• Baby's
• Gezinsvorming
• Kinderen
• Algemeen ouderschap
• Pasgeborenen
• Tieners
• Peuters
• Zwangerschap

7 tips om een gevraagde persoonlijke assistent te worden

In een drukke kantooromgeving is het makkelijk om de persoonlijke assistent van een manager te overzien, maar ze zijn vaak het lijm dat een bedrijf bij elkaar houdt. Van het organiseren van schema's en communiceren met een scala aan mensen tot het anticiperen op de behoeften van hun werkgever, zijn persoonlijke assistenten verantwoordelijk voor enkele van de meest cruciale taken op de werkvloer.

Hoewel soms verward met secretaressen, zijn persoonlijke assistenten - of PA's, in het kort - gericht op het helpen van één individu om door hun dag te komen. Voormalige PA Kyle Elliott, de carrièrecoach achter CaffeinatedKyle.com, merkt op dat persoonlijke assistenten soms verder gaan dan administratieve taken en beslissingen nemen die direct mensen en bedrijven beïnvloeden.

"Een persoonlijke assistent zijn is een uitdagende maar belonende positie die je in staat stelt een ander individu te ondersteunen met hun zakelijke en/of persoonlijke taken", zegt hij. "Het is leuk om te zien dat je werk een positieve, duurzame impact heeft op het leven en bedrijf van een ander."

Elliott zegt dat als je sterke organisatorische vaardigheden hebt, eerdere projectmanagementervaring en een can-do houding, je een geweldige kandidaat kunt zijn voor een baan als persoonlijke assistent.

Jessica Glazer, wervingsdirecteur bij Montreal's MindHR, noemt ook sterke sociale vaardigheden, tact en de vaardigheid om te multitasken als eigenschappen die een krachtige PA maken.

"Ze zijn de poortwachters en weten absolut alles wat er speelt met een persoon en bedrijf", zegt Glazer. "Laat je niet voor de gek houden door de titel. Ze weten alles."

Als je denkt over het worden van een persoonlijke assistent, of je gewoon je prestaties in de rol wilt verbeteren, overweeg dan deze expert tips om een onmisbaar deel van je bedrijfscultuur te worden.

1. Wees een gever

Werknemers met grote ego's willen misschien solliciteren voor een baan als persoonlijke assistent vermijden, want deze rol gaat helemaal over de behoeften van iemand anders voor je eigen. Glazer noemt het een "gever - iemand die geniet van het zorgen voor anderen en houdt ervan om iemand succesvol te zien dankzij hen."

Dat betekent niet dat persoonlijke assistenten niet veel uit hun rol kunnen halen - ver weg! Een slimme persoonlijke assistent kan leren over hun industrie door zo nauw met hun manager samen te werken, vaardigheden die ze mee kunnen nemen wanneer ze besluiten hun carrière voort te zetten. Ze kunnen ook connecties maken, netwerken en in het algemeen een heel aantal voldoening vinden in het zien hoe hun eigen inspanningen hun manager kunnen laten bloeien.

2. Onthoud het 'persoonlijke' in persoonlijke assistent

Je werk, op zijn meest fundamentele niveau, is gericht op het helpen van één persoon om te doen wat ze nodig hebben om te slagen. Om dat te doen, zul je ze best goed moeten leren kennen. Caleb Backe, een zakelijke consultant voor Maple Holistics en gecertificeerde life coach, zegt als je echt wilt excelleren, moet je meer doen dan je baas alleen helpen in hun dagdagelijks leven.

"Leer hun persoonlijkheid, hun likes en dislikes kennen", zegt hij. "Dit helpt je om op details te leten en vaardig te worden in het omgaan met onvoorziene omstandigheden op een manier die je baas zou waarderen. De algemene regel is: hoe beter je ze kent, hoe minder je hoeft te vragen."

3. Wees proactief

Vraag elke executive wat een persoonlijke assistent onmisbaar maakt en ze zullen waarschijnlijk iets zeggen over de vaardigheid om hun behoeften te bevredigen zonder zelfs gevraagd te worden. Dit kan zo simpel zijn als een ontbijtbelegde broodje op het exacte juiste moment bezorgen of documenten voorbereiden voor een belangrijke vergadering.

"Een geweldige persoonlijke assistent weet wat er gedaan moet worden voordat ze gevraagd worden, en dat komt door je baas en hun specifieke behoeften te begrijpen", zegt Backe. "In een poging om dit te doen, let op details. Hoe ze hun koffie drinken, met wie ze goed zijn en wie ze vermijden zijn allemaal kleine dingen die een lange weg kunnen gaan om je een meer attentieve persoonlijke assistent te maken."

4. Blijf groeien in je rol

Flexibiliteit en het vermogen om aan te passen zijn sleuteleigenschappen voor een succesvolle persoonlijke assistent, en die kunnen jou en je werkgever ten goede komen. Open staan voor nieuwe taken en nieuwe ideeën zal niet alleen helpen om in je baan te bloeien, maar kan leiden tot grotere werktevredenheid over het algemeen.

"Je bent nooit klaar in je baan als persoonlijke assistent", zegt Backe. "Zorg ervoor dat je elke fout of mislukking als een leercurve ziet om te slagen. Observeer je omgeving regelmatig om ervoor te zorgen dat je groeit als persoonlijke assistent, dat je planningsystemen up-to-date zijn en dat je zich algemeen ontwikkelt met de positie."

5. Wees een mensmens

Je zult waarschijnlijk te maken hebben met een wijd verscheidenheid aan mensen in je positie, daarom zijn interpersoonlijke vaardigheden cruciaal.

"Een plezante, aantrekkelijke, enigszins uitgaande persoonlijkheid kan je plaatsen brengen als persoonlijke assistent", zegt Backe. "Interpersoonlijke vaardigheden, hoewel niet essentieel, kunnen een lange weg gaan in deze positie."

6. Kijk verder dan het kantoor

Persoonlijke assistenten zijn niet alleen voor drukke topmanagers, en ze zijn niet aan kantoren gebonden. Elliott zegt dat PA's ingehuurd kunnen worden om welke individuen ook te helpen.

"Dit kan een bekendheid zijn, zakelijke eigenaar, drukke ouder, je noemt het maar", zegt hij.

Hij merkt ook op dat, met de snelle groei van online bedrijven, er meer kansen dan ooit zijn in online bedrijfsmanagement voor persoonlijke assistenten.

"Online business managers helpen entrepreneurs hun bedrijf te managen, zodat de eigenaar kan focus op strategie, bedrijfsgroei en werk/leven balans", zegt Elliott.

7. Respecteer je persoonlijke grenzen

Een persoonlijke assistent zijn gaat helemaal over het zorgen voor de behoeften van iemand anders, waarom het makkelijk is je eigen behoeften in het proces te vergeten.

"Het kan een hoogst stressvolle baan zijn, dus onthoud om voor jezelf te zorgen en je vermogen om 'een secondje', 'wacht even' of 'niet nu' te zeggen uitoefenen als je je overweldigd voelt", zegt Glazer. "Liever 'nee' zeggen dan uitbranden."