7 tips för att bli en efterfrågad personlig assistent

I en livlig kontorsmiljö är det lätt att förbise en chefs personliga assistent, men de är ofta limmet som håller ihop ett företag. Från att organisera scheman och kommunicera med en rad människor till att förutse deras arbetsgivares behov, personliga assistenter är ansvariga för några av de mest avgörande uppgifterna på en arbetsplats.

Även om de ibland förväxlas med sekreterare, är personliga assistenter – eller kort sagt PA – fokuserade på att hjälpa en individ att ta sig igenom sin dag. Tidigare PA Kyle Elliott, karriärcoachen bakom CaffeinatedKyle.com, noterar att personliga assistenter ibland går utöver administrativa uppgifter och fattar beslut som direkt påverkar människor och företag.

"Att vara personlig assistent är en utmanande men ändå givande position som gör att du kan stödja en annan person med deras affärs- och/eller personliga uppgifter", säger han. "Det är roligt att kunna se att ditt arbete har en positiv, varaktig inverkan på en annan persons liv och verksamhet."

Elliott säger att om du har starka organisatoriska färdigheter, tidigare erfarenhet av projektledning och en kan-göra-attityd kan du vara en utmärkt kandidat för ett jobb som personlig assistent.

Jessica Glazer, rekryteringsdirektör på Montreals MindHR, listar också starka sociala färdigheter, takt och förmågan att multitaska som egenskaper som skapar en kraftfull PA.

"De är grindvakterna och vet absolut allt som händer med en person och ett företag", säger Glazer. "Låt dig inte luras av titeln. De vet allt."

Om du funderar på att bli personlig assistent, eller om du bara vill förbättra din prestation i rollen, överväg dessa experttips för att vara en oumbärlig del av din företagskultur.

1. Var en givare

Arbetare med stora egon kanske vill undvika att söka jobb som personlig assistent, eftersom denna roll handlar om att sätta någon annans behov före dina egna. Glazer kallar det att vara en "givare - någon som tycker om att ta hand om andra och älskar att se någon lyckas på grund av dem."

Det betyder inte att personliga assistenter inte kan få ut mycket av sin roll – långt därifrån! En kunnig personlig assistent kan lära sig om sin bransch genom att arbeta så nära sin chef, färdigheter de kan ta med sig när de bestämmer sig för att gå vidare i sin karriär. De kan också skapa kontakter, nätverka och i allmänhet finna en stor tillfredsställelse i att se hur deras egna insatser kan hjälpa deras chef att blomstra.

2. Kom ihåg det 'personliga' i personlig assistent

Ditt jobb, när det är som mest grundläggande, fokuserar på att hjälpa en person att göra vad de behöver för att lyckas. För att göra det måste du lära känna dem ganska väl. Caleb Backe, affärskonsult för Maple Holistics och certifierad livscoach, säger att om du verkligen vill utmärka dig måste du göra mer än att bara hjälpa din chef i deras vardag.

"Lär känna deras personlighet, deras gillande och ogillar", säger han. "Detta kommer att hjälpa dig att vara uppmärksam på detaljer och bli skicklig på att hantera oförutsedda omständigheter på ett sätt som din chef skulle uppskatta. Den allmänna regeln är:Ju bättre du känner till dem, desto mindre behöver du fråga dem.”

3. Var proaktiv

Fråga vilken chef som helst vad som gör en personlig assistent oumbärlig och de kommer sannolikt att säga något om förmågan att möta sina behov utan att ens bli tillfrågad. Det kan vara så enkelt som att leverera en frukostbagel i exakt rätt ögonblick eller att förbereda dokument för ett viktigt möte.

"En bra personlig assistent vet vad som behöver göras innan de blir tillfrågade, och det kommer med att förstå din chef och deras specifika behov", säger Backe. "I ett försök att göra detta, var uppmärksam på detaljer. Hur de gillar sitt kaffe, vem de är nära och vem de undviker är alla småsaker som kan göra dig till en mer uppmärksam personlig assistent.”

4. Fortsätt växa i din roll

Flexibilitet och förmåga att anpassa sig är nyckelegenskaper för en framgångsrik personlig assistent, och dessa kan gynna dig och din arbetsgivare. Att vara öppen för nya uppgifter och nya idéer hjälper dig inte bara att trivas på ditt jobb, utan det kan leda till större arbetstillfredsställelse överlag.

"Du är aldrig färdig med ditt jobb som personlig assistent", säger Backe. "Se till att ta varje misstag eller misslyckande som en inlärningskurva för att lyckas. Observera din miljö regelbundet för att säkerställa att du växer som personlig assistent, att dina planeringssystem är uppdaterade och att du generellt utvecklas med tjänsten."

5. Var en folkmänniska

Du kommer sannolikt att ha att göra med ett brett spektrum av människor i din position, vilket är anledningen till att interpersonella färdigheter är nyckeln.

"Att ha en trevlig, sympatisk, något utåtriktad personlighet kan ge dig platser som personlig assistent", säger Backe. "Mellanmänskliga färdigheter, även om de inte är nödvändiga, kan räcka långt i den här positionen."

6. Se bortom kontoret

Personliga assistenter är inte bara för upptagna chefer, och de är inte heller begränsade till kontor. Elliott säger att PA:er kan anlitas för att hjälpa alla individer.

"Det här kan vara en kändis, företagsägare, upptagen förälder, you name it", säger han.

Han noterar också att, med den snabba tillväxten av onlineföretag, finns det fler möjligheter än någonsin inom företagsledning online för personliga assistenter.

"Online-företagsledare hjälper entreprenörer att hantera sin verksamhet, vilket gör att företagsägaren kan fokusera på strategi, affärstillväxt och balans mellan arbete och privatliv", säger Elliott.

7. Respektera dina personliga gränser

Att vara personlig assistent handlar om att ta hand om någon annans behov, varför det är lätt att glömma bort sina egna i processen.

“Det kan vara ett mycket stressigt jobb, så kom ihåg att ta hand om dig själv och träna din förmåga att säga 'en sekund, 'håll ut' eller 'inte just nu' om du känner dig överväldigad ", säger Glazer. "Bättre att säga 'nej' än att bränna ut."




Previous:

Next:

SkönhetSjukdomMagenKultur NöjeHälsaLiv