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7 Tipps, um ein gefragter persönlicher Assistent zu werden

In einer geschäftigen Büroumgebung ist es leicht, den persönlichen Assistenten eines Managers zu übersehen, aber sie sind oft der Kitt, der ein Unternehmen zusammenhält. Von der Organisation von Zeitplänen und der Kommunikation mit einer Reihe von Personen bis hin zur Vorwegnahme der Bedürfnisse ihres Arbeitgebers sind persönliche Assistenten für einige der wichtigsten Aufgaben am Arbeitsplatz verantwortlich.

Obwohl sie manchmal mit Sekretärinnen verwechselt werden, konzentrieren sich persönliche Assistenten – oder kurz PAs – darauf, einer Person zu helfen, ihren Tag zu überstehen. Der frühere PA Kyle Elliott, der Karrierecoach hinter CaffeinatedKyle.com, stellt fest, dass persönliche Assistenten manchmal über administrative Aufgaben hinausgehen und Entscheidungen treffen, die sich direkt auf Menschen und Unternehmen auswirken.

„Persönlicher Assistent zu sein ist eine herausfordernde, aber lohnende Position, die es Ihnen ermöglicht, eine andere Person bei ihren geschäftlichen und/oder persönlichen Aufgaben zu unterstützen“, sagt er. „Es macht Spaß zu sehen, dass Ihre Arbeit einen positiven, nachhaltigen Einfluss auf das Leben und Geschäft einer anderen Person hat.“

Elliott sagt, dass Sie ein großartiger Kandidat für eine Stelle als persönlicher Assistent sein könnten, wenn Sie über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, frühere Erfahrung im Projektmanagement und eine zielstrebige Einstellung verfügen.

Jessica Glazer, Recruitment Director bei MindHR in Montreal, nennt auch starke soziale Fähigkeiten, Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit zum Multitasking als Eigenschaften, die eine starke PA ausmachen.

„Sie sind die Torwächter und wissen absolut alles, was mit einer Person und einem Unternehmen vor sich geht“, sagt Glazer. „Lassen Sie sich nicht vom Titel täuschen. Sie wissen alles.“

Wenn Sie darüber nachdenken, ein persönlicher Assistent zu werden, oder einfach Ihre Leistung in der Rolle verbessern möchten, sollten Sie diese Expertentipps als unverzichtbaren Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur betrachten.

1. Sei ein Geber

Arbeitnehmer mit großen Egos möchten es vielleicht vermeiden, sich für eine Stelle als persönlicher Assistent zu bewerben, da es in dieser Rolle darum geht, die Bedürfnisse eines anderen vor die eigenen zu stellen. Glazer nennt es einen „Geber – jemanden, der sich gerne um andere kümmert und es liebt, zu sehen, wie jemand wegen ihnen erfolgreich ist“.

Das bedeutet nicht, dass persönliche Assistenten nicht viel aus ihrer Rolle herausholen können – ganz im Gegenteil! Ein versierter persönlicher Assistent kann durch die enge Zusammenarbeit mit seinem Vorgesetzten etwas über seine Branche lernen und Fähigkeiten mitnehmen, wenn er sich entscheidet, in seiner Karriere voranzukommen. Sie können auch Kontakte knüpfen, sich vernetzen und im Allgemeinen sehr zufrieden sein, wenn sie sehen, wie ihre eigenen Bemühungen ihrem Vorgesetzten zum Erfolg verhelfen können.

2. Denken Sie an das „persönliche“ im persönlichen Assistenten

Ihre Arbeit konzentriert sich im Wesentlichen darauf, einer Person dabei zu helfen, das zu tun, was sie zum Erfolg braucht. Um das zu tun, müssen Sie sie ziemlich gut kennen. Caleb Backe, ein Unternehmensberater für Maple Holistics und zertifizierter Lebensberater, sagt, wenn Sie sich wirklich auszeichnen wollen, müssen Sie mehr tun, als nur Ihren Chef in seinem täglichen Leben zu unterstützen.

