Cómo reembolsar a la niñera por gasolina y kilometraje

Cuando contratas a una niñera, hay muchos detalles que resolver. Por ejemplo, los gastos de desplazamiento.

¿Tu niñera lleva a tus hijos al colegio, a citas de juego o a actividades? ¿Hace recados por ti? Si tu niñera usa tu coche mientras cuida a tus hijos, debería recibir compensación por la gasolina que compre o los peajes que pase. Si usa regularmente su coche personal para transportar a tus hijos, debería ser reembolsada por gasolina, peajes y el desgaste de su vehículo.

Entonces, ¿cómo gestionar el reembolso? Si vives en California, Washington D.C. o Massachusetts, la ley te obliga a reembolsar a tu niñera por los kilómetros que recorra en su vehículo mientras está en horario laboral a la tasa obligatoria del IRS de 58,5 céntimos por milla. El desplazamiento hacia y desde tu casa no cuenta para el reembolso de kilometraje.

Si no vives en uno de esos tres estados, aquí tienes cuatro opciones para gestionar el reembolso de kilometraje. Usa la que mejor se adapte a tu situación.

1. Usa la tasa de kilometraje del IRS

La tasa estándar de reembolso de kilometraje del IRS se usa para calcular el coste de gasolina, mantenimiento y depreciación de un coche usado para fines empresariales (como hacer recados para familias o transportar niños).

Usar esta tasa de 2022 de 58,5 céntimos por milla es útil porque cubre todos los gastos que tu niñera podría incurrir al usar su coche.

Pero para que funcione, tu niñera necesita llevar un registro de los kilómetros que conduce para que puedas usar esta tasa. También puedes hacer que creen una hoja de cálculo en línea a la que ambos accedáis, usando un programa como Google Drive. Registra los días que trabaja tu niñera y los kilómetros que recorrió cada día. Cuando llegue el día de pago, será fácil calcular cuánto le debes. Este método también ayudará a llevar un registro de sus horas por si necesitas pagar horas extra.

Nota: La gasolina y el kilometraje no se consideran compensación imponible, así que ni tú ni tu niñera tenéis que pagar impuestos por ello. Para saber más sobre impuestos de niñera, contacta con Care.com HomePay.

2. Compensación a tanto alzado

Si llevar el registro de todos los kilómetros recorridos es demasiado engorroso, también podrías incluir una partida a tanto alzado por gasolina y kilometraje en la nómina de tu niñera. Si tu niñera recorre un número constante de kilómetros para transportar a tus hijos, esta opción simplifica las cosas. Pero como solo estarás estimando los gastos que tu niñera incurrirá al usar su coche, asegúrate de comunicarte con ella para confirmar que no le estás pagando de menos. Ten en cuenta que esta compensación adicional estará sujeta a impuestos.

3. Reembolso por trabajo

Para niñeras a tiempo parcial, el reembolso por trabajo puede ser más adecuado. Si tu niñera conduce a tus hijos periódicamente o no sigue un horario semanal fijo para el transporte de los niños, tiene sentido compensarla cada vez que use su coche. Es una forma perfecta de dar a tu niñera su reembolso de manera oportuna para que le reembolsen inmediatamente los gastos de transporte. Asegúrate de usar la tasa del IRS de 58,5 céntimos por milla para el reembolso así no tienes que preocuparte por los impuestos.

4. Subida de sueldo

Algunas familias simplemente eligen dar a sus niñeras una subida para cubrir los gastos extra de conducción. Es una solución fácil, pero el problema es que tanto tú como tu niñera tenéis que pagar impuestos sobre los salarios extra. Haz los cálculos, pero puede que al final te cueste más.

Comenta estas opciones con tu niñera y poned de acuerdo en un sistema que funcione para todos. Asegúrate de incluir los detalles en el contrato de la niñera. ¿Aún no tienes uno? Usa este Modelo de Contrato de Niñera para empezar.

Tus próximos pasos:

  • Calcula tu presupuesto global de cuidado.
  • Averigua cuánto pagar a tu niñera.
  • Crea una cuenta de nómina.

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