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Como reembolsar a ama por gasolina e quilometragem

Quando contrata uma ama, há muitos detalhes a acertar. Por exemplo, despesas de condução.

A sua ama leva os seus filhos à escola, encontros ou atividades? Faz recados para si? Se a ama usa o seu carro enquanto cuida das crianças, deve ser compensada por qualquer gasolina que compre ou portagens que passe. Se usa regularmente o seu carro pessoal para transportar os seus filhos, deve ser reembolsada por gasolina, portagens e qualquer desgaste no veículo.

Como deve lidar com o reembolso? Se vive na Califórnia, Washington D.C. ou Massachusetts, a lei exige que reembolse a ama pelos quilómetros que conduz no seu veículo enquanto está ao seu serviço à taxa obrigatória do IRS de 58,5 cêntimos por milha (valor de 2022). A deslocação de e para a sua casa não conta para o reembolso de quilometragem.

Se não vive num desses três estados, aqui estão quatro opções para lidar com o reembolso de quilometragem. Use a que melhor se adapta à sua situação.

1. Use a taxa de quilometragem do IRS

A taxa padrão de reembolso de quilometragem do IRS é usada para calcular o custo de gasolina, manutenção e depreciação de um carro usado para fins comerciais (como fazer recados para famílias ou transportar crianças).

Usar esta taxa de 2022 de 58,5 cêntimos por milha é útil porque cobre todas as despesas que a sua ama possa incorrer ao usar o carro.

Mas para que funcione, a sua ama precisa de registar os quilómetros que conduz para que possa usar esta taxa. Também pode pedir-lhe que crie uma folha de cálculo online que ambos acedam, usando um programa como o Google Drive. Registe os dias que a ama trabalha e os quilómetros que conduziu cada dia. Quando chegar o dia de pagamento, será fácil calcular quanto lhe deve. Este método também ajuda a registar as horas dela caso precise de pagar horas extra.

Nota: Gasolina e quilometragem não são considerados compensação tributável, então nem você nem a sua ama têm de pagar impostos sobre isso. Para saber mais sobre impostos de ama, contacte a Care.com HomePay.

2. Compensação de taxa fixa

Se registar todos os quilómetros for demasiado complicado, pode também incluir uma linha de taxa fixa para gasolina e quilometragem no recibo de vencimento da ama. Se a ama conduz um número consistente de quilómetros para transportar os seus filhos, esta opção torna as coisas mais fáceis. Mas como estará apenas a estimar as despesas que a ama incorrerá ao usar o carro, certifique-se de comunicar com ela para confirmar que não a está a subpagar. Apenas tenha em mente que esta compensação adicional estará sujeita a impostos.

3. Reembolso por trabalho

Para amas a tempo parcial, o reembolso por trabalho pode ser mais adequado. Se a ama leva periodicamente os seus filhos ou não segue um horário semanal definido para cobrir o transporte das crianças, faz sentido compensá-la cada vez que usa o carro. É uma forma perfeita de dar o reembolso à ama de forma oportuna para que seja imediatamente reembolsada pelas despesas de transporte. Certifique-se de usar a taxa de 58,5 cêntimos por milha do IRS para reembolso para não ter de se preocupar com impostos.

4. Aumento de salário

Algumas famílias simplesmente optam por dar um aumento às amas para cobrir as despesas extra de condução. É uma solução fácil, mas o problema é que tanto você como a ama terão de pagar impostos sobre os salários extra. Faça as contas, mas pode acabar por custar mais.

Discuta estas opções com a sua ama e concordem num sistema que funcione para todos. Certifique-se de incluir os detalhes no contrato da ama. Ainda não tem um? Use este Modelo de Contrato de Ama para começar.

Os Seus Próximos Passos:

• Calcule o seu orçamento global de cuidados.
• Descubra quanto pagar à sua ama.
• Crie uma conta de folha de pagamento.