• Бебета
• Създаване на семейство
• Деца
• Общо родителство
• Новородени
• Тийнейджъри
• Малки деца
• Бременност

Шаблон за биографичен помощен документ на личен асистент

Как да напишете отличен биографичен помощен документ за личен асистент

Личните асистенти извършват рутинни лични или професионални задачи – като настройване на срещи или управление на домкинство – така че техният работодател да бъде освободен да прави други неща. За разлика от офис мениджър или административен асистент, личните асистенти обикновено работят за само едно лице. В зависимост от това кого асистират, задълженията на личния асистент могат да включват ролята на планировчик на събития, офис асистент, личен шопър и проектен мениджър, свити в едно. Затова това, което работодателите търсят, когато наемат личен асистент, ще зависи много от техния индивидуален случай. Ще искате да прочетете внимателно описанието на работата и да търсите места, където можете да акцентирате начини, в които вашият миналов опит съвпада с конкретните задължения, които работодателят търси. Но има няколко ключови компонента, които всеки биографичен помощен документ на личен асистент трябва да включва – а именно, вашата контактна информация, обобщена декларация, работен опит, образование и умения.

Контактна информация в биографичния помощен документ на личен асистент

Вашата контактна информация вероятно ще бъде първото нещо, което наемащият мениджър вижда, така че е важно да направите добро първо впечатление. Основната цел на тази секция е да даде на потенциалните работодатели начин да се свържат с кандидата за интервю, но тя може също да ги насочи да видят повече информация или умения, неинклюдени в вашия биографичен помощен документ, като чрез личен уебсайт.

Какво да включите:

• пълно име

• пощенски адрес

• телефонен номер

• имейл адрес

• личен уебсайт и/или LinkedIn страница

• връзки към страници в социални медии (ако е приложимо)

Поставете информацията в горната част на всяка страница от вашия биографичен помощен документ, за да сте сигурни, че наемащите мениджъри нямат трудности да я намерят, и използвайте лесно четим текст (без фриволни шрифтове или малки размерове на шрифт). Трябва да коректирате целия си биографичен помощен документ, но внимайте допълнително да прегледате контактната си информация, за да сте сигурни, че няма грешки. Грешно отпечатан номер може да направи невъзможно за работодател да се свърже с вас – и грешка като тази почти сигурно ще бъде обстоятелство за прекратяване на кандидатстването за позиция на личен асистент.

Обобщена декларация за лични асистенти

Наричана и „професионален профил“ или „обобщение на квалификации“, тази секция е събирала известни дебати в света на писането на биографски помощен документи, но много експерти се съгласяват, че е задължителна – особено за тези, чийто най-скорошен работен опит може да не съвпада перфектно с обявената работа. Изследвания показват, че рекрутерите прекарват средно само 6 секунди гледайки всеки даден биографичен помощен документ, така че ще искате да привлечете вниманието им възможно най-бързо – и да го задържите. Обобщение, точно под вашата контактна информация, прави по-лесно за работодателя да види, на пръв поглед, защо един кандидат е квалифициран за позицията. Мислете за това като за вашия елеваторски пич. Имате само няколко секунди да убедите някого да ви наеме – какво те трябва да знаят?

Какво да включите:

• Напишете 3-5 кратки изречения (в булет точки или параграф), които подчертават важни части от вашия опит или набор от умения, които са – и това е ключово – директно свързани с работата, за която кандидатствате. Прочетете внимателно обявлението за работа, за да идентифицирате ключови думи, и опитайте да ги включите в обобщената си декларация.

• Освен релевантен опит и умения, уверете се, че включите един или два забележими постижения, които очаквате да постигнете в новата позиция, също.

Работен опит в биографичния помощен документ за лични асистенти

Тази секция подкрепва вашата обобщена декларация, като разширява какво сте правили и защо е важно за това конкретно обявление за работа. Това е „месото и картофите“ част от вашия биографичен помощен документ, където показвате на потенциалния работодател какво сте постигнали през хода на кариерата си и какво можете да принесете като техен нов личен асистент. Подобно на обобщената декларация, ще искате да приспособите тази секция, за да включите неща, релевантни за новата позиция, но има няколко ключови неща, които всички секции за опит трябва да включват.

