Nanny-belastingen en salarisadministratie: stapsgewijze instructies voor het instellen

Gefeliciteerd! Je hebt een nanny gevonden die je graag wilt aannemen. En nu? Weet dat zodra je nanny je baanaanbod aanneemt, je verantwoordelijkheden als werkgever beginnen. Dat betekent de voorwaarden van je werkrelatie in een contract vastleggen, beslissen over secundaire arbeidsvoorwaarden en de salarisadministratie opzetten. Het betekent ook dat je je moet houden aan staat en federale regelgeving, inclusief wat veel mensen "nanny-belastingen" noemen.

Nanny-belastingen verwijzen naar de federale en staatelijke loonbelasting- en belastingverplichtingen die gezinnen moeten managen wanneer ze een nanny aannemen om in hun huis te werken.

"We hebben eigenlijk nannies die bij ons aansluiten om voor ons te werken omdat we legaal betalen," zegt Paul Cuthbert, uit Newport, Michigan, die al meerdere nannies heeft aangenomen. "Het kost iets meer dan niet legaal betalen, maar het is het zeker waard."

Hoewel het naleven van deze staat en federale wetten betekent dat je niet riskeert op belastingontduikingsboetes te zitten, zijn er ook voordelen voor de verzorgers. Nannies komen in aanmerking voor staatelijke werkloosheidsuitkeringen, en een traceerbare betalingsgeschiedenis stelt ze in staat om dingen te doen zoals een creditcard aanvragen, een appartement huren of een auto leasen.

Volg deze eenvoudige nalevingschecklist, en je kunt voldoen aan de eisen van de IRS en jouw staat.

1. Weet dat je nanny geclassificeerd moet worden als huishoudelijk werknemer.

De IRS heeft geoordeeld dat, met zeer weinig uitzonderingen, nannies werknemers zijn van de gezinnen voor wie ze werken - geen zelfstandigen. Dit is ongeacht het aantal gewerkte uren, betaalde lonen of wat er in een arbeidscontract staat. Dit betekent dat je nanny een W-2 formulier moet krijgen, in plaats van een 1099 formulier, om hun belastingaangifte te doen. Werknevenclassificatie wordt beschouwd als een vorm van belastingontduiking en is een risico dat je niet durft te nemen.

2. Vraag federale en staatelijke werkgeversbelastingnummers aan.

Om aangiftes in te dienen bij de IRS en de staat, heb je een Federal Employer Identification Number (FEIN) nodig en staatliche belastingnummers voor werkloosheidsverzekering en, indien van toepassing, staatelijke inkomstenbelasting. Deze belastingnummers identificeren je als huishoudelijke werkgever en je moet ze zo snel mogelijk aanvragen zodra je nanny je baanaanbod aanneemt.

3. Dien een New Hire Report in bij de staat.

Alle werkgevers zijn verplicht om onmiddellijk na elke nieuwe aanstelling een New Hire Report in te dienen bij hun staat. Klik hier om de instantie te vinden die dit proces in jouw staat beheert.

4. Houd federale en mogelijke staatelijke inkomstenbelasting in van het loon van je nanny elke loonperiode.

"Inkomstenbelasting hoeft technisch gezien niet ingehouden te worden van een huishoudelijk werknemer, maar gezinnen zouden het toch moeten doen zodat hun verzorger niet zelf hoeft te budgetteren voor de belasting," zegt Tom Breedlove, senior director van Care.com HomePay. "Als het gezin niet inhouden en de verzorger wacht tot de belastingseizoen om dit aan te pakken, kunnen ze onderhevig zijn aan onderbetalingsboetes."

Je weet hoeveel inkomstenbelasting je van je nanny moet inhouden op basis van hoe ze hun W-4 en staatelijke inhoudingsformulier invullen (ervan uitgaande dat je in een staat woont die inkomstenbelasting heeft).

5. Houd Social Security en Medicare belastingen in van het loon van je nanny elke loonperiode.

Deze belastingen zijn gezamenlijk bekend als FICA en moeten ingehouden worden van het loon van je nanny. Social Security belastingen zullen 6,2 procent zijn van het bruto (voor belasting) loon van je nanny en Medicare belastingen 1,45 procent van hun bruto loon. Gebruik deze nanny-looncalculator om te zien hoeveel je moet inhouden.

6. Betaal staatelijke belastingen en dien staatelijke huishoudelijke werkgeversbelastingaangiften in op regelmatige basis.

Als huishoudelijke werkgever ben je verplicht om staatelijke werkloosheidsbelastingaangiften in te dienen, meestal op kwartaalbasis, en werkloosheidsverzekeringsbelastingen te betalen. Als je in een staat woont met inkomstenbelasting, moet je ook staatelijke inkomstenbelastingaangiften indienen en de inkomstenbelasting die je van je nanny hebt ingehouden, opsturen.

Let op: Sommige staten hebben verschillende frequenties voor indienen en kunnen maandelijkse of jaarlijkse betalingen vereisen. Controleer de eisen in jouw staat.

7. Maak vier keer per jaar geschatte belastingbetalingen aan de IRS.

Om je federale huishoudelijke werkgeversbelastingen te managen, adviseert de IRS je om gedurende het jaar geschatte belastingbetalingen te doen om onderbetalingsboetes te vermijden. Je stuurt de FICA belastingen en federale inkomstenbelasting die van je nanny zijn ingehouden, samen met de FICA belastingen en federale werkloosheidsverzekeringsbelastingen die je als huishoudelijke werkgever verschuldigd bent, tijdens de volgende periodes:

  • Januari – Maart (betaald in april)
  • April en Mei (betaald in juni)
  • Juni – Augustus (betaald in september)
  • September – December (betaald in januari van het volgende jaar)

8. Bereid jaareindse belastingformulieren voor.

Zodra het kalenderjaar voorbij is, moet je je nanny hun W-2 verstrekken en Formulier W-2 Kopie A &Formulier W-3 indienen bij de Social Security Administration voor eind januari. Deze formulieren vatten het loon dat je aan je nanny hebt betaald samen, evenals de belastingen die er het hele jaar over zijn ingehouden. Omdat je het loon van je nanny het hele jaar hebt bijgehouden, moeten deze formulieren relatief simpel te voltooien zijn. Daarnaast dien je een Schedule H in met je persoonlijke inkomstenbelastingaangifte voor de deadline van 15 april.

Gebruik deze checklist gedurende het jaar om dure, tijdrovende fouten te vermijden. Als je deze administratie niet zelf wilt managen, kun je een accountant inhuren of een nanny-salarisadministratie dienst gebruiken. Hoewel het veel werk lijkt, als je al je huishoudelijke werkgeversverantwoordelijkheden correct afhandelt, zijn er voordelen: je komt in aanmerking voor belastingvoordelen die een deel van de belastingbetalingen die je gedurende het jaar hebt gedaan, kunnen compenseren. Bovendien zal je nanny gerechtigd zijn op de voordelen die horen bij op de boeken betaald worden, zoals Social Security, Medicare en werkloosheidsverzekering - voordelen die alle werknemers nodig hebben en verdienen.

Previous:

Next: