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7 consigli per diventare un assistente personale molto richiesto

In un ufficio frenetico, è facile trascurare l'assistente personale di un manager, ma spesso sono la colla che tiene un'azienda insieme. Dall'organizzazione degli orari e la comunicazione con una gamma di persone all'anticipazione dei bisogni del loro datore di lavoro, gli assistenti personali sono responsabili di alcuni dei compiti più cruciali in un luogo di lavoro.

Anche se a volte confusi con le segretarie, gli assistenti personali — o PA, in breve — si concentrano sull'aiutare un individuo a superare la sua giornata. L'ex PA Kyle Elliott, il career coach dietro CaffeinatedKyle.com, nota che a volte gli assistenti personali vanno oltre i compiti amministrativi e prendono decisioni che influenzano direttamente persone e aziende.

"Essere un assistente personale è una posizione stimolante ma gratificante che vi permette di supportare un'altra individuo con i loro compiti aziendali e/o personali", dice. "È divertente poter vedere che il vostro lavoro ha un impatto positivo e duraturo sulla vita e sul business di un'altra persona."

Elliott dice che se avete forti competenze organizzative, precedente esperienza in project management e un atteggiamento propositivo, potreste essere un ottimo candidato per un lavoro come assistente personale.

Jessica Glazer, direttrice del reclutamento alla MindHR di Montreal, elenca anche forti competenze sociali, tatto e la capacità di fare multitasking come tratti che fanno un PA potente.

"Sono i guardiani e sanno assolutamente tutto ciò che succede con una persona e un'azienda", dice Glazer. "Non fatevi ingannare dal titolo. Sanno tutto."

Se state pensando di diventare un assistente personale, o semplicemente volete migliorare le vostre prestazioni nel ruolo, considerate questi consigli degli esperti per essere una parte indispensabile della vostra cultura aziendale.

1. Siate un "donatore"

Lavoratori con grandi ego potrebbero voler evitare di candidarsi per un lavoro come assistente personale, poiché questo ruolo è tutto sul mettere i bisogni di qualcun altro prima dei propri. Glazer lo chiama essere un "donatore — qualcuno che si gode a prendersi cura degli altri e ama vedere qualcuno avere successo grazie a loro."

Questo non significa che gli assistenti personali non possano ottenere molto dal loro ruolo — tutt'altro! Un assistente personale accorto può imparare del loro settore lavorando così a stretto contatto con il loro manager, competenze che possono portare con sé quando decidono di andare avanti nella loro carriera. Possono anche fare connessioni, fare networking e generalmente trovare una grande soddisfazione nel vedere come i loro stessi sforzi possono aiutare il loro manager a prosperare.

2. Ricordate il "personale" in assistente personale

Il vostro lavoro, al suo livello più fondamentale, è concentrato sull'aiutare una persona a fare ciò di cui ha bisogno per avere successo. Per fare questo, dovrete conoscerla piuttosto bene. Caleb Backe, consulente aziendale per Maple Holistics e life coach certificato, dice che se volete davvero eccellere, dovete fare più che assistere il vostro capo nella loro vita quotidiana.

"Conoscete la loro personalità, i loro gusti e disgusti", dice. "Questo vi aiuterà a prestare attenzione ai dettagli e a diventare abili nel gestire circostanze impreviste in un modo che il vostro capo apprezzerebbe. La regola generale è: meglio li conoscete, meno dovete chiedere loro."

3. Siate proattivi

Chiedete a qualsiasi dirigente cosa renda un assistente personale indispensabile e probabilmente diranno qualcosa sulla capacità di soddisfare i loro bisogni senza nemmeno essere chiesti. Questo potrebbe essere semplice come consegnare un bagel per la colazione al momento esatto giusto o preparare documenti per una riunione importante.

"Un grande assistente personale sa cosa deve essere fatto prima che glielo chiedano, e questo viene con la comprensione del vostro capo e dei loro bisogni specifici", dice Backe. "Nel tentativo di fare questo, prestate attenzione ai dettagli. Come gli piace il caffè, con chi sono vicini e chi evitano sono tutte solo piccole cose che possono andare molto lontano nel rendervi un assistente personale più attento."

4. Continuate a crescere nel vostro ruolo

Flessibilità e capacità di adattamento sono tratti chiave per un assistente personale di successo, e questi possono beneficiare voi e il vostro datore di lavoro. Essere aperti a nuovi compiti e nuove idee non solo vi aiuterà a prosperare nel vostro lavoro, ma può portare a una maggiore soddisfazione lavorativa complessiva.

"Non finite mai nel vostro lavoro come assistente personale", dice Backe. "Assicuratevi di prendere ogni errore o fallimento come una curva di apprendimento per avere successo. Osservate regolarmente il vostro ambiente per assicurarvi che stiate crescendo come assistente personale, che i vostri sistemi di pianificazione siano aggiornati e che stiate generalmente evolvendo con la posizione."

5. Siate una persona socievole

Avrete probabilmente a che fare con una vasta gamma di persone nella vostra posizione, ed è per questo che le competenze interpersonali sono fondamentali.

"Avere una personalità piacevole, simpatica, un po' estroversa può portarvi lontano come assistente personale", dice Backe. "Le competenze interpersonali, sebbene non essenziali, possono andare molto lontano in questa posizione."

6. Guardate oltre l'ufficio

Gli assistenti personali non sono solo per dirigenti impegnati, e non sono limitati agli uffici, neanche. Elliott dice che i PA possono essere assunti per aiutare qualsiasi individuo.

"Questo può essere una celebrità, un imprenditore, un genitore impegnato, come volete", dice.

Nota anche che, con la rapida crescita delle aziende online, ci sono più opportunità che mai nella gestione aziendale online per assistenti personali.

"I manager di business online aiutano gli imprenditori a gestire il loro business, permettendo al proprietario di concentrarsi su strategia, crescita aziendale e equilibrio lavoro/vita", dice Elliott.

7. Rispettate i vostri limiti personali

Essere un assistente personale è tutto sul prendersi cura dei bisogni di qualcun altro, ed è per questo che è facile dimenticare i propri nel processo.

"Può essere un lavoro altamente stressante, quindi ricordatevi di prendervi cura di voi stessi ed esercitate la vostra capacità di dire 'un secondo', 'aspetta' o 'non ora' se vi sentite sopraffatti", dice Glazer. "Meglio dire 'no' che bruciarsi."