• Baby's
• Gezinsvorming
• Kinderen
• Algemeen ouderschap
• Pasgeborenen
• Tieners
• Peuters
• Zwangerschap

Werknemersbelasting en juridische zaken bij thuisopvang

Verantwoordelijkheden, loon, belastingen

Werknemersbelasting en juridische zaken bij thuisopvang

Een kinderopvangverzorger die in haar eigen huis naar je kind kijkt in plaats van in het jouwe, wordt meestal niet als je werknemer beschouwd, maar als een zelfstandige contractor. Als jij, in plaats van de nanny of het nannybureau, de controle hebt over het werk van de nanny, ben je een werkgever. Je wilt een schriftelijke arbeidsovereenkomst hebben. Een schriftelijke arbeidsovereenkomst helpt de relatie soepeler te laten verlopen en biedt een methode om problemen aan te pakken voordat ze ontstaan.

Ook als werkgever heb je diverse juridische verantwoordelijkheden waar je je van bewust moet zijn. Je kan verplicht zijn om bepaalde loonheffingen, soms "nannybelastingen" genoemd, van het loon van de nanny in te houden en af te dragen aan de Belastingdienst. Je kan ook aansprakelijk zijn voor staatsbelastingen. Er zijn ook staatelijke en federale wetten die van toepassing zijn op de zakelijke relatie tussen jou en de nanny, misschien op veel dezelfde manier als je eigen werkplek gereguleerd kan zijn.

Houd er rekening mee dat dit artikel alleen bedoeld is als een overzicht van je potentiële belasting- en juridische aansprakelijkheden. Raadpleeg een belastingadviseur of jurist voor specifiek advies over wat je wel of niet verplicht bent in te dienen of te betalen als je een thuisopvangverzorger inhult.

De Arbeidsovereenkomst
Eenmaal je je hebt vastgelegd op je favoriete nannykandidaat, is het raadzaam je professionele relatie te formaliseren met een arbeidsovereenkomst. In tegenstelling tot de sollicitatie, moet dit een uitgebreid document zijn, met zoveel mogelijk termen van je overeenkomst schriftelijk vastgelegd. De hoofddoel om een contract met specifieke termen te hebben is om te helpen voorkomen dat je nanny je beschuldigt van contractbreuk als je besluit de dienstbetrekking te beëindigen. Een bespreking van enkele van de belangrijkere onderdelen van de overeenkomst volgt.

Partijen
Zorg ervoor dat je de personen specificeren die door de overeenkomst gebonden zijn. Dit betekent de nanny, jij, en je partner (indien van toepassing). Voeg de adressen van alle partijen toe.

Verantwoordelijkheden van de kinderopvangverzorger/Functieomschrijving
Beschrijf welke taken je wilt dat de nanny uitvoert ten opzichte van de taak van kinderopvang leveren. (Aanvullend huishoudwerk wordt in een later gedeelte besproken.) Wees grondig in het opnemen van de algemene categorieën activiteiten die je wilt dat de nanny onderneemt, maar laat flexibiliteit in de details. Vereis bijvoorbeeld dat de nanny leren faciliteert, maar beperk niet de methoden waarmee ze dit kan bereiken. Geef voorbeelden van educatieve activiteiten, maar stel dat de lijst niet beperkt is tot die gespecificeerd zijn.

Startdatum/Contractduur
Maak onderscheid tussen de datum waarop het contract wordt gesloten en de datum dat de dienstbetrekking start. Als dit twee verschillende data zijn, moeten beide in het contract opgenomen worden. De akkoorddatum is de datum waarop de dienstbetrekking wordt aangegaan. De startdatum geeft aan wanneer de verzorgingsverantwoordelijkheden van de nanny en de betaalplicht van de ouders beginnen. Geef ook een einddatum of een specifieke tijdsduur voor de levensduur van de overeenkomst op. Een termijn van één of twee jaar is redelijk typisch.

Loon/Overwerk
Loningen moeten erg specifiek zijn. Het loon moet uitgedrukt worden in uur-, dag-, of weektarieven. Als de nanny verwacht kan worden om oppasdiensten te verlenen boven en buiten haar normale werktijden, moet overwerkvergoeding schriftelijk vastgelegd worden. Indien mogelijk, leg in het contract uit onder welke omstandigheden overwerk zou worden gevraagd — bijvoorbeeld de hoeveelheid voorafgaande kennisgeving die de nanny kan verwachten voordat ze gevraagd wordt om laat te blijven werken.

Belastingen
Loonheffingen in de nannysituatie worden in dit artikel besproken. Voor de doeleinden van de nannyovereenkomst, wil je vastleggen welke partij verantwoordelijk is voor het afdragen van de benodigde belastingen van het loon van de nanny aan de juiste staat of federale instantie. Bepaalde belastingen moeten door de werkgever ingehouden worden, terwijl anderen door één van de partijen namens de nanny betaald kunnen worden. Het laatstgenoemde type belasting kan alleen door de werkgever worden ingehouden en afgedragen als de nanny instemt.

Werktijden, verlofdagen, verzekeringen

Werktijden
Het is nodig om precies op te geven welke uren en dagen van de week de nanny verantwoordelijk is voor werken. Als je werkschema wekelijks varieert, moet je taal opnemen die aangeeft dat dit het geval is, en dat de nanny haar werkschema binnen 24 uur na ontvangst door jou krijgt. Als je verwacht dat je uren op een gegeven moment in de toekomst zullen veranderen, laat ruimte voor verandering in het contract, door op te geven dat je de werktijden van de nanny kunt wijzigen met een bepaalde voorafgaande kennisgeving (indien mogelijk, tenminste twee weken kennisgeving zou wenselijk zijn).

Aanvullende kinderen
Zelfs als je niet van plan bent meer kinderen te krijgen, zou het een goed idee zijn om een bepaling op te nemen voor extra vergoeding voor extra kinderen. Als je plannen om welke reden dan ook veranderen, heb je één kwestie minder om je zorgen over te maken. Als je zo een mogelijkheid van tevoren bespreekt, kun je bepalen hoe je nanny zich voelt over het op zich nemen van de zorg voor een ander kind — met name een pasgeborene.

Vakantie, feestdagen, en ziekedagen
Betaalde vrije dagen voor de nanny moeten expliciet in de overeenkomst staan. Noem de betaalde feestdagen bij naam. Als een feestdag op een weekend valt en je wilt de nanny een andere vrije dag geven als compensatie, specificeer welke dag dat zal zijn. Als je wilt dat de vrije dagen overeenkomen met je eigen werkschema, en je niet weet welke dagen feestdagen voor je zullen zijn van jaar tot jaar, stel dan dat je kennisgeving zal geven van de betaalde feestdagen op een bepaalde datum — bijvoorbeeld, bij 1 december van het jaar vóór het jaar waarin de feestdagen gegeven moeten worden.

Verzekeringen
Verzekeringen in een nannysituatie verwijzen doorgaans naar twee verschillende typen polissen — auto en gezondheid. Als je wilt dat de nanny je kinderen naar activiteiten rijdt in jouw auto, wil je haar toevoegen aan je verzekering als gedekte bestuurder. Als je verwacht dat ze haar eigen voertuig gebruikt, kun je dit op een paar manieren hanteren. Je kunt autoverzekering voor haar aanschaffen, maar dat kan aan de dure kant zijn. Je kunt akkoord gaan om een deel van haar verzekeringspremie te betalen, maar dan wil je in het contract een vereiste opnemen dat ze je bewijs presenteert, waarschijnlijk elke zes maanden, dat ze voldoende autoverzekering heeft.

Op minimaal moet je vereisen dat de nanny de volgende soorten verzekeringen heeft:

• medische betalingsverzekering, die medische kosten dekt die een bestuurder of haar passagiers lijden ten gevolge van een ongeluk;
• personenschade aansprakelijkheidsverzekering, die claims van derden voor lichamelijke letsel dekt;
• goedenschade aansprakelijkheid, om claims te betalen voor schade aan persoonlijk eigendom van een ander, ten gevolge van een auto-ongeval veroorzaakt door de nanny; en,
• onverzekerde/onderverzekerde motorist aansprakelijkheidsverzekering, die betalt voor kosten geleden in een ongeluk met een andere bestuurder die onvoldoende verzekering heeft, of met een hit-and-run bestuurder.

Sommige staten hebben wettelijke eisen voor het minimumbedrag aan aansprakelijkheidsverzekering dat een bestuurder moet hebben; staatelijke wetgeving gaat echter vaak niet ver genoeg. Voor aansprakelijkheidsverzekering moet de polis persoonlijke schade limieten bevatten van minimaal $100.000 per persoon of $300.000 per ongeluk.

Wees je ervan bewust dat sommige verzekeringspolissen geen ongeluk dekken dat plaatsvindt terwijl je nanny taakverplichtingen voor je uitvoert. Onder een juridische doctrine genaamd respondeat superior, kan een werkgever wettelijk aansprakelijk worden gesteld voor de handelingen van een werknemer die gepleegd worden tijdens de uitoefening van de dienstbetrekking. Een voorbeeld zou een auto-ongeval zijn dat plaatsvindt terwijl de nanny de kinderen naar school brengt. Of de nanny gedekt zal worden door haar eigen polis of door die van jou, controleer grondig om zeker te zijn dat je niet persoonlijk aansprakelijk bent voor schade die ze kan veroorzaken.

De primaire reden waarom sommige gezinnen gezondheidsverzekering aanbieden aan hun nannys is om de beste kandidaten voor de positie aan te trekken. Helaas kan gezondheidsverzekering voor een niet-familielid extreem duur zijn om aan te schaffen. Daarom, als je overweegt haar verzekering te bieden, moet je met je potentiële nanny bespreken of ze gezondheidsdekking wil, en zo ja, of ze een lager salaris in ruil daarvoor zou accepteren. Ze kan al gedekt zijn door haar eigen of die van haar partner. Wat jullie ook beslissen, neem de voorwaarden op in je schriftelijke overeenkomst.

Onkosten, huisregels, disciplinering

Onkosten
Afhankelijk van het aantal en de leeftijden van kinderen in je huishouden, kan er een verscheidenheid aan extracurriculaire activiteiten zijn waar je nanny naartoe moet rijden. Bovendien wil je misschien dat ze je kinderen op uitstapjes neemt, zoals een bioscoopbezoek, een ijsje halen, of bowlen. Je kunt de nanny contant geld vooraf geven, of je kunt haar simpelweg vergoeden nadat ze bonnetjes voor haar onkosten indient. In elk geval, moet je van haar verlangen dat ze je voorafgaande toestemming verkrijgt voordat ze de kinderen op een uitstapje neemt, zodat je niet onverwacht met een onverwachte rekening voor activiteiten zit.

Als de nanny de familieauto gebruikt voor transport, hoef je je geen zorgen te maken over kilometervergoedingen. Wanneer de nanny haar eigen auto gebruikt, wil je misschien vergoeding op een per-kilometerbasis aanbieden. Het bedrag is natuurlijk open voor overeenstemming. Een richtlijn is de standaard kilometervergoeding van de Internal Revenue Service, die 40,5 cent per mijl was (in 2005).

Huisregels
Het opstellen van een lijst met huisregels geeft de nanny een gids voor de regels die zij en de kinderen moeten volgen. Elk beleid dat je verwacht te worden afgedwongen, moet in deze sectie opgenomen worden. De volgende zijn slechts een paar mogelijkheden voor je om te overwegen:

• regels over vrienden van de kinderen die het huis binnenkomen;
• regels die de hoeveelheid televisie die de kinderen mogen kijken beperken;
• regels die limieten stellen aan computer- of handheld elektronische spellen;
• regels die ongezonde snacks verbieden;
• vereisten voor klussen die de kinderen moeten uitvoeren; en,
• limieten op telefoongebruik door de nanny en de kinderen.

Acceptabele methoden van disciplinering
Beschrijf zowel acceptabele als onacceptabele benaderingen van disciplinering. Je moet al bekend zijn met de filosofie van je nanny over disciplinering vanuit je eerste interview, maar het schriftelijk vastleggen benadrukt je eigen filosofie verder. Schoppen of andere vormen van lichamelijke (corporele) straffen mogen niet toegestaan zijn, volgens de grote meerderheid van experts. Uitstapjes en afleiding zijn goede vorm van disciplinering voor jongere kinderen; oudere kunnen responsief zijn op huisarrest of het wegnemen van een ander voorrecht of geprijsd item. Natuurlijk is je eigen gewenste correctiemethode de ene die je van je nanny moet vereisen.

Aanvullende taken/Huishoudwerk
Je wilt zo grondig mogelijk zijn met je lijst van aanvullende taken die je verwacht. Lijst niet alleen de taken die je verwacht dat de nanny uitvoert, maar ook de taken waarvoor ze niet verantwoordelijk is. Wees erg duidelijk, zodat er geen misverstanden zijn. Als je wilt dat de nanny huishoudklussen overneemt, bespreek dit van tevoren, en schets de taken in de overeenkomst. Indien mogelijk, geef ook aan hoe vaak je verwacht dat de taken gedaan worden. Sommige huishoudwerk moet dagelijks gedaan worden, terwijl andere taken maar één keer per week nodig zijn.

Tegelijkertijd moet je anticiperen dat er taken kunnen zijn die je wilt dat de nanny afhandelt waar je niet aan hebt gedacht om in de overeenkomst op te nemen. Daarom wil je misschien een verklaring opnemen dat andere, niet-gspecifieke taken van tijd tot tijd van de nanny kunnen worden vereist.

Jaarlijkse evaluatie/Loonsverhogingen
Als je een goede nanny hebt gevonden, wil je haar houden door haar regelmatig — meestal elk jaar — loonsverhogingen aan te bieden. Je kunt direct in het contract opnemen dat ze een bepaald percentage toename elk jaar krijgt. Het kan echter beter zijn om je niet te binden aan een vast bedrag, maar de toename afhankelijk te maken van een jaarlijkse evaluatie. Bij de evaluatie geef je de nanny een beoordeling van haar werkprestaties van het afgelopen jaar. Gebaseerd op hoe tevreden je bent met de kinderopvang die je nanny levert, kun je beslussen wat voor verhoging je haar geeft.

Noodgevallen, toestemmingsformulieren, beëindiging

Noodgevallen
Wees erg duidelijk over de procedure die je wilt dat de nanny volgt in geval van een noodgeval — met name een medisch noodgeval. Natuurlijk, als een ernstige letsel, brand, of misdrijf plaatsvindt, moet de nanny eerst hulpdiensten alarmeren, waarschijnlijk door 112 te bellen. Anders moet de nanny direct contact met je opnemen. Houd alle werk- en mobiele telefoonnummers op een auffallende plek bij de telefoon, en zorg dat de nanny de locatie van de lijst kent.

Toestemmings/Autorisatieformulieren
In het geval van een medisch noodgeval, met name als de nanny de ouders niet kan bereiken, is het cruciaal dat de nanny schriftelijke bevoegdheid heeft om behandeling voor de kinderen te zoeken. De ouders moeten voor elk van hun kinderen een toestemmingsformulier invullen en ondertekenen dat de nanny specifiek noemt en haar machtigt om noodvoorzieningen te verkrijgen, zoals ambulancehulp of ziekenhuiszorg, zoals nodig.

Kinderen vrijgeven
Er kunnen gelegenheden zijn dat een lid van je uitgebreide gezin je kinderen wil meenemen voor een verrassing. Misschien belt een vriend van je kind om je kind uit te nodigen voor een speeldate. Je wilt misschien elk van deze verzoeken op een case-by-case basis behandelen en de nanny laten bellen op je werk om te zien of je akkoord gaat met haar je kind vrij te geven aan het familielid of de buurman. Aan de andere kant, je kunt vinden dat het prima is als je moeder je kind naar het park wil brengen, en de nanny moet je kind dan laten gaan.

