Mall för CV för personlig assistent

Hur man skriver ett bra CV för personlig assistent

Personliga assistenter utför rutinmässiga personliga eller professionella uppgifter – som att boka möten eller sköta ett hushåll – så att deras arbetsgivare är fri att göra andra saker. Till skillnad från en kontorschef eller administrativ assistent arbetar personliga assistenter vanligtvis bara för en person. Beroende på vem de hjälper, kan den personliga assistentens uppgifter inkludera att fungera som evenemangsplanerare, kontorsassistent, personlig shoppare och projektledare i ett. Av den anledningen kommer vad arbetsgivare letar efter när de anlitar en personlig assistent att bero mycket på deras individuella situation. Du bör läsa arbetsbeskrivningen noggrant och leta efter platser där du kan betona hur din tidigare erfarenhet sammanfaller med de specifika uppgifter som arbetsgivaren letar efter. Men det finns några nyckelkomponenter som varje personlig assistents CV bör innehålla - nämligen din kontaktinformation, ett sammanfattande uttalande, arbetslivserfarenhet, utbildning och färdigheter.

Kontaktinformation för personlig assistent CV

Din kontaktinformation kommer sannolikt att vara det första som rekryteringschefen ser, så det är viktigt att göra ett gott intryck. Det primära syftet med det här avsnittet är att låta potentiella arbetsgivare veta hur man når en sökande för en intervju, men det kan också leda dem att se mer information eller färdigheter som inte finns med i ditt CV, till exempel via en personlig webbplats.

Vad ska inkluderas:

• fullständigt namn

• postadress

• telefonnummer

• e-postadress

• personlig webbplats och/eller LinkedIn-sida

• länkar till sidor på sociala medier (om tillämpligt)

Placera informationen högst upp på varje sida i ditt CV för att se till att rekryteringsansvariga inte har några problem att hitta den, och använd lättläst text (inga krångliga typsnitt eller små teckenstorlekar). Du bör korrekturläsa hela ditt CV, men var extra noga med att titta igenom din kontaