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Sete Regras para uma Comunicação Eficaz

Todos buscam se comunicar melhor com cônjuges, filhos, família, amigos e colegas de trabalho. Parece, no entanto, que aprender a se comunicar efetivamente com as pessoas está se tornando uma arte perdida, especialmente nesta era de e-mail e mensagens de texto. Aqui estão sete regras para uma comunicação eficaz que você pode usar no trabalho, nos relacionamentos ou no dia a dia.

Ouça

Ouvir é um método extremamente valioso para aprender a se comunicar melhor. Ser um bom ouvinte significa prestar atenção a quem está falando antes de responder. Pense em alguns dos melhores entrevistadores que você já ouviu — Larry King, por exemplo. King faz uma pergunta ao convidado, então ouvequietamente, esperando ouvir a resposta completa antes de fazer outra pergunta ou responder. Ouvir cuidadosamente a outra pessoa na sua conversa não apenas lhe dá o respeito da sua atenção, mas também permite que você ouça e compreenda totalmente o que ela está dizendo antes de responder.

Use a Linguagem Corporal Adequada

A linguagem corporal, expressões faciais e postura revelam mais pistas visuais sobre seus verdadeiros sentimentos do que você imagina. Seja falando com um indivíduo ou um grupo, certifique-se de fazer bastante contato visual, sorrir e manter-se ereto, sentado ou em pé. Isso fornecerá reforço positivo à sua mensagem e demonstrará uma atitude atenta e envolvida.

Não Presuma que seu Público Está Ouvindo

As pessoas se distraem facilmente às vezes, ou simplesmente entendem mal a intenção do que você está dizendo, especialmente se a outra pessoa vem de outra nação ou se vocês estão conversando por telefone. Hoje, quando tantas pessoas usam gadgets de alta tecnologia como Blackberrys, iPhones e laptops, há uma boa chance de a pessoa do outro lado da linha estar fazendo várias tarefas enquanto fala com você. Certifique-se de repetir quaisquer acordos feitos durante a conversa. Declare claramente as preocupações da outra parte para que ambos se entendam sem confusão.

Use Gramática e Pontuação Corretas

Pode parecer que as regras de gramática e pontuação adequadas foram abandonadas na comunicação eletrônica moderna, especialmente em e-mails e mensagens de texto. No entanto, até mesmo essas formas de comunicação se beneficiam da aplicação de gramática e pontuação corretas. Nada deixa uma má impressão mais rápido do que alguém que dispara uma mensagem sem antes revisá-la e corrigir erros. Esta regra é especialmente verdadeira no local de trabalho. Se você ainda não o fez, ative o corretor ortográfico no seu programa de e-mail para ajudar a detectar erros. No entanto, não confie totalmente nos corretores; eles nem sempre pegam todos os pequenos erros de digitação. Revise e verifique suas mensagens antes de enviá-las. O efeito no destinatário pode ser sutil no início, mas com o tempo, as pessoas que recebem seus e-mails começarão a apreciar o cuidado que você tem com suas mensagens.

Use Figuras de Linguagem, Mas Evite Clichês na Escrita

Frases comumente usadas, como dizer que alguém superando um obstáculo "tinha uma montanha para escalar" ou que alguém com raiva de alguém "tem um machado para afiar", são clichês — expressões gastas e desgastadas. Foram ouvidas vezes demais e não têm mais o poder de melhorar a comunicação. Na verdade, em seu livro "Left-Brain Right Brain/Creativity Program", a autora Laura Hayden diz que clichês devem ser evitados "como a praga", o que é uma declaração irônica, pois dizer que algo deve ser evitado como a praga é um clichê em si. Sua intenção, porém, é clara: clichês devem ser evitados estudiosamente em sua escrita.

Às vezes, no entanto, usar uma figura de linguagem aprimora sua mensagem e, portanto, seus meios de comunicação eficaz. Por exemplo, dizer que algo está "matando você" em vez de dizer que o que você está experimentando é indesejável ajuda a explicar claramente ao seu público seu significado e intenção.

Entenda o Jargão do Setor, Mas Tente Não Usá-lo

Suas chances de se comunicar efetivamente no trabalho com clientes ou fornecedores em potencial aumentam exponencialmente quando você entende e usa o jargão comum do setor deles. Por exemplo, encomendar um trabalho de impressão exige que você saiba o tipo de papel, se a impressão será de quatro cores ou não, e se as imagens na página exigem uma borda ou sangria total. Usar o jargão do seu setor, no entanto, deve ser mantido no mínimo, a menos que você esteja se comunicando com um colega ou alguém que trabalhe na sua área.

Saiba Quando Já Disse o Suficiente

Um dos aspectos mais negligenciados da comunicação é saber quando parar de falar, escrever ou quando você está dizendo demais. Este último é especialmente verdadeiro quando se trata de fazer um discurso ou apresentação, ou durante uma entrevista. Por exemplo, divagar sobre sua vida pessoal quando um potencial empregador diz "Me fale sobre você" provavelmente definirá um tom negativo para a entrevista. Nesse caso, o empregador procura informações sobre sua vida profissional que farão de você uma ótima contratação. Entender o que seu público espera e quando você já disse o suficiente ajudará você a se comunicar de forma precisa e eficaz.