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7 Tipps, um gefragte persönliche Assistentin zu werden

In einem geschäftigen Büro geht der persönliche Assistent einer Führungskraft leicht unter – doch oft sind sie der Klebstoff, der ein Unternehmen zusammenhält. Von Terminorganisation und Kommunikation mit diversen Menschen bis zum Vorausahnen der Bedürfnisse ihres Chefs: Persönliche Assistenten (PAs) verantworten einige der wichtigsten Aufgaben am Arbeitsplatz.

Obwohl manchmal mit Sekretärinnen verwechselt, fokussieren PAs – kurz für Personal Assistants – darauf, einer Person durch den Tag zu helfen. Ex-PA Kyle Elliott, Career Coach hinter CaffeinatedKyle.com, merkt an, dass PAs manchmal über administrative Aufgaben hinausgehen und Entscheidungen treffen, die direkt Menschen und Geschäfte betreffen.

„Persönlicher Assistent zu sein ist eine herausfordernde, aber lohnende Position, die es erlaubt, einen anderen Menschen bei geschäftlichen und/oder privaten Aufgaben zu unterstützen“, sagt er. „Es macht Spaß zu sehen, dass die eigene Arbeit einen positiven, bleibenden Einfluss auf das Leben und Business einer anderen Person hat.“

Elliott sagt: Wer starke Organisationsskills, Projektmanagement-Erfahrung und eine Can-Do-Einstellung hat, könnte ein großartiger PA-Kandidat sein.

Jessica Glazer, Recruitment Director bei Montreals MindHR, nennt starke soziale Skills, Takt und Multitasking-Fähigkeit als Eigenschaften für einen starken PA.

„Sie sind die Gatekeeper und wissen absolut alles, was mit Person und Firma los ist“, sagt Glazer. „Lassen Sie sich vom Titel nicht täuschen. Sie wissen alles.“

Wenn Sie überlegen, PA zu werden, oder Ihre Leistung in der Rolle verbessern wollen: Hier sind Expertentipps, um ein unverzichtbarer Teil Ihrer Unternehmenskultur zu werden.

1. Ein Geber sein

Menschen mit großen Egos sollten sich vielleicht nicht als PA bewerben – diese Rolle dreht sich darum, die Bedürfnisse anderer vor die eigenen zu stellen. Glazer nennt es ein „Geber – jemand, der gerne für andere sorgt und liebt, deren Erfolg durch sich selbst zu sehen.“

Das heißt nicht, dass PAs nichts für sich rausholen – im Gegenteil! Ein schlauer PA lernt durch die enge Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten Branchenkenntnisse, die er mitnimmt, wenn er den nächsten Karriereschritt macht. Er knüpft Kontakte, netzwerkt und findet generell große Zufriedenheit darin, wie die eigenen Bemühungen dem Chef zum Gedeihen verhelfen.

2. Das „Persönliche“ im Personal Assistant beachten

Ihr Job ist fundamental darauf ausgerichtet, einer Person zu helfen, das zu tun, was sie zum Erfolg braucht. Dafür müssen Sie sie ziemlich gut kennenlernen. Caleb Backe, Business Consultant bei Maple Holistics und zertifizierter Life Coach, sagt: Um wirklich zu glänzen, müssen Sie mehr tun, als Ihren Chef nur im Alltag zu assistieren.

„Lernen Sie ihre Persönlichkeit, Vorlieben und Abneigungen kennen“, rät er. „Das hilft Ihnen, auf Details zu achten und unvorhergesehene Situationen so zu meistern, wie Ihr Chef es schätzen würde. Die Faustregel: Je besser Sie sie kennen, desto weniger müssen Sie fragen.“

3. Proaktiv handeln

Fragen Sie jede Führungskraft, was einen PA unentbehrlich macht – sie wird wahrscheinlich die Fähigkeit nennen, Bedürfnisse zu erfüllen, bevor sie geäußert werden. Das kann so simpel sein wie das Bringen eines Frühstücks-Bagels im genau richtigen Moment oder das Vorbereiten von Dokumenten für ein wichtiges Meeting.

„Ein großartiger PA weiß, was zu tun ist, bevor er gefragt wird – das kommt durch Verständnis des Chefs und seiner spezifischen Bedürfnisse“, sagt Backe. „Um das zu erreichen: Auf Details achten. Wie sie ihren Kaffee mögen, mit wem sie eng sind, wen sie meiden – all das sind Kleinigkeiten, die Sie zu einem aufmerksameren PA machen.“

4. In der Rolle wachsen

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind Schlüsseleigenschaften für einen erfolgreichen PA – und die kommen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber zugute. Offen für neue Aufgaben und Ideen zu sein, lässt Sie nicht nur im Job aufblühen, sondern kann zu größerer Jobzufriedenheit führen.

„Man ist in seinem Job als PA nie fertig“, sagt Backe. „Machen Sie jeden Fehler oder Misserfolg zur Lernkurve für Erfolg. Beobachten Sie Ihre Umgebung regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie als PA wachsen, Ihre Planungssysteme aktuell sind und Sie sich generell mit der Position weiterentwickeln.“

5. Ein People Person sein

Sie werden wahrscheinlich mit einer breiten Palette von Menschen zu tun haben – deshalb sind zwischenmenschliche Skills entscheidend.

„Eine angenehme, sympathische, etwas ausgeprägte Persönlichkeit kann Sie als PA weit bringen“, sagt Backe. „Zwischenmenschliche Skills, obwohl nicht essenziell, können in dieser Position weit tragen.“

6. Über das Büro hinausblicken

Persönliche Assistenten sind nicht nur für beschäftigte Führungskräfte, und sie sind nicht an Büros gebunden. Elliott sagt: PAs können für beliebige Individuen engagiert werden.

„Das kann ein Promi, Unternehmer, beschäftigter Elternteil sein – you name it“, sagt er.

Er merkt auch an: Mit dem rasanten Wachstum von Online-Businesses gibt es mehr Chancen denn je im Online-Business-Management für PAs.

„Online Business Manager helfen Unternehmern, ihr Business zu managen, damit der Inhaber sich auf Strategie, Wachstum und Work-Life-Balance fokussieren kann“, erklärt Elliott.

7. Eigene Grenzen respektieren

PA zu sein dreht sich darum, sich um fremde Bedürfnisse zu kümmern – weshalb man leicht die eigenen vergisst.

„Es kann ein hochstressiger Job sein: Denken Sie an Selbstfürsorge und üben Sie, ‚einen Moment‘, ‚warten Sie‘ oder ‚nicht jetzt‘ zu sagen, wenn Sie überfordert sind“, sagt Glazer. „Lieber ‚nein‘ sagen als ausbrennen.“