„Lernen Sie ihre Persönlichkeit, ihre Vorlieben und Abneigungen kennen“, sagt er. „Dies wird Ihnen helfen, auf Details zu achten und mit unvorhersehbaren Umständen so umzugehen, dass Ihr Chef es zu schätzen weiß. Generell gilt:Je besser man sie kennt, desto weniger muss man sie fragen.“

3. Seien Sie proaktiv

Fragen Sie eine Führungskraft, was einen persönlichen Assistenten unverzichtbar macht, und sie werden wahrscheinlich etwas über die Fähigkeit sagen, ihre Bedürfnisse zu erfüllen, ohne überhaupt gefragt zu werden. Das kann so einfach sein wie das Ausliefern eines Frühstücksbagels im genau richtigen Moment oder das Vorbereiten von Dokumenten für ein wichtiges Meeting.

„Ein großartiger persönlicher Assistent weiß, was zu tun ist, bevor er gefragt wird, und dazu muss er seinen Chef und seine spezifischen Bedürfnisse verstehen“, sagt Backe. „Bei dem Versuch, dies zu tun, achten Sie auf Details. Wie sie ihren Kaffee mögen, mit wem sie zusammenarbeiten und wen sie meiden, sind alles nur Kleinigkeiten, die einen großen Beitrag dazu leisten können, Sie zu einem aufmerksameren persönlichen Assistenten zu machen.“

4. Wachsen Sie in Ihrer Rolle weiter

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind Schlüsseleigenschaften für einen erfolgreichen Persönlichen Assistenten, von denen Sie und Ihr Arbeitgeber profitieren können. Offen zu sein für neue Aufgaben und neue Ideen wird Ihnen nicht nur dabei helfen, in Ihrem Job erfolgreich zu sein, sondern kann insgesamt zu einer größeren Arbeitszufriedenheit führen.

„Mit deinem Job als Persönlicher Assistent ist man nie fertig“, sagt Backe. „Stellen Sie sicher, dass Sie jeden Fehler oder Misserfolg als Lernkurve zum Erfolg betrachten. Beobachten Sie Ihr Umfeld regelmäßig, um sicherzustellen, dass Sie als persönlicher Assistent wachsen, Ihre Planungssysteme auf dem neuesten Stand sind und Sie sich allgemein mit der Position weiterentwickeln.“

5. Sei ein geselliger Mensch

Sie werden in Ihrer Position wahrscheinlich mit einer Vielzahl von Menschen zu tun haben, weshalb zwischenmenschliche Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung sind.

„Mit einer angenehmen, sympathischen, etwas aufgeschlossenen Persönlichkeit kann man sich als persönliche Assistentin durchsetzen“, sagt Backe. „Interpersonelle Fähigkeiten sind zwar nicht unbedingt erforderlich, können in dieser Position jedoch einen großen Beitrag leisten.“

6. Schauen Sie über das Büro hinaus

Persönliche Assistenten sind nicht nur etwas für vielbeschäftigte Führungskräfte, und sie sind auch nicht auf Büros beschränkt. Elliott sagt, dass PAs angeheuert werden können, um jedem Einzelnen zu helfen.

„Das kann eine Berühmtheit, ein Geschäftsinhaber, ein vielbeschäftigter Elternteil sein, was auch immer“, sagt er.

Er stellt auch fest, dass es mit dem schnellen Wachstum von Online-Geschäften mehr Möglichkeiten als je zuvor in der Online-Geschäftsführung für persönliche Assistenten gibt.

"Online-Business-Manager helfen Unternehmern bei der Verwaltung ihres Unternehmens, sodass sich der Geschäftsinhaber auf die Strategie, das Unternehmenswachstum und die Work-Life-Balance konzentrieren kann", sagt Elliott.

7. Respektieren Sie Ihre persönlichen Grenzen

Als persönlicher Assistent geht es darum, sich um die Bedürfnisse anderer zu kümmern, weshalb man dabei leicht die eigenen vergisst.

„Es kann ein sehr stressiger Job sein, also denken Sie daran, auf sich selbst aufzupassen und Ihre Fähigkeit zu nutzen, ‚Moment, ‚Warte‘ oder ‚Jetzt nicht‘ zu sagen, wenn Sie sich überfordert fühlen “, sagt Glaser. „Besser ‚nein‘ sagen als auszubrennen.“