7 consigli per diventare un assistente personale molto richiesto

In un ufficio frenetico, è facile trascurare l'assistente personale di un manager, ma spesso sono il collante che tiene unita un'azienda. Dall'organizzazione degli orari e dalla comunicazione con una serie di persone all'anticipo delle esigenze del datore di lavoro, gli assistenti personali sono responsabili di alcuni dei compiti più cruciali in un posto di lavoro.

Sebbene a volte confusi con i segretari, gli assistenti personali (o in breve PA) si concentrano sull'aiutare un individuo a superare la giornata. L'ex PA Kyle Elliott, il career coach dietro CaffeinatedKyle.com, osserva che a volte gli assistenti personali vanno oltre i compiti amministrativi e prendono decisioni che influiscono direttamente su persone e aziende.

"Essere un assistente personale è una posizione stimolante ma gratificante che ti consente di supportare un'altra persona con le sue attività lavorative e/o personali", afferma. "È divertente vedere che il tuo lavoro ha un impatto positivo e duraturo sulla vita e sugli affari di un'altra persona."

Elliott afferma che se hai forti capacità organizzative, precedenti esperienze nella gestione di progetti e un atteggiamento positivo, potresti essere un ottimo candidato per un lavoro come assistente personale.

Jessica Glazer, direttrice del reclutamento presso il MindHR di Montreal, elenca anche le forti abilità sociali, il tatto e la capacità di multitasking come tratti che lo rendono un potente PA.

"Sono i guardiani e sanno assolutamente tutto ciò che accade con una persona e un'azienda", afferma Glazer. “Non fatevi ingannare dal titolo. Sanno tutto”.

Se stai pensando di diventare un assistente personale, o semplicemente vuoi migliorare le tue prestazioni nel ruolo, considera questi consigli degli esperti per essere una parte indispensabile della tua cultura aziendale.

1. Sii un donatore

I lavoratori con un grande ego potrebbero voler evitare di fare domanda per un lavoro come assistente personale, poiché questo ruolo consiste nel mettere i bisogni di qualcun altro prima dei tuoi. Glazer lo definisce un "donatore:qualcuno a cui piace prendersi cura degli altri e ama vedere qualcuno avere successo grazie a loro".

Ciò non significa che gli assistenti personali non possano ottenere molto dal loro ruolo, tutt'altro! Un assistente personale esperto può conoscere il proprio settore lavorando a stretto contatto con il proprio manager, abilità che possono portare con sé quando decidono di andare avanti nella loro carriera. Possono anche stabilire connessioni, fare rete e in generale trovare una grande soddisfazione nel vedere come i propri sforzi possono aiutare il proprio manager a prosperare.

2. Ricorda il "personale" nell'assistente personale

Il tuo lavoro, nella sua forma più fondamentale, è incentrato sull'aiutare una persona a fare ciò di cui ha bisogno per avere successo. Per farlo, dovrai conoscerli abbastanza bene. Caleb Backe, consulente aziendale per Maple Holistics e life coach certificato, afferma che se vuoi davvero eccellere, devi fare di più che assistere il tuo capo nella sua vita quotidiana.

"Conosci la loro personalità, le loro simpatie e antipatie", dice. “Questo ti aiuterà a prestare attenzione ai dettagli e a diventare abile nell'affrontare circostanze imprevedibili in un modo che il tuo capo apprezzerebbe. La regola generale è:meglio li conosci, meno devi chiederglielo.”

3. Sii proattivo

Chiedi a qualsiasi dirigente cosa rende indispensabile un assistente personale e probabilmente dirà qualcosa sulla capacità di soddisfare le sue esigenze senza nemmeno che gli venga chiesto. Questo potrebbe essere semplice come consegnare un bagel per la colazione al momento giusto o preparare i documenti per un incontro importante.

"Un ottimo assistente personale sa cosa deve essere fatto prima che gli venga chiesto, e questo deriva dalla comprensione del tuo capo e delle sue esigenze specifiche", afferma Backe. “Nel tentativo di farlo, presta attenzione ai dettagli. Il modo in cui gli piace il caffè, le persone con cui sono legati e chi evitano sono solo piccole cose che possono fare molto per renderti un assistente personale più attento."

4. Continua a crescere nel tuo ruolo

Flessibilità e capacità di adattamento sono caratteristiche chiave per un assistente personale di successo e possono avvantaggiare te e il tuo datore di lavoro. Essere aperti a nuovi compiti e nuove idee non solo ti aiuterà a prosperare nel tuo lavoro, ma può portare a una maggiore soddisfazione sul lavoro in generale.

"Non hai mai finito il tuo lavoro di assistente personale", dice Backe. “Assicurati di prendere ogni errore o fallimento come una curva di apprendimento per avere successo. Osserva regolarmente il tuo ambiente per assicurarti di crescere come assistente personale, che i tuoi sistemi di pianificazione siano aggiornati e che generalmente ti stai evolvendo con la posizione".

5. Sii una persona per le persone

Probabilmente avrai a che fare con un'ampia gamma di persone nella tua posizione, motivo per cui le abilità interpersonali sono fondamentali.

"Avere una personalità piacevole, simpatica e un po' estroversa può farti guadagnare posti come assistente personale", dice Backe. “Le capacità interpersonali, sebbene non essenziali, possono fare molto in questa posizione”.

6. Guarda oltre l'ufficio

Gli assistenti personali non sono solo per dirigenti impegnati e non sono nemmeno vincolati agli uffici. Elliott afferma che le PA possono essere assunte per aiutare qualsiasi individuo.

"Potrebbe essere una celebrità, un imprenditore, un genitore impegnato, lo chiami", dice.

Rileva inoltre che, con la rapida crescita delle attività online, ci sono più opportunità che mai nella gestione delle attività online per gli assistenti personali.

"I business manager online aiutano gli imprenditori a gestire la propria attività, consentendo all'imprenditore di concentrarsi sulla strategia, sulla crescita aziendale e sull'equilibrio tra lavoro e vita privata", afferma Elliott.

7. Rispetta i tuoi limiti personali

Essere un assistente personale significa prendersi cura dei bisogni di qualcun altro, motivo per cui è facile dimenticare i propri nel processo.

"Può essere un lavoro molto stressante, quindi ricordati di prenderti cura di te stesso ed esercitare la tua capacità di dire 'un secondo, 'aspetta' o 'non adesso' se ti senti sopraffatto ”, dice Glazer. "Meglio dire 'no' che esaurirsi."




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