Je moet helder maken welk beleid je comfortabel vindt, en als er iemand is die je wilt dat de nanny de kinderen aan vrijgeeft zonder je eerst te hoeven contacteren, moet je ze specifiek in de overeenkomst noemen. Je moet ervoor zorgen dat je ze zo snel mogelijk aan de nanny introduceert zodra haar dienstbetrekking begint, zodat ze met ze vertrouwd is. Elke keer dat je toestaat dat je kind het huis verlaat met een persoon die de nanny niet kent, zoals de ouder van de vriend van je kind, moet je vereisen dat de nanny de identiteit van de persoon verifieert door identificatie te vragen. Natuurlijk wil je de andere ouder op de hoogte stellen dat je nanny om identificatie zal vragen, zodat de ouder niet onvoorzien wordt getroffen en misschien beledigd raakt.

Verhuiskosten
Als je een nanny hebt die van buiten de stad is verhuisd specifiek voor deze positie, wil je misschien specificeren of je wel of niet de kosten van de verhuising betaalt. Wees duidelijk over kosten zowel voor de verhuizing naar je stad als voor haar terugkeer naar huis aan het einde van de verzorgingsrelatie. Sommige gezinnen gaan akkoord om een deel of al deze kosten te betalen om de best mogelijke nanny te werven. Als je niet bereid bent om bij te dragen aan deze kosten, neem een bepaling op in de overeenkomst dat de nanny verantwoordelijk is voor haar eigen verhuiskosten. Dit komt vaker voor in een inwoonende nannysituatie.

Beëindiging/Kennisgevingen
Het contract moet de juiste methode vastleggen voor het beëindigen van de dienstbetrekking door één van de partijen. Tenzij er kwesties zijn die onmiddellijke schade voor de kinderen of je huishoudelijk goed kunnen opleveren, is het beleefd en professioneel om de andere partij kennis te geven van de intentie om de overeenkomst te beëindigen. Als jij degene bent die het contract beëindigt, moet je de nanny tijd geven — met loon — om ander werk te vinden. Als de nanny besluit de relatie te beëindigen, moet ze doorwerken voor een periode van tenminste enkele weken om je in staat te stellen andere kinderopvangregelingen te treffen. Zet je kennisgevingseisen schriftelijk in de overeenkomst.

Zelfs als je alle benodigde bepalingen over de scheiding met je nanny schriftelijk hebt, ondertekend door beide partijen, kan het daadwerkelijke proces van het beëindigen van de dienstbetrekking van de nanny onvoorziene reacties teweegbrengen, inclusief haar weigering om vrijwillig je huis te verlaten. Dit is niet om te zeggen dat je geschreven arbeidsovereenkomst betekenisloos is, maar dat je moet zorgen dat je zoveel mogelijk eventualiteiten in de overeenkomst aanpakt. Een grondig contract zal helpen je op firm juridische grond te zetten, moet het nodig zijn om actie te ondernemen om je associatie met de nanny of au pair te beëindigen. (Beëindiging van de relatie tussen de ouders en de kinderopvangverzorger worden in het algemeen besproken in Beëindiging van de Kinderopvangrelatie.)

Inkomstenbelasting, socialezekerheid, FICA

Nannybelastingen
Het volgende is een algemene samenvatting van je verplichting voor de zogenaamde nannybelastingen.

Inkomstenbelastinginhouding
Je hoeft geen federale inkomstenbelasting van het loon van je nanny in te houden, omdat zij degene is die verantwoordelijk is voor het betalen van de belasting. Als ze kiest, kan ze wachten tot ze haar jaarlijkse federale inkomstenbelastingangifte indient om te betalen wat ze verschuldigd is. Als de nanny wel wil dat jij inkomstenbelasting inhoudt, en je akkoord gaat, dan moet je de ingehouden bedragen aan de IRS betalen. Ook, moet zij je een compleet IRS Formulier W-4 geven, het Certificate voor Inhoudafrekingen Werknemer. Dit formulier vertelt je hoeveel aftrekposten je werknemer claimt, gebaseerd op diverse aftrekposten, belastingkortingen, en andere inkomenscorrecties. Je moet het aantal aftrekposten weten om de juiste inhouding te berekenen.

Ongeacht of je daadwerkelijk de inkomstenbelasting voor je nanny inhoudt, als er inkomsten- of nannybelastingen verschuldigd zijn, zul je verplicht zijn om het loon van de nanny te rapporteren. Om dit te doen, dien je een Schedule H (Formulier 1040) in samen met je eigen belastingaangifte, die 15 april vervalt. Je rapporteert ook het loon van de nanny aan de Social Security Administration (SSA) door Kopie A van IRS Formulier W-2, Loon- en Belastingverklaring, in te dienen samen met IRS Formulier W-3, Doorgeef van Loon- en Belastingverklaringen.

Voor 31 januari van het jaar na het jaar waarin je lonen aan je nanny betaalde, moet je haar Kopieën B, C, en 2 van het W-2 formulier geven. Om de W-2 en andere benodigde documenten correct in te dienen bij de SSA of IRS, moet je een Employer Identification Number (EIN) aanvragen bij de IRS. Om een EIN aan te vragen, moet je een IRS Formulier SS-4, Aanvraag voor Werkgeversidentificatienummer, invullen en indienen.

Sommige lager-inkomens werknemers zijn in aanmerking voor een federale belastingkorting genaamd de Earned Income Credit (EIC). Als werkgever moet je je ook bewust zijn van de EIC, omdat je bepaalde verplichtingen kunt hebben als gevolg van de korting.

Als je akkoord gaat met het inhouden van inkomstenbelasting voor je nanny, maar wanneer je probeert het bedrag van de inhouding te berekenen, geven de belastingtabellen aan dat er niets hoeft te worden ingehouden (omdat haar inkomen onder een bepaald niveau ligt), moet je je nanny kennis geven van de EIC. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. De meest voorkomende manier is om haar Kopie B van het W-2 formulier te geven. De juiste kennisgeving moet gegeven zijn voor 31 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de nanny de korting kan claimen. De IRS stelt voor dat de werkgever van huishoudelijke hulp de werknemer kennis geeft van de EIC als haar lonen niet tot het maximum in aanmerking komende niveau van de EIC oplopen ($31.030 in 2005).

Sommige werknemers die in aanmerking komen voor de EIC, zijn ook gerechtigd om de EIC vooraf aan hen uitbetaald te krijgen. Als je nanny je een compleet IRS Formulier W-5 geeft, het Earned Income Credit Voorschotbetaling Certificaat, zul je moeten berekenen hoeveel je moet betalen. Omdat dit een belastingkorting is, zul je ook het bedrag van de federale inkomstenbelasting en FICA-inhouding verminderen met het bedrag van de voorschot EIC-betaling. Als je jezelf in de positie bevindt dat je een EIC-voorschotbetaling moet maken, raadpleeg IRS Publicatie 15, Werknemers Belastinggids, voor hulp bij het berekenen van het te betalen bedrag.

Sociale Zekerheid en Medicare (FICA) Belastingen
FICA staat voor Federal Insurance Contributions Act en verwijst naar Sociale Zekerheid en Medicare belastingen die van het loon van een werknemer worden ingehouden naast federale en staatelijke inkomstenbelasting. Je hoeft geen FICA-belastingen te betalen op het loon van je nanny tenzij je haar $1.400 of meer in contante lonen per jaar betaalt (voor belastingjaar 2005). Bovendien hoeft u deze belastingen helemaal niet te betalen als de lonen worden betaald aan uw echtgenoot, minderjarige kind, of ouder. Er is echter een uitzondering wanneer het uw ouder betreft. Als u gescheiden bent en niet gehuwd, weduwnaar, of uw echtgenoot gehandicapt is en niet voor uw kinderen kan zorgen, en uw kinderen onder de 18 jaar zijn, moet u de lonen die u aan een grootouder betaalt voor het oppassen van de kinderen wel tellen. Als de totale lonen $1.400 overschrijdt, bent u verplicht FICA-belastingen in te houden. FICA-aansprakelijkheid is 15,3% van de contante lonen van de werknemer, wat betekent dat u de waarde van de dienstvoordelen die u uw nanny geeft niet telt. Van de 15,3% zijn jij en je nanny elk verantwoordelijk voor de helft van het bedrag, of 7,65%. De werkgever betaalt echter vaak simpelweg het gehele bedrag in plaats van in te houden, wat een extra voordeel voor de nanny biedt.

