Nanny belastingen en loonlijst:stapsgewijze instructies om het in te stellen

Gefeliciteerd! Je hebt een oppas gevonden die je wilt inhuren. Wat nu? Weet dat zodra uw oppas uw baanaanbieding accepteert, uw verantwoordelijkheden als werkgever beginnen. Dat betekent het vastleggen van de voorwaarden van uw werkrelatie in een contract, het beslissen over voordelen en het opzetten van de salarisadministratie. Het betekent ook dat je moet voldoen aan nationale en federale regelgeving, inclusief wat veel mensen 'oppasbelastingen' noemen.

Nanny-belastingen verwijzen naar de federale en staatsloon- en belastingverantwoordelijkheden die families moeten beheren wanneer ze een oppas inhuren om in hun huis te werken.

"We hebben eigenlijk kindermeisjes die ons benaderen om voor ons te werken omdat we legaal betalen", zegt Paul Cuthbert uit Newport, Michigan, die verschillende kindermeisjes heeft aangenomen. "Het kost iets meer dan niet legaal betalen, maar het is het zo waard."

Hoewel het naleven van deze staats- en federale wetten betekent dat u geen risico loopt op boetes voor belastingontduiking, zijn er ook voordelen voor de zorgverleners. Nannies komen in aanmerking voor een werkloosheidsuitkering van de staat, en dankzij een traceerbare betalingsgeschiedenis kunnen ze bijvoorbeeld creditcards aanvragen, een appartement huren of een auto leasen.

Volg deze eenvoudige nalevingscontrolelijst en u kunt voldoen aan de vereisten die zijn opgesteld door de IRS en uw staat.

1. Weet dat je oppas moet worden geclassificeerd als een huishoudelijk medewerker.

De IRS heeft geoordeeld dat kindermeisjes, op enkele uitzonderingen na, werknemers zijn van de gezinnen waarvoor ze werken - geen onafhankelijke contractanten. Dit ongeacht het aantal gewerkte uren, betaald loon of wat er in een arbeidsovereenkomst staat. Dit betekent dat uw oppas een W-2-formulier moet krijgen in plaats van een 1099-formulier om zijn belastingaangifte in te dienen. Verkeerde classificatie van werknemers wordt beschouwd als een vorm van belastingontduiking en is een risico dat u niet zou moeten nemen.

2. Verkrijg federale en staatswerkgeversbelasting-ID's.

Om aangiften in te dienen bij de IRS en de staat, heeft u een Federaal Werkgeversidentificatienummer (FEIN) nodig, evenals belastingnummers van de staat voor werkloosheidsverzekering en, indien van toepassing , staatsinkomstenbelastingen. Deze belasting-ID's identificeren u als werkgever in het huishouden en u moet ze aanvragen zodra uw oppas uw baanaanbieding accepteert.

3. Dien een nieuw huurrapport in bij de staat.

Alle werkgevers zijn verplicht om onmiddellijk na elke nieuwe aanwerving een Nieuw Aanstellingsrapport bij hun staat in te dienen. Klik hier om het bureau te vinden dat toezicht houdt op dit proces in uw land.

4. Houd federale en mogelijk staatsinkomstenbelastingen in op het loon van uw oppas in elke betaalperiode.

"Inkomstenbelasting hoeft technisch gezien niet te worden ingehouden op een huishoudelijke medewerker, maar gezinnen zouden het toch moeten doen, zodat hun verzorger niet zelf hoeft te budgetteren voor de belastingen", zegt Tom Breedlove , senior directeur van Care.com HomePay. "Als het gezin niet inhoudt en de verzorger wacht tot het belastingseizoen om dit aan te pakken, kunnen ze worden onderworpen aan boetes voor onderbetaling."

Je weet hoeveel inkomstenbelasting je moet inhouden van je oppas op basis van hoe ze hun W-4 invullen en het formulier voor bronbelasting aangeven (ervan uitgaande dat je in een staat woont waar inkomstenbelasting wordt geheven).

/P>

5. Houd socialezekerheids- en Medicare-belastingen in op de betaling van uw oppas per betaalperiode.

Deze belastingen staan ​​gezamenlijk bekend als VAIS en moeten worden ingehouden op het loon van uw oppas. De socialezekerheidsbelastingen bedragen 6,2 procent van het brutoloon (vóór belastingen) van uw oppas en de Medicare-belastingen bedragen 1,45 procent van hun brutoloon. Gebruik deze nanny-salariscalculator om te zien hoeveel u moet inhouden.

6. Betaal staatsbelastingen en dien regelmatig belastingaangiften in voor huishoudens.

Als werkgever in het huishouden bent u verplicht om de staatsaangifte voor werkloosheidsbelasting in te dienen, meestal op kwartaalbasis, en om werkloosheidsverzekeringsbelastingen af ​​te dragen (betalen). Als u in een staat met inkomstenbelasting woont, moet u ook aangifte inkomstenbelasting indienen en de inkomstenbelastingen opsturen die u aan uw oppas hebt ingehouden.

Opmerking:sommige staten hebben verschillende indieningsfrequenties en kunnen maandelijkse of jaarlijkse stortingen vereisen. Controleer de vereisten in uw land.

7. Maak vier keer per jaar geschatte belastingbetalingen aan de IRS.

De IRS raadt u aan om het hele jaar door geschatte belastingbetalingen te doen om boetes voor onderbetaling te voorkomen. U verzendt de VAIS-belastingen en federale inkomstenbelastingen die van uw oppas zijn ingehouden, samen met de VAIS-belastingen en federale werkloosheidsverzekeringsbelastingen die u als huishoudenwerkgever verschuldigd bent gedurende de volgende perioden:

  • Januari – maart (betaald in april)

  • April en mei (betaald in juni)

  • Juni – augustus (betaald in september)

  • september – december (betaald in januari van het volgende jaar)

8. Voorbereiden van belastingformulieren aan het einde van het jaar.

Zodra het kalenderjaar afloopt, moet u uw oppas hun W-2 verstrekken en formulier W-2, Kopie A en formulier W-3, indienen bij de socialezekerheidsadministratie voor eind januari . Deze formulieren geven een overzicht van het loon dat u aan uw oppas hebt betaald, evenals de belastingen die het hele jaar op hen zijn ingehouden. Aangezien u het hele jaar door het loon van uw oppas bijhoudt, moeten deze formulieren relatief eenvoudig in te vullen zijn. Bovendien dien je uiterlijk op 15 april een Schedule H in bij je aangifte inkomstenbelasting.

Gebruik deze checklist gedurende het jaar om dure, tijdrovende fouten te voorkomen. Als u dit papierwerk niet zelf wilt regelen, kunt u een accountant inhuren of gebruik maken van een nanny-salarisdienst. Hoewel het misschien veel werk lijkt, zijn er voordelen als u al uw huishoudelijke taken op de juiste manier afhandelt:u komt in aanmerking voor belastingvoordelen die kunnen helpen bij het compenseren van een deel van de belastingbetalingen die u gedurende het jaar hebt gedaan. Bovendien heeft uw oppas recht op de voordelen die gepaard gaan met uitbetaling in de boeken, zoals sociale zekerheid, Medicare en werkloosheidsverzekering - voordelen die alle werknemers nodig hebben en verdienen.


Previous:

Next: