Nanny-Lohnabrechnung aufbauen: Stundensatz, Rhythmus, Abzüge, Verträge

Nannys sind unverzichtbar für viele Familien (Doppelverdiener). Ob tägliche Unterstützung oder live-in Familienmitglied: Korrekte Vergütung schützt beide Seiten. Payroll-System sofort nach Einstellung etablieren.

Neun Schritte zum funktionierenden Payroll

1. Stundensatz vereinbaren

Verhandlungssache, aber für schriftlichen Vertrag stundenbasiert festlegen.

2. Zahlungsrhythmus festlegen

Wöchentlich, 14-tägig, monatlich. Wochentag (wöchentl./14-tägig) oder fixes Datum (monatlich) definieren.

3. Abzüge regeln

Arbeitgeberanteile SV &Medicare (für beide Seiten) Pflicht. Nanny-Anteil: abziehen ODER übernehmen. Einkommensteuer-Abzug optional → dann State-Unemployment-Tax-Account &State-Withholding-Account beantragen.

4. Federal Employer Identification Number (FEIN)

IRS-Nummer für alle Bundessteuer-Meldungen. Auch von vielen State-Behörden gefordert.

5. Unfallversicherung (Workers' Comp) abschließen

Pflicht ab Beschäftigungsbeginn – Strafen bei Versäumnis. Sofort erledigen.

6. State-Meldefristen recherchieren

Quartalsweise oder monatlich – State-dependent.

7. W-4 &I-9 von Nanny einholen

W-4: Steuerdaten (Adresse, Name, SSN). I-9: legale Arbeitserlaubnis (Pflicht bei Neueinstellung).

8. Schriftlicher Vertrag (Schritte 1–7)

Alle Punkte vertraglich fixieren. Je ein Exemplar für beide, ideal mit neutralem Zeugen unterschreiben.

9. Zeiterfassung durch Nanny

Vollständiger Stundenzettel (Arbeitszeiten + sonstige Auslagen).