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Siete reglas para una comunicación eficaz

Todos nos esforzamos por comunicarnos mejor con cónyuges, hijos, familia, amigos y compañeros de trabajo. Sin embargo, parece que aprender a comunicarse eficazmente con las personas se está convirtiendo en un arte perdido, especialmente en esta era de correo electrónico y mensajes de texto. Aquí tienes siete reglas para una comunicación eficaz que puedes usar en el trabajo, en tus relaciones o en encuentros cotidianos.

Escucha

Escuchar es un método extremadamente valioso para aprender a comunicarse mejor. Ser un buen oyente significa prestar mucha atención a quien habla antes de responder. Piensa en algunos de los mejores entrevistadores que hayas escuchado en tu vida, como Larry King. King hace una pregunta a su invitado, luego escucha en silencio, esperando a oír la respuesta completa antes de hacer otra pregunta o responder. Escuchar cuidadosamente a la otra persona en tu conversación no solo le da el respeto de tu atención, sino que también te permite escuchar y comprender plenamente lo que dice antes de responder.

Usa el lenguaje corporal adecuado

El lenguaje corporal, las expresiones faciales y la postura revelan más pistas visuales sobre tus verdaderos sentimientos de lo que podrías pensar. Ya sea que hables con una persona o un grupo, asegúrate de mantener mucho contacto visual, sonreír y sentarte o pararte erguido. Esto reforzará positivamente tu mensaje y demostrará una actitud atenta e involucrada.

No asumas que tu audiencia está escuchando

A veces las personas se distraen fácilmente, o simplemente malinterpretan la intención de lo que dices, especialmente si la otra persona viene de otro país o si están hablando por teléfono. Hoy en día, cuando tanta gente usa dispositivos de alta tecnología como Blackberrys, iPhones y portátiles, hay una buena probabilidad de que la persona al otro lado del teléfono esté haciendo varias tareas a la vez mientras te habla. Asegúrate de repetir cualquier acuerdo que hayas hecho durante la conversación. Expresa claramente las preocupaciones de la otra parte para que ambos se entiendan sin confusión.

Usa gramática y puntuación correctas

Puede parecer que las reglas de la gramática y la puntuación correctas se han abandonado en la comunicación electrónica moderna, especialmente en correos electrónicos y mensajes de texto. Sin embargo, incluso estas formas de comunicación se benefician de aplicar gramática y puntuación correctas. Nada deja una mala impresión más rápido que alguien que envía un mensaje sin revisarlo y corregir errores. Esta regla es especialmente cierta en el lugar de trabajo. Si aún no lo has hecho, activa el corrector ortográfico en tu programa de correo electrónico para ayudar a detectar errores. Sin embargo, no confíes completamente en los correctores; no siempre detectan todos los pequeños errores tipográficos. Revisa y verifica tus mensajes antes de enviarlos. El efecto en el destinatario puede ser sutil al principio, pero con el tiempo, las personas que reciben tus correos comenzarán a apreciar el cuidado que pones en tus mensajes.

Usa figuras retóricas pero no clichés en tu escritura

Frases comúnmente usadas como decir que alguien que superó un obstáculo tenía "una montaña que escalar" o que alguien que está enfadado con alguien "tiene un hacha que afilar" son clichés: expresiones gastadas y usadas en exceso. Se han escuchado una y otra vez, y ya no tienen el poder de mejorar la comunicación. De hecho, en su libro "Programa de creatividad cerebro izquierdo-cerebro derecho", la autora Laura Hayden dice que los clichés deben evitarse "como la peste", lo cual es irónico porque decir que algo debe evitarse como la peste es un cliché en sí mismo. Su intención, sin embargo, es clara: los clichés deben evitarse rigurosamente en tu escritura.

Sin embargo, a veces usar una figura retórica mejora tu mensaje y, por tanto, tu medio de comunicación eficaz. Por ejemplo, decir que algo "te está matando" en lugar de decir que lo que experimentas es indeseable te ayuda a explicar claramente a tu audiencia tu significado e intención.

Comprende la jerga del sector pero intenta no usarla

Tus posibilidades de comunicarte eficazmente en el trabajo con clientes o proveedores potenciales aumentan exponencialmente cuando comprendes y usas la jerga común de su sector. Por ejemplo, encargar un trabajo de impresión requiere que sepas el tipo de papel, si la impresión será a cuatro colores o no, y si las imágenes de la página requieren un sangrado completo o un margen. Sin embargo, el uso de la jerga de tu sector debe mantenerse al mínimo, a menos que te comuniques con un colega o alguien que trabaje en tu campo.

Sabe cuándo has dicho lo suficiente

Uno de los aspectos más pasados por alto de la comunicación es saber cuándo dejar de hablar, escribir o cuándo estás diciendo demasiado. Esto último es especialmente cierto cuando se trata de dar un discurso o presentación, o durante una entrevista. Por ejemplo, divagar sobre tu vida personal cuando un posible empleador dice "Háblame de ti" probablemente establecerá un tono negativo para la entrevista. En tal caso, el empleador busca información sobre tu vida profesional que te convierta en una gran contratación. Comprender lo que espera tu audiencia y cuándo has dicho lo suficiente te ayudará a comunicarte de forma precisa y eficaz.