Comment rembourser les frais de déplacement de votre nounou (essence, kilométrique)
Embaucher une nounou implique de régler de nombreux détails. Parmi eux : les frais de déplacement.
Votre nounou conduit-elle vos enfants à l'école, aux activités, chez des amis ? Fait-elle des courses pour vous ? Si elle utilise votre véhicule, remboursez-lui l'essence et les péages. Si elle utilise sa voiture personnelle pour transporter vos enfants, elle doit être indemnisée pour le carburant, les péages et l'usure du véhicule.
Comment gérer ce remboursement ? En France, la loi impose le remboursement des frais professionnels engagés par le salarié (Code du travail, art. L.3245-1). Pour les déplacements en véhicule personnel dans le cadre du travail, l'indemnité kilométrique suit le barème officiel de l'administration fiscale (mis à jour annuellement). Le trajet domicile-travail n'est pas concerné.
Option 1 : Appliquer le barème kilométrique officiel
Le barème 2024 (voiture) :
- Jusqu'à 5 000 km/an : 0,636 €/km
- 5 001 à 20 000 km : 0,357 €/km + 1 391 €
- Au-delà : 0,395 €/km
(Barème pour 5 CV et plus; taux différents selon puissance fiscale.)
Cette méthode couvre carburant, entretien, assurance, dépréciation. Votre nounou doit noter les kilomètres parcourus pour le travail (date, trajet, km). Un tableur partagé (Google Sheets) facilite le suivi. À la paie, le calcul est simple. Cela permet aussi de tracer les heures pour d'éventuelles heures sup.
Note : Les indemnités kilométriques dans la limite du barème sont exonérées de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu (sauf excédent).
Option 2 : Forfait mensuel
Si le suivi au kilomètre est trop lourd, convenez d'un forfait mensuel fixe pour les frais de déplacement, indiqué sur le bulletin de paie. Adéquat si les trajets sont réguliers et prévisibles. Vérifiez régulièrement avec la nounou que le forfait couvre bien ses frais réels. Attention : ce forfait est soumis à cotisations et impôt (avantage en nature).
Option 3 : Remboursement à la mission
Pour une nounou à temps partiel ou aux horaires irréguliers, remboursez à chaque déplacement. Idéal pour une réactivité immédiate. Utilisez le barème kilométrique pour éviter la fiscalité.
Option 4 : Augmentation de salaire
Certaines familles augmentent le salaire brut pour « couvrir » les frais. Simple, mais coûteux : l'augmentation génère cotisations patronales + salariales + impôt pour la nounou. Le coût total employeur dépasse souvent le remboursement au barème réel.
Discutez de ces options avec votre nounou et choisissez ce qui convient à tous. Intégrez les modalités dans le contrat de travail. Pas de contrat yet ? Utilisez un modèle de contrat nounou (disponible sur Pajemploi, CESU, sites spécialisés).
Vos prochaines étapes :
- Calculez votre budget garde global
- Déterminez la rémunération nette et brute de votre nounou
- Créez votre espace employeur sur Pajemploi ou CESU
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