Какво да включите:

• Компании или организации, където сте работили и техните местоположения

• Позиции, които сте заемали и периода, в който сте ги заемали

• 2-5 специфични, релевантни отговорности и постижения в булет списък за всяка роля или компания. Всеки булет трябва да започва с силен глагол за действие. (Напр. Увеличил, Провел, Предоставил и т.н.)

Вашият биографичен помощен документ не е предназначен да бъде изчерпателен списък на цялата работа, която сте правили. Може да не включите всяка задача, която сте правили в всяка позиция – или дори всяка работа, която сте имали. Секцията за опит е предназначена да даде само снимка на това, което сте правили в миналите позиции, за да ви направи квалифициран за работата, за която кандидатствате сега. Списване на всичките си отговорности или постижения принуждава вашия потенциален работодател да просее тон от информация, за да намери това, което иска да знае. Включете само най-силните, най-релевантни задачи и постижения, внимавайки да посочите начини, по които вашата работа е помогла на индивида или компанията. Завършихте ли проект под бюджет? Вашата работа ли доведе до увеличаване на присъствието на годишното събитие? Когато е възможно, добавете числова стойност за подкрепа на вашето твърдение. Напр. „Увеличих следването на автора в Twitter с 10 процента за една година.“

Важно е също да се отбележи, че вашият „опит“ не трябва да бъде само платено, пълно работно заетост – частично работно заетост, стажове и дори волонтерска работа могат да бъдат включени, ако вашата работа в тези позиции е bila релевантна за работата, за която кандидатствате. Също така, е в ред, ако някои от вашите минали заглавия на работи изглеждат несвързани с областта, в която се опитвате да пробунете, стига да можете да покажете, че опитът, придобит там, може да бъде приложен към новата позиция. Това казано, ако нещо е напълно несъвместимо, е в ред да го изпуснете напълно или да групирате подобни позиции заедно. Напр. „Допълнителни позиции включвали чашмарство и работа в хранене в Компания А (Година-Година), Компания Б (Година-Година) и Компания В (Година-Година).“

Организация

Най-честият начин за изброяване на работна история е хронологично, започвайки с най-скорошните заети позиции и връщайки се назад във времето оттам. Работодателите tenen да харесват този формат, защото дава им поглед на кариерния прогрес на някого и защото (честно казано) са най-poznati с него.

Въпреки това, хронологичният биографичен помощен документ не е единствената опция. Ако сменяте кариера или имате дълги празнини в работната си история, може да искате да изберете по-малко традиционен формат, като функционален биографичен помощен документ. В функционален биографичен помощен документ, все пак бихте споменали релевантни постижения и включвали ключови думи, но вашият опит би бил групиран по тема вместо по позиция (Напр. „Опит в управление на проекти“ или „Опит в клиентска услуга“), с само голите кости на вашата работна история, изброени в отделен раздел като булет точки без допълнително описание Напр. „Мениджър на проекти, Компания А, 2010-2012.“

Образователни изисквания за лични асистенти

Образователната част от вашия биографичен помощен документ е вашия шанс да покажете специализирано или напреднало обучение. За повечето работодатели, опитът е по-важен от образованието, но все пак може да бъде полезно да го включите дори ако обявлението за работа не споменава конкретен степен, защото може да ви помогне да се издигнете от конкуренцията.

Какво да включите:

• Започвайки с най-скорошната си степен, изброете всяка получена степен и годината, в която сте я получили (или месеца и годината, в която очаквате да я получите.)

• Име на училището и неговото местоположение

• Основни/допълнителни полета или акценти (ако са релевантни за позицията)

• GPA (ако е над 3.0, и наскоро сте завършили или сате да завършите)

Алтернативни описания

Тази секция се претегля добре към праволинейни степени като бакалавър или асоциат, но това не е единственият начин да се подчертае напреднало обучение. Ако сте посещавали колеж, но никога не сте завършили, например, все пак можете да го изброите в биографичния си помощен документ. Просто изключете секцията за степен и я заместете с броя кредити, които сте спечелили по време на посещаване. Напр. „Име на университет, 2010-2012, Колежен град, WA, завършени 22 кредита.“ Подобно, ако нямате много реален опит за работата, за която кандидатствате, но сте посещавали релевантни колежни курсове, можете да ги включите в образователната секция под заглавието „свързани курсове“. Просто уверете се, че изброявате не повече от 3-5 курсове. Всичко това за да се каже, че освен ако образованието не е конкретно споменато в обявлението за работа, не сте задължени да го включвате. Ако мислите, че вашето образование може да навреди на шансовете ви да бъдете наети, изпуснете го и използвайте пространството вместо това да подчертаете вашия опит или специални умения.

Забележка: Освен ако в момента не сте в средно училище или работната позиция изрично споменава, че кандидатстващите имат диплома за средно образование, не би трябвало да го включвате в биографичния си помощен документ – особено ако вече имате по-високи степени или някакъв колежен опит, който можете да включите вместо това.

Поставяне

Въпреки че не е строго правило, кандидати с пет или повече години опит трябва да изброят образованието си след работния си опит, докато недавни завършени или тези с малко опит трябва да изброят образованието преди работната си история – идеята е да поставите каквото ви прави да изглеждате по-добре нагоре.

Примери за умения на личен асистент

Списъкът с умения – понякога изброен като „квалификации“ – е страхотно място за подчертаване на релевантни способности, които сте развили през хода на кариерата си, които не са конкретно споменати другаде в биографичния ви помощен документ. Тези включват както „твърди“ умения – като знание на софтуерна програма или втори език – така и „меки“ умения, които са по-трудно за количествена оценка, като устен и писмен комуникация или умения за управление на времето. Подобно на вашата обобщена декларация за квалификации и опит, тази секция трябва да бъде приспособена за всяка позиция, за която кандидатствате, чрез използване на ключови думи от описанието на работата. Например, ако обявлението споменава управление на календари, уверете се, че включвате каквито и да е софтуерни програми за календар, с които сте запознати, като Microsoft Outlook или Google Calendar.

Какво да включите:

• Счетоводни умения Напр. „бюджетиране, закупуване, разграничаване, източване“

• Административни умения Напр. „аренжиране на пътувания, кореспонденция, планиране на събития, архивиране, поддържане на графици, записване на бележки, управление на офис, планиране“

• Комуникативни умения, включително говорими и/или писмени втори езици Напр. „разговорен на испански и писмен и устен, управление на запитвания, коректура“

• Лични умения Напр. „дискреция, гъвкавост, многозадачност, организация, управление на екип, самостоятелна работа“

• Технологични умения, особено знание на специфични компютърни софтуерни програми Напр. „Microsoft Office 365 Suite, създаване на табло, управление на база данни, приготвяне на презентации, изготвяне на отчети“

Трябва да се отбележи, че каквито и да бъдат уменията, които изброявате, не трябва да идват само от платени, професионални позиции, които сте заемали. Много ценни умения могат да бъдат развити по време на školни проекти, волонтерски позиции и дори управление на вашия собствен дом.

Общи съвети за биографски помощен документи на лични асистенти

Коректирайте, коректирайте, коректирайте. Прегледайте всеки ред, внимавайки допълнително за правописни грешки, неправилна употреба на думи (Напр. their, there, they're) и отпечатъци, както и правопис и местоположения на компаниите/програмите, които споменавате. Личните асистенти често са отговорни за плащане на допълнително внимание на детайли, така че грешки в биографичния ви помощен документ може да сигнализират на наемащия мениджър, че не сте до задачата.

