Проблеми със заетостта при грижи за деца в домашни условия

Отговорности, ставка на заплащане, данъци

Проблеми, свързани със заетостта в грижите за деца в домашни условия Доставчик на грижи за деца, който се грижи за вашето дете в нейния дом, а не във вашия, обикновено не се счита за ваш служител, а вместо това е известен като независим изпълнител. Ако вие, а не бавачката или агенцията за бавачка, контролирате работата на бавачката, вие сте работодател. Искате да имате писмен трудов договор. Наличието на писмен трудов договор помага за по-гладко протичане на отношенията и осигурява метод за справяне с проблемите, преди те да възникнат.

Освен това като работодател имате различни правни отговорности, с които трябва да сте наясно. Може да се наложи да удържате определени данъци върху заплатите, понякога наричани данъци за бавачки, от заплатата на бавачката и да ги платите на Службата за вътрешни приходи. Може да носите и държавни данъци. Има също така държавни и федерални закони, които се прилагат към бизнес отношенията между вас и бавачката, може би по същия начин, по който може да се регулира вашето собствено работно място.

Моля, имайте предвид, че тази статия е предназначена само като преглед на вашите потенциални данъчни и правни задължения. Консултирайте се с данъчен експерт или адвокат за конкретни съвети относно това какво трябва или не сте длъжни да подадете или плащате, ако наемете доставчик на домашни грижи за деца.

Трудовото споразумение
След като сте се спрели на предпочитаната от вас кандидатка за бавачка, препоръчително е да формализирате професионалните си отношения с трудов договор. За разлика от приложението, това трябва да бъде изчерпателен документ, с възможно най-много условия на вашето споразумение, запомнени в писмен вид. Основната причина да имате договор с конкретни условия е да помогнете на бавачката ви да ви обвини в нарушаване на договора, ако решите да прекратите трудовото правоотношение. Следва обсъждане на някои от по-важните части на споразумението.

Парти
Не забравяйте да посочите хората, които трябва да бъдат обвързани от споразумението. Това означава бавачката, вие и вашият съпруг (ако е приложимо). Включете адресите на всички страни.

Отговорности на доставчика на грижи за деца/Длъжностна характеристика
Опишете какви задачи искате да изпълнява бавачката спрямо работата по предоставяне на грижи за деца. (Допълнителната домакинска работа се обсъжда в по-късен раздел.) Бъдете задълбочени при включването на общите категории дейности, които искате бавачката да предприеме, но оставете гъвкавост в подробностите. Например, изисквайте от бавачката да улеснява ученето, но не ограничавайте методите, чрез които тя може да постигне това. Дайте примери за образователни дейности, но посочете, че списъкът не се ограничава до посочените.

Начална дата/Срок на договора
Правете разлика между датата на сключване на договора и датата, на която трябва да започне работа. Ако са две отделни дати, и двете трябва да бъдат включени в договора. Датата на договора е датата, на която е сключено трудовото правоотношение. Началната дата показва кога започват задълженията на бавачката и задължението на родителите да плащат на бавачката. Освен това посочете или крайна дата, или конкретен период от време за живота на споразумението. Срокът от една или две години е доста типичен.

Ставка на заплащане/извънреден труд
Заплатите трябва да са много конкретни. Размерът на заплащането трябва да бъде изразен в почасово, дневно или седмично изражение. Ако може да се очаква от бавачката да предоставя услуги за гледане на деца над и извън нормалното си работно време, заплащането за извънреден труд трябва да бъде посочено писмено. Ако е възможно, обяснете в договора обстоятелствата, при които ще бъде поискан извънреден труд – например размера на предварителното предизвестие, което бавачката може да очаква, преди да бъде призована да остане до късно на работа.

Данъци
Данъците върху заетостта в ситуацията с бавачки са разгледани в тази статия. За целите на споразумението за бавачка, вие ще искате да посочите коя страна е отговорна за превеждането на необходимите данъци от заплащането на бавачката на съответната държавна или федерална агенция. Някои данъци трябва да бъдат удържани от работодателя, докато други могат да бъдат платени от всяка страна от името на бавачката. Последният вид данък може да бъде удържан и изплатен от работодателя само ако бавачката е съгласна.

Работно време, платени почивни дни, застраховка Работно време
Необходимо е да се посочи точно кои часове и дни от седмицата отговаря за работата на бавачката. Ако вашият работен график варира от седмица на седмица, трябва да включите език, като декларирате, че това е така и че бавачката ще получи работния си график в рамките на 24 часа, след като вие сами го получите. Ако очаквате, че вашето работно време ще се промени в някакъв момент в бъдеще, оставете място за промяна в договора, като предвидите, че можете да промените работното време на бавачката с известно количество предварително известие (ако е възможно, най-малко две седмици предизвестие би бъде за предпочитане).

Допълнителни деца
Дори и да не планирате да имате повече деца, би било добра идея да включите разпоредба, покриваща допълнително заплащане за допълнителни деца. Ако плановете ви се променят по някаква причина, ще имате един проблем по-малко, за който да се притеснявате. Ако предварително обсъдите такава възможност, можете да определите как се чувства вашата бавачка, когато поема грижите за друго дете – особено за новородено.

Ваканция, празници и болнични дни
Платените почивни дни за бавачката трябва да бъдат изрично посочени в споразумението. Посочете поименно платените отпуски. Ако празникът се пада на уикенд и искате да дадете на бавачката друг почивен ден като празник за гримиране, посочете кой ден ще бъде. Ако искате почивните дни да отговарят на вашия собствен работен график и не знаете кои дни ще бъдат почивни за вас от година на година, посочете, че ще уведомите за платените отпуски до определена дата – например до 1 декември на годината преди годината, в която се дават празниците.

Застраховка
Застраховката в ситуация на бавачка обикновено се отнася до два различни типа полици – автомобилни и здравни. Ако искате бавачката да кара децата ви на дейности в колата ви, ще искате да я добавите към застраховката си като покрит шофьор. Ако очаквате тя да използва собственото си превозно средство, можете да се справите с това по един от няколкото начина. Можете да закупите автомобилна застраховка за нея, но това може да е скъпо. Можете да се съгласите да платите част от нейната застрахователна премия, но тогава ще искате да включите в договора изискване тя да ви представя доказателство, вероятно на всеки шест месеца, че има достатъчно автомобилна застраховка.

Най-малкото трябва да изисквате бавачката да има следните видове застраховка:

  • застраховка за медицински плащания , който покрива медицински разходи, направени от водач или пътници в резултат на ПТП;

  • застраховка за отговорност при нараняване , което покрива искове от други лица за телесна повреда;

  • отговорност за имуществени щети , за заплащане на искове за щети на чужда лична собственост, в резултат на автокатастрофа, причинена от бавачката; и,

  • незастрахована/незастрахована застраховка гражданска отговорност на автомобилиста , която заплаща разходите, направени при произшествие или с друг водач, който няма достатъчно застрахователно покритие, или с блъснат и бягащ водач.
Някои щати имат законови изисквания за минималния размер на застраховка гражданска отговорност, която водачът трябва да има; обаче мандатите на държавния закон често не стигат достатъчно далеч. За застраховка отговорност, полицата трябва да включва лимити за разходи за наранявания в минималния размер от $100 000 на човек или $300 000 на злополука.

Имайте предвид обаче, че някои застрахователни полици няма да покрият злополука, която се случи, докато бавачката ви изпълнява задълженията си. Съгласно правна доктрина, наречена respondeat superior , работодателят може да носи юридическа отговорност за действията на служител, които са извършени по време на работа. Един пример би бил автомобилна катастрофа, която се случва, докато бавачката води децата на училище. Независимо дали бавачката ще бъде покрита от нейната собствена полица или от вашата, проверете внимателно, за да сте сигурни, че няма да носите лична отговорност за щети, които тя може да причини.

Основната причина, поради която някои семейства предлагат здравно осигуряване на своите бавачки, е да привлекат най-добрите кандидати за позицията. За съжаление, здравната застраховка за несемеен член може да бъде изключително скъпа за закупуване. Поради тази причина, ако обмисляте да й осигурите застраховка, трябва да обсъдите с потенциалната си бавачка дали иска здравно покритие и ако да, дали би приела по-ниска заплата в замяна на това. Тя вече може да бъде покрита от собствената си полица или полица на съпруга си. Каквото и да решите и двамата, включете условията в писменото си споразумение.

Разходи, домашни правила, дисциплина Разходи
В зависимост от броя и възрастта на децата във вашето домакинство може да има различни извънкласни дейности, до които вашата бавачка ще трябва да шофира. Освен това може да искате тя да води децата ви на излети, като например пътуване на кино, в салона за сладолед или на залата за боулинг. Можете или да предоставите на бавачката пари в брой предварително, или просто да й възстановите разходите, след като тя представи разписки за нейните разходи. Във всеки случай трябва да поискате от нея да получи предварителното ви одобрение, преди да заведете децата на екскурзия, за да не бъдете хванати неподготвени с непланирана сметка за дейности.

Ако бавачката използва семейната кола за транспорт, няма да е нужно да се притеснявате за разходите за пробег. Когато бавачката използва собствената си кола обаче, може да пожелаете да предложите възстановяване на разходите на база на миля. Сумата, разбира се, е отворена за договаряне. Едно от насоките е стандартното приспадане на разходите за пробег на Службата за вътрешни приходи, което е 40,5 цента на миля (през 2005 г.).

Домашни правила
Предоставянето на списък с домашни правила дава на бавачката ръководство за правилата, които тя и децата трябва да спазват. Всяка политика, която очаквате да бъде приложена, трябва да бъде включена в този раздел. Следните са само няколко възможности, които трябва да обмислите:

  • правила относно влизането на приятелите на децата в къщата;
  • правила, ограничаващи количеството телевизия, която децата могат да гледат;
  • правила, определящи ограничения за компютърни или ръчни електронни игри;
  • правила, забраняващи нездравословните закуски;
  • изисквания към домакинската работа, която децата трябва да изпълняват; и,
  • ограничения за използване на телефон от бавачката и децата.
Приемливи методи на дисциплина
Опишете както приемливи, така и неприемливи подходи към дисциплината. Вече трябва да сте запознати с философията на вашата бавачка по отношение на дисциплината от първоначалното си интервю, но писменото му излагане допълнително подчертава вашата собствена философия. Ударите или други форми на телесни (физически) наказания не трябва да се допускат, според огромното мнозинство от експертите. Тайм-аутите и пренасочването са добри форми на дисциплина за по-малките деца; по-старите може да реагират на заземяване или отнемане на някаква друга привилегия или ценен предмет. Очевидно предпочитаният от вас метод за корекция е този, който трябва да изисквате от вашата бавачка.

Допълнителни задължения/домашна работа
Искате да бъдете възможно най-задълбочени със списъка си с допълнителни задължения, които очаквате. Избройте не само задачите, които очаквате да изпълнява бавачката, но и задачите, за които тя не отговаря. Бъдете много ясни, за да няма недоразумения. Ако искате бавачката да поеме домакинските задължения, не забравяйте да обсъдите това предварително, след което очертайте задълженията в споразумението. Ако е възможно, посочете също колко често очаквате да се изпълняват задачите. Някои домакински работи трябва да се извършват ежедневно, докато други трябва да се извършват само веднъж седмично.

В същото време трябва да предвидите, че може да има някои задължения, с които ще искате да се справя бавачката, които не сте мислили да посочите в споразумението. Поради тази причина може да искате да включите изявление, че от време на време от бавачката може да се изискват други, неспецифични задачи.

Годишен преглед/Увеличаване на заплащането
Ако сте намерили добра бавачка, ще искате да я задържите, като й предлагате редовно – обикновено годишно – увеличение на заплащането. Можете да посочите в договора, че тя ще получава определен процент увеличение всяка година. Въпреки това може да е по-добре да не се ангажирате с определена сума, а по-скоро да поставите увеличението в зависимост от годишен преглед. При прегледа дайте на бавачката оценка за нейното представяне на работата през изминалата година. Въз основа на това колко сте доволни от грижите за децата, които вашата бавачка предоставя, можете да решите какъв вид повишение да й дадете.

Спешни случаи, формуляри за съгласие, прекратяване Спешни случаи
Бъдете много ясни относно процедурата, която искате бавачката да следва в случай на спешност – особено спешна медицинска помощ. Разбира се, ако възникне сериозно нараняване, пожар или престъпление, бавачката първо трябва да извика спешен персонал, най-вероятно като се обади на 911. В противен случай бавачката трябва да се свърже с вас незабавно. Съхранявайте всички работни и мобилни телефонни номера на видно място близо до телефона и се уверете, че бавачката е наясно с местоположението на списъка.

Формуляри за съгласие/упълномощаване
В случай на спешна медицинска помощ, особено ако бавачката не може да стигне до родителите, от решаващо значение е бавачката да има писмено разрешение да търси лечение за децата. Родителите трябва да попълнят и подпишат формуляр за съгласие за всяко едно от децата си, който конкретно посочва името на бавачката и я упълномощава да получи спешни услуги, като фелдшерска помощ или болнична помощ, ако е необходимо.

Освобождаване на деца
Може да има случаи, когато член на вашето разширено семейство ще иска да заведе децата ви на почерпка. Може би приятел на вашето дете ще се обади, като иска да покани детето ви на среща. Може да пожелаете да третирате всяко от тези искания за всеки отделен случай и да накарате бавачката да се свърже с вас на работа, за да видите дали одобрявате тя да пусне детето ви на роднина или съсед. От друга страна, може да почувствате, че всеки път, когато майка ви иска да заведе детето ви в парка, с вас е напълно добре и бавачката трябва да пусне детето ви.

Трябва да изясните каквато и да е политика, с която се чувствате комфортно, и ако има някой, на когото бавачката да пусне децата, без да се налага първо да се свързва с вас, трябва да го посочите конкретно в споразумението. Не забравяйте да ги запознаете с бавачката възможно най-скоро, след като нейната работа започне, така че тя да е запозната с тях. Всеки път, когато позволите на детето си да напусне къщата с лице, което бавачката не познава, като например родител на приятел на детето ви, трябва да изискате бавачката да потвърди самоличността на лицето, като поиска самоличност. Разбира се, вие ще искате да уведомите другия родител, че бавачката ви ще поиска самоличност, така че родителят няма да бъде хванат неподготвен и вероятно да се обиди.

Разходи за преместване
Ако имате бавачка, която се е преместила от извън града специално за тази позиция, може да пожелаете да уточните дали плащате или не някои от разходите за преместване. Бъдете наясно с разходите както за преместването във вашия град, така и за завръщането й у дома в края на връзката с болногледач. Някои семейства се съгласяват да платят част или всички от тези разходи, за да наемат възможно най-добрата бавачка. Ако не желаете да допринесете за тези разходи, включете разпоредба в споразумението, че бавачката е отговорна за собствените си разходи за преместване. Това е по-вероятно да се появи в ситуация с бавачка на живо.

Прекратяване/Известия
Договорът трябва да определя правилния метод за прекратяване на трудовото правоотношение от която и да е от страните. Освен ако няма проблеми, свързани с непосредствена вреда на децата или имуществото на вашето домакинство, е любезно и професионално да уведомите другата страна за намерението да прекрати споразумението. Ако вие сте този, който прекратява договора, трябва да дадете на бавачката време — със заплащане — да намери друга работа. Ако бавачката реши да прекрати връзката, тя трябва да продължи да работи за период от поне няколко седмици, за да ви позволи да направите други уговорки за грижи за деца. Поставете изискванията си за уведомяване в писмен вид в споразумението.

Дори ако имате всички необходими разпоредби относно раздялата с вашата бавачка в писмена форма, подписана от двете страни, действителният процес на прекратяване на трудовото правоотношение на бавачката може да предизвика непредвидени реакции, включително отказът й да напусне дома ви доброволно. Това не означава, че вашият писмен трудов договор е безсмислен, но трябва да се погрижите да обърнете внимание на възможно най-много непредвидени обстоятелства в споразумението. Подробният договор ще ви помогне да се поставите на стабилно правно основание, ако е необходимо да предприемете каквото и да е действие, за да сключите връзката си с бавачката или помощничката. (Прекратяването на отношенията между родителите и доставчика на грижи за деца се обсъждат най-общо в Прекратяване на връзката за грижи за деца.)

Данък върху доходите, социално осигуряване, FICA Данъци за бавачки
Следното е общо обобщение на вашите задължения за така наречените данъци за бавачки .

Удържане на данък върху доходите
Не е нужно да удържате федерален данък върху доходите от заплатите на вашата бавачка, защото тя е тази, която е отговорна за плащането на данъка. Ако избере, тя може да изчака, докато подаде годишната си федерална данъчна декларация, за да плати дължимия данък. Ако бавачката иска да удържате данък върху дохода и се съгласявате да го направите, тогава ще трябва да платите удържаните суми на IRS. Освен това тя ще трябва да ви предостави пълен формуляр W-4 на IRS, Сертификат за удържане на добавка на служител . Този формуляр ви казва колко надбавки иска вашият служител, въз основа на различни удръжки, кредити и други корекции на доходите. Трябва да знаете броя на квотите, за да изчислите правилното удържане.

Независимо дали действително удържате данъка върху доходите на бавачката си, ако се дължат данъци върху доходите или бавачките, от вас ще се изисква да докладвате заплатите на бавачката. За да направите това, подайте График H (Формуляр 1040) заедно със собствената ви данъчна декларация, която трябва да се плати на 15 ти април . Вие също така ще докладвате заплатите на бавачката в Администрацията за социално осигуряване (SSA), като подадете копие А от формуляр W-2 на IRS, Декларация за заплати и данъци , заедно с формуляр W-3 на IRS, Предаване на декларации за заплати и данъци .

Преди 31 в януари на годината след годината, в която сте платили заплата на вашата бавачка, трябва да й предоставите копия B, C и 2 от формуляра W-2. За да подадете правилно W-2 и други необходими документи в SSA или IRS, ще трябва да кандидатствате за Идентификационен номер на работодател (EIN) от IRS. За да кандидатствате за EIN, трябва да попълните и подадете формуляр на IRS SS-4, Заявление за идентификационен номер на работодател .

Някои лица с по-ниски доходи отговарят на условията за федерален данъчен кредит, наречен Кредит за заработен доход (EIC). Като работодател вие също трябва да сте наясно с EIC, защото може да имате определени задължения в резултат на кредита.

Ако сте съгласни да удържате данък върху дохода за вашата бавачка, но когато се опитате да изчислите размера на удържането, данъчните таблици показват, че нищо не се изисква да бъде удържано (тъй като доходите й са под определено ниво, трябва да уведомите бавачката си за EIC. Има няколко начина, по които можете да направите това. Най-често срещаният начин е да й предоставите копие B от формуляра W-2. Трябва да бъде изпратено надлежно известие до 31 st януари на годината, следваща годината, през която бавачката е могла да поиска кредита. IRS предлага работодателят на домакинството да помогне да уведоми служителката за EIC, ако нейните заплати не са до максималното допустимо ниво на EIC (31 030 долара през 2005 г.).

Някои служители, които могат да поискат EIC, също имат право да им бъдат изплатени EIC предварително. Ако бавачката ви предостави пълен формуляр W-5 на IRS, Сертификатът за авансово плащане на кредит за спечелени доходи , ще трябва да изчислите колко да платите. Тъй като това е данъчен кредит, вие също така ще намалите размера на федералния данък върху доходите и удържането на FICA със сумата на авансовото плащане на EIC. Ако се окажете в положение, че трябва да извършите плащане по EIC предварително, консултирайте се с публикация 15 на IRS, Данъчно ръководство на работодателя , за помощ при изчисляване на сумата за плащане.

Данъци за социално осигуряване и медицинско обслужване (FICA)
FICA е съкращение от Федерален закон за осигурителните вноски и се отнася до данъците за социално осигуряване и Medicare, които се удържат от заплатите на служителя в допълнение към федералния и щатския данък върху доходите. Не е нужно да плащате FICA данъци върху заплатите на вашата бавачка, освен ако не й плащате $1,400 или повече в пари всяка година (за данъчна 2005 г.). Освен това изобщо не е нужно да плащате тези данъци, ако заплатите се изплащат на вашия съпруг, непълнолетно дете или родител. Има обаче изключение, когато става въпрос за вашия родител. Ако сте разведени и не сте омъжени повторно, вдовица или вашият съпруг е инвалид и не може да се грижи за децата ви, а децата ви са на възраст под 18 години, трябва да преброите заплатите, които плащате на баба и дядо, за да гледате децата. Ако общата заплата надвишава 1400 долара, ще трябва да удържате данъците на FICA. Задължението на FICA е 15,3% от паричните заплати на служителя, което означава, че не броите стойността на трудовите обезщетения, които давате на бавачката си. От 15,3% вие и вашата бавачка отговаряте за половината от сумата, или 7,65%. Въпреки това, работодателят често просто ще плати цялата сума, вместо да я удържа, осигурявайки допълнителна полза за бавачката.

Безработица, държавни данъци, формуляр I-9, FLSA Данъци за безработица
Ако плащате заплати от $1000 или повече през календарно тримесечие на 2005 г., от вас се изисква също да плащате федерален данък върху заетостта (FUTA), което обикновено е .8% от заплатите, изплащани, докато заплатите надхвърлят 7000 долара. След това няма задължение за федерален данък за безработица, въпреки че може да се наложи да плащате щатски данък за безработица.

Държавни данъци
В допълнение към федералното удържане и отговорността на FICA, може да се наложи да удържате или да докладвате държавен данък върху доходите и върху заплатите на бавачката. Also, states may require employers to pay for workers' compensation insurance. States' laws vary in these areas, so be sure to get competent tax advice when hiring a nanny.

Employment Eligibility Verification
Once you hire a nanny and become an employer, both you and the nanny are required to complete a United States Citizenship and Immigration Service (USCIS—formerly the Immigration and Naturalization Service (INS)) Form I-9, also known as the Employment Eligibility Verification .

You are not required to file the completed form with the federal government. Keep it for your records, because the law does mandate that you have it available for inspection by the proper federal authorities if necessary. You must keep the I-9 for the longer of three years after you hire your nanny or one year after the employment relationship ends.

For you to complete your portion of the I-9, you are required to review certain documents proving that your nanny is legally eligible to work in the United States. She needs to provide you with documentation that shows (1) her identity and (2) employment eligibility. Some documents are adequate to show both, but some only show one or the other. For example, a United States passport will serve as proof of both identity and eligibility. A driver's license, however will show only identity, and the nanny also will have to give you proof of eligibility, such as a Social Security card. A complete listing of appropriate documents is included with the Form I-9. A copy can be obtained online at www.uscis.gov.

Minimum Wage and Laws
As an employer, you have to abide by other state and federal labor laws. The federal Fair Labor Standards Act (FLSA) governs minimum wage and overtime pay for covered employees. Although casual babysitting arrangements are not subject to the FLSA, a domestic workers, such as fulltime nannies, must be paid minimum wage. Overtime pay in the amount of one and a half times the employee's regular wage must be paid for hours worked in excess of forty per week. (However, this part of the law does not apply to live-in nannies.)

Where the state minimum wage law differs from the federal law, the higher of the two is the wage you must pay. Most of the states that have their own minimum wage laws mandate the same amount as the federal government. A handful of states require a higher minimum wage.

NOTE: Workers who are under the age of 20 have a lower minimum wage for the first 90 consecutive calendar days of employment or until the worker turns age 20, whichever comes first. After that, the minimum wage goes up to the regular amount.


Previous:

Next: