• kisbabák
• Építsük Family
• gyermekek
• általános Nevelés
• újszülöttek
• tinédzserek
• kisgyermekek
• terhesség

7 tipp, hogyan válhatsz igényes személyi asszisztenssé

A nyüzsgő irodai környezetben könnyű figyelmen kívül hagyni a vezető személyi asszisztensét, de gyakran ők a ragasztó, amely összetartja a társaságot. Az ütemterv megszervezésétől és a különféle emberekkel való kommunikációtól kezdve a munkáltatói igények előrejelzéséig a személyi asszisztensek felelősek a munkahelyen a legfontosabb feladatok némelyikéért.

Bár néha összetévesztik a titkárnőkkel, a személyi asszisztensek – vagy röviden:PA-k – arra összpontosítanak, hogy segítsenek egy személynek átvészelni a napjukat. A korábbi PA Kyle Elliott, a CaffeinatedKyle.com mögött álló karrieredző megjegyzi, hogy a személyi asszisztensek néha túlmutatnak az adminisztratív feladatokon, és olyan döntéseket hoznak, amelyek közvetlenül érintik az embereket és a vállalkozásokat.

„Személyi asszisztensnek lenni kihívásokkal teli, de ugyanakkor hálás pozíció, amely lehetővé teszi egy másik személy üzleti és/vagy személyes feladatainak támogatását” – mondja. „Mókás látni, hogy munkája pozitív, tartós hatással van egy másik ember életére és vállalkozására.”

Elliott azt mondja, hogy ha erős szervezési készségekkel, korábbi projektmenedzsment-tapasztalattal és készséges hozzáállással rendelkezik, akkor kiváló jelölt lehet egy személyi asszisztensi állásra.

Jessica Glazer, a montreali MindHR toborzási igazgatója szintén az erős szociális készségeket, a tapintat és a többfeladatos munkavégzés képességét sorolja fel, mint olyan tulajdonságokat, amelyek erőteljes PA-t tesznek lehetővé.

„Ők a kapuőrök, és mindent tudnak, ami egy személlyel és társasággal történik” – mondja Glazer. „Ne tévesszen meg a cím. Ők mindent tudnak."

Ha azon gondolkodik, hogy személyi asszisztens legyen, vagy egyszerűen csak javítani szeretné a szerepkörben betöltött teljesítményét, fontolja meg ezeket a szakértői tippeket, amelyek nélkülözhetetlen részét képezhetik vállalati kultúrájának.

1. Légy adakozó

A nagy egójú dolgozók érdemes elkerülni, hogy személyi asszisztensként jelentkezzenek, mivel ez a szerepkör arról szól, hogy valaki más szükségleteit a sajátja elé helyezze. Glazer „ajándékozónak” nevezi – valakinek, aki élvezi, hogy gondoskodik másokról, és szereti látni, ha valaki miattuk sikerül.

Ez nem jelenti azt, hogy a személyi asszisztensek ne tudnának sokat kihozni a szerepükből – távolról sem! Egy hozzáértő személyi asszisztens megismerheti iparágát, ha szorosan együttműködik a menedzserével, és azokat a készségeket is magával viheti, amikor úgy dönt, hogy továbblép a karrierjében. Emellett kapcsolatokat létesíthetnek, hálózatot alakíthatnak ki, és általában nagy megelégedéssel látják, hogy saját erőfeszítéseik hogyan segíthetik menedzserüket boldogulni.

2. Emlékezzen a „személyes” szóra a személyi asszisztensben

Az Ön feladata a legalapvetőbb, hogy segítsen egy személynek megtenni, amire szüksége van a sikerhez. Ahhoz, hogy ezt megtehesse, elég jól meg kell ismernie őket. Caleb Backe, a Maple Holistics üzleti tanácsadója és okleveles életvezetési tanácsadója azt mondja, hogy ha igazán kitűnni szeretne, többet kell tennie, mint csupán segítenie főnökének a mindennapi életében.

„Ismerje meg személyiségüket, tetszéseiket és nemtetszéseiket” – mondja. „Ez segít abban, hogy odafigyeljen a részletekre, és ügyesen kezelje az előre nem látható körülményeket úgy, ahogyan azt a főnöke értékelné. Az általános szabály a következő:Minél jobban ismeri őket, annál kevésbé kell megkérdeznie őket.”

3. Legyen proaktív

Kérdezzen meg bármely vezetőt, hogy mitől nélkülözhetetlen a személyi asszisztens, és valószínűleg anélkül is mondanak valamit, hogy képesek-e kielégíteni az igényeiket. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy reggeli bagelt a megfelelő pillanatban kézbesíteni, vagy dokumentumokat készíteni egy fontos találkozóhoz.

„Egy nagyszerű személyi asszisztens tudja, mit kell tennie, mielőtt megkérdezik, és ez azzal jár, ha megérti a főnökét és sajátos igényeit” – mondja Backe. „Ha ezt meg akarja tenni, figyeljen a részletekre. Az, hogy mennyire szeretik a kávéjukat, kivel állnak közel, és kit kerülnek, ezek csak apró dolgok, amelyek sokat segíthetnek abban, hogy figyelmesebb személyi asszisztenssé váljon.”

4. Folyamatosan növekedjen a szerepében

A rugalmasság és az alkalmazkodási képesség kulcsfontosságú tulajdonságok egy sikeres személyi asszisztens számára, és ezek előnyösek lehetnek Önnek és munkáltatójának. Az új feladatokra és új ötletekre való nyitottság nemcsak abban segít, hogy boldogulj a munkádban, hanem általánosságban is nagyobb elégedettséghez vezethet.

„Soha nem fejezi be a személyi asszisztensi munkáját” – mondja Backe. „Győződjön meg arról, hogy minden hibát vagy kudarcot tanulási görbének tekint a sikerhez. Rendszeresen figyelje meg környezetét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy személyi asszisztensként fejlődik, tervezési rendszerei naprakészek, és általában véve a pozícióval együtt fejlődik.

5. Legyen ember

Valószínűleg sokféle emberrel fog foglalkozni a pozíciójában, ezért kulcsfontosságúak az interperszonális készségek.

„Ha egy kellemes, szimpatikus, kissé nyitott személyiséged van, akkor személyi asszisztensként is elhelyezkedhetsz” – mondja Backe. „Az interperszonális készségek, bár nem elengedhetetlenek, sokat segíthetnek ebben a pozícióban.”

6. Nézz túl az irodánon

A személyi asszisztensek nem csak az elfoglalt vezetők számára készültek, és nem korlátozódnak az irodákra sem. Elliott szerint a PA-kat fel lehet venni, hogy segítsenek bárkinek.

„Lehet, hogy ez egy híresség, üzlettulajdonos, elfoglalt szülő, nevezd meg” – mondja.

Megjegyzi azt is, hogy az online vállalkozások gyors növekedésével minden eddiginél több lehetőség kínálkozik az online üzletvezetésben a személyi asszisztensek számára.

„Az online üzletvezetők segítik a vállalkozókat vállalkozásuk menedzselésében, lehetővé téve a vállalkozás tulajdonosának, hogy a stratégiára, az üzleti növekedésre, valamint a munka/magánélet egyensúlyára összpontosítson” – mondja Elliott.

7. Tartsa tiszteletben személyes korlátait

Személyi asszisztensnek lenni annyit jelent, hogy gondoskodik valaki más szükségleteiről, ezért könnyű közben elfelejteni a sajátjait.

„Nagyon megterhelő munka lehet, ezért ne felejtsen el vigyázni magára, és gyakorolja azt a képességét, hogy „egy pillanat, várj” vagy „nem most azonnal” mondja, ha túlterheltnek érzi magát. – mondja Glazer. „Jobb nemet mondani, mint kiégni.”