Приоритизирайте яснота над естетика. Може да бъде желателно да добавите фриволни шрифтове, рамки или други артистични разчупвания, но освен ако графичен дизайн или визуална креативност не е част от описанието на работата, може да искате да го държите просто. Използвайте лесно четими шрифтове като Times New Roman или Calibri при стандартен размер (10-12 пунктен шрифт), и направете заглавията – като „образование“ и „опит“ – удебелени и/или малко по-големи, за да ги направите лесни за намиране.

Биографските помощен документи не са място да бъдете скромни. Ако наистина усещате, че бяхте движещата сила зад конкретно постижение, се чувствайте свободни да го включите. Ако мислите, че нещо е било по-скоро екипен ефорт, избягвайте използване на фрази като „помогнах за постигане“, и вместо това фокусирайте се върху това, което вие лично сте правили и как е допринесло за положителен резултат.

Бъдете специфични и лаконични. Избягвайте използване на прекалено широки или генерични фрази или жаргон в описанията ви. Например, „Планирах международен самит за 50+ делегати, включително аренжиране на пътувания и настаняване за всички участници“ е много по-силно от „Организирах събития и направих пътувания“. Подобно, включете само информация, която е релевантна за позицията на една до две страници максимум. Дори кандидати с десетилетия опит могат да свият своя биографичен помощен документ до една страница, като бъдат изключително изборни за това, какво включват и гарантират, че всичко на страницата е директно релевантно за обявлението за работа. Ако усещате, че имате много повече за подчертаване, винаги можете да го включите в личния си уебсайт или LinkedIn страница, която можете да предоставите в контактната си информация.

Шаблон за биографичен помощен документ на личен асистент

(Кликнете тук, за да изтеглите този шаблон за биографичен помощен документ на личен асистент като PDF.)

Сара Джонс
123 Privet Drive, Springfield, WA 40069 | 555-555-5555
email@email.com | linkedin.com/sarahjones

Обобщение на квалификации

• Изключително организиран личен асистент с 5+ години опит в частен и корпоративен сектор

• Детайлно-ориентиран, самомотивиран професионалист с демонстрирана способност да учи на хода, многозадачност и да изпълнява амбициозни дедлайни

• IAAP сертифициран и владейки умения в QuickBooks, Microsoft Office 365 и Dropbox

Опит

Личен асистент, 2017 – настояще
Лице А | Springfield, WA

• Планира всички лични и професионални срещи и напомня на изпълнителния за предстоящи назначения

• Управлява конфиденциални документи и кореспонденция с дискреция, включително тези, свързани с медицински назначения и процедури

• Въвежда и организира контактна информация на повече от 500+ лични и професионални контакти

• Проектира иновативна система за управление на файлове за лични и бизнес документи, която спестява на клиента ценно време всяка седмица

Офис мениджър, 2015 – 2017
Компания А | Springfield, WA

• Прегледа разходи и преговаря с доставчици, за да спести на клиента повече от 3000 долара в надплатени и ненужни разходи в фискална 2017 година

• Идентифицира и закупува материали за допълване на офисните материали

Административен асистент, 2012 – 2015
Компания Б | Springfield, WA

• Планираше всички фирмени събития, включително фасилитиране на избор на доставчици и преговори, закупуване и покани

• Създаде презентации за изпълнители в Microsoft PowerPoint

• Аренжира пътувания и настаняване за изпълнители, включително транспорт до и от летището

Образование

Бакалавър по английски език, 2012
Springfield College, Springfield, WA

Специални умения

• IAAP сертифициран

• Владейки умения в Microsoft Office 365, QuickBooks, Dropbox

• Плавно на испански, и писмен, и устен

• Отлични умения за управление на времето

• Способен бързо и точно да записва бележки по време на срещи

Повече примери за биографски помощен документи на лични асистенти:

• Личен асистент на CEO

• Изпълнителен асистент

• Виртуален личен асистент

• Домакински мениджър

• Личен асистент на известна личност