Werkloosheid, staatsbelastingen, Form I-9, FLSA

Werkloosheidsbelastingen
Als je lonen van $1.000 of meer betaalt in een kalenderkwartaal van 2005, ben je ook verplicht federale werkloosheidsbelasting (FUTA) te betalen, wat doorgaans 0,8% is van de betaalde lonen tot de lonen $7.000 overschrijden. Daarna is er geen aansprakelijkheid voor federale werkloosheidsbelasting, hoewel je mogelijk verplicht bent staatswerkloosheidsbelasting te betalen.

Staatsbelastingen
Naast federale inhouding en FICA-aansprakelijkheid, moet je misschien ook staatsinkomstenbelasting op de lonen van de nanny inhouden of rapporteren. Ook kunnen staten werkgevers verplichten om werkgeversaansprakelijkheidsverzekering aan te schaffen. Staatswetgeving verschilt in deze gebieden, dus zorg dat je competent belastingadvies krijgt bij het inhuren van een nanny.

Verificatie van werkgelegenheidsgerechtigdheid
Zodra je een nanny inhult en werkgever wordt, zijn zowel jij als de nanny verplicht een United States Citizenship and Immigration Service (USCIS — voorheen de Immigration and Naturalization Service (INS)) Formulier I-9 in te vullen, ook bekend als de Employment Eligibility Verification.

Je hoeft het ingevulde formulier niet bij de federale overheid in te dienen. Bewaar het voor je archief, want de wet schrijft voor dat je het beschikbaar moet hebben voor inspectie door de bevoegde federale autoriteiten indien nodig. Je moet het I-9 bewaren voor de langere van drie jaar na het inhuren van je nanny of een jaar na het einde van de dienstbetrekking.

Om jouw deel van de I-9 te voltooien, ben je verplicht om bepaalde documenten te reviewen die bewijzen dat je nanny wettelijk gerechtigd is om in de Verenigde Staten te werken. Zij moet je documentatie geven die (1) haar identiteit en (2) werkgelegenheidsgerechtigdheid aantoont. Sommige documenten zijn adequaat om beide aan te tonen, maar sommige tonen er slechts één. Bijvoorbeeld, een Amerikaans paspoort dient als bewijs van zowel identiteit als gerechtigdheid. Een rijbewijs zal echter alleen identiteit tonen, en de nanny moet je ook bewijs van gerechtigdheid geven, zoals een Sociale Zekerheid kaart. Een complete lijst met passende documenten is opgenomen bij het Formulier I-9. Een kopie kan online verkregen worden op www.uscis.gov.

Minimumloon en wetten
Als werkgever moet je je houden aan andere staatelijke en federale arbeidswetten. De federale Fair Labor Standards Act (FLSA) regelt minimumloon en overwerkvergoeding voor gedekte werknemers. Hoewel informele oppasarrangementen niet subject zijn aan de FLSA, moeten huishoudelijke werknemers, zoals fulltime nannys, minimumloon betaald krijgen. Overwerkvergoeding in het bedrag van een een halve keer het reguliere loon van de werknemer moet betaald worden voor uren gewerkt in meer dan veertig per week. (Echter, dit deel van de wet geldt niet voor inwoonende nannys.)

Waar de staatelijke minimumloonwet afwijkt van de federale wet, is de hogere van de twee het loon dat je moet betalen. De meeste staten die hun eigen minimumloonwet hebben, hanteren hetzelfde bedrag als de federale overheid. Een handvol staten vereisen een hoger minimumloon.

LET OP: Werknemers onder de 20 jaar hebben een lager minimumloon voor de eerste 90 opeenvolgende kalenderdagen van dienstbetrekking of tot de werknemer 20 jaar wordt, wat ook het eerst komt. Daarna gaat het minimumloon op naar het reguliere bedrag.