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Como reembolsar uma babá por gasolina e quilometragem

Quando você contrata uma babá, há muitos detalhes a serem resolvidos. Por exemplo, despesas de condução.

Sua babá leva seus filhos para a escola, brincadeiras ou atividades? Ela faz recados para você? Se sua babá usa seu carro enquanto cuida de seus filhos, ela deve ser compensada por qualquer gasolina que comprar ou pedágio que passar. Se ela usa regularmente seu carro pessoal para levar seus filhos, ela deve ser reembolsada pela gasolina, pedágios e qualquer desgaste em seu carro.

Então, como você deve lidar com o reembolso? Se você mora na Califórnia, Washington, D.C. ou Massachusetts, a lei exige que você reembolse sua babá pelas milhas que ela dirige em seu veículo enquanto está no relógio à taxa exigida pelo IRS de 58,5 centavos por milha. O deslocamento de e para sua casa não conta para o reembolso de milhagem.

Se você não mora em um desses três estados, aqui estão quatro opções para lidar com o reembolso de milhagem. Use o que funciona melhor para a sua situação.

1. Use a taxa de milhagem do IRS
A taxa de reembolso de milhagem padrão do IRS é usada para calcular o custo do gás, manutenção e depreciação de um carro usado para fins comerciais (como fazer recados para famílias ou transportar crianças).

Usar essa taxa de 58,5 centavos de dólar por milha em 2022 é útil porque cobre todas as despesas que sua babá pode incorrer ao usar o carro.

Mas, para que isso funcione, sua babá precisa acompanhar as milhas que dirige para que você use essa taxa. Você também pode fazer com que eles criem uma planilha online que ambos acessem, usando um programa como o Google Drive. Acompanhe os dias em que sua babá trabalha e os quilômetros percorridos por dia. Quando o dia do pagamento chegar, será fácil descobrir quanto você deve a eles. Esse método também ajudará a manter o controle de suas horas caso você precise pagar horas extras.

Observação: Gasolina e quilometragem não são consideradas compensação tributável, portanto, nem você nem sua babá precisam pagar impostos sobre isso. Para saber mais sobre impostos sobre babás, entre em contato com Care.com HomePay.

2. Compensação de taxa fixa
Se acompanhar todas as milhas percorridas for muito trabalhoso, você também pode incluir um item de linha de taxa fixa para gasolina e quilometragem no contracheque de sua babá. Se sua babá dirige um número consistente de quilômetros para transportar seus filhos, essa opção facilita um pouco as coisas. Mas como você estará apenas estimando quais despesas sua babá incorrerá ao usar o carro dela, certifique-se de se comunicar com eles para confirmar que você não está pagando menos. Apenas tenha em mente que esta compensação adicional estará sujeita a impostos.

3. Reembolso por trabalho
Para babás de meio período, o reembolso por trabalho pode ser mais adequado. Se sua babá dirige periodicamente seus filhos ou não segue um cronograma semanal definido para cobrir o transporte das crianças, faz sentido compensá-los cada vez que usarem o carro. É uma maneira perfeita de reembolsar sua babá em tempo hábil, para que ela seja imediatamente reembolsada pelas despesas de transporte. Certifique-se de usar a taxa de IRS de 58,5 centavos por milha para reembolso, para que você não precise se preocupar com impostos.

4. Aumento salarial
Algumas famílias simplesmente optam por dar um aumento às suas babás para cobrir as despesas extras de condução. É uma solução fácil, mas o problema com esse método é que você e sua babá precisam pagar impostos sobre os salários extras. Faça as contas, mas pode acabar custando mais.

Discuta essas opções com sua babá e concorde com um sistema que funcione para todos. Certifique-se de incluir os detalhes em seu contrato de babá. Ainda não tem um? Use este amostra de contrato de babá para começar.

Seus próximos passos:

• Calcule seu orçamento geral de cuidados.
• Descubra o que pagar à sua babá.
• Crie uma conta de folha de pagamento.