanto em impostos de renda reter da sua babá com base em como ela preenche seu W-4 e formulário de retenção estadual (assumindo que você more em um estado que tenha imposto de renda).

5. Retenha impostos de Previdência Social e Medicare do salário da sua babá a cada período de pagamento.

Estes impostos são coletivamente conhecidos como FICA e devem ser retidos do salário da sua babá. Os impostos de Previdência Social serão 6,2% do salário bruto (antes dos impostos) da sua babá e os impostos de Medicare serão 1,45% do salário bruto dela. Use esta calculadora de contracheque de babá para ver quanto você deve reter.

6. Pague impostos estaduais e arquive declarações de impostos de emprego doméstico estaduais regularmente.

Como empregador doméstico, você é obrigado a arquivar declarações de impostos de desemprego estaduais, geralmente trimestralmente, e pagar (remeter) impostos de seguro-desemprego. Se você mora em um estado com impostos de renda, também precisará arquivar declarações de imposto de renda estaduais e enviar os impostos de renda que reteve da sua babá.

Nota: Alguns estados têm frequências de arquivamento diferentes e podem exigir depósitos mensais ou anuais. Verifique os requisitos no seu estado.

7. Faça pagamentos estimados de impostos ao IRS quatro vezes por ano.

Para gerenciar seus impostos federais de emprego doméstico, o IRS recomenda que você faça pagamentos estimados de impostos durante o ano para evitar multas por pagamento insuficiente. Você enviará os impostos FICA e impostos federais de renda retidos da sua babá junto com os impostos FICA e impostos federais de seguro-desemprego que você deve como empregador doméstico durante os seguintes períodos:

• Janeiro – Março (pago em abril)

• Abril e maio (pago em junho)

• Junho – agosto (pago em setembro)

• Setembro – dezembro (pago em janeiro do ano seguinte)

8. Prepare formulários fiscais de fim de ano.

Uma vez que o ano civil termina, você precisará fornecer à sua babá seu W-2 e arquivar o Formulário W-2 Cópia A &Formulário W-3 com a Administração da Previdência Social até o final de janeiro. Estes formulários resumem os salários que você pagou à sua babá, bem como os impostos que foram retidos deles durante o ano. Como você acompanhou o pagamento da sua babá o ano todo, estes formulários devem ser relativamente simples de completar. Além disso, você arquivará um Anexo H com sua declaração de imposto de renda pessoal até o prazo de 15 de abril.

Use esta lista de verificação durante o ano para evitar erros caros e demorados. Se você não quiser gerenciar esta papelada sozinho, pode contratar um contador ou usar um serviço de folha de pagamento de babá. Embora possa parecer muito trabalho, quando você lida corretamente com todas as suas responsabilidades de emprego doméstico, há benefícios: Você se torna elegível para benefícios fiscais que podem ajudar a compensar alguns dos pagamentos de impostos que fez durante o ano. Além disso, sua babá terá direito aos benefícios que vêm com ser paga oficialmente, como Previdência Social, Medicare e seguro-desemprego — benefícios que todos os trabalhadores precisam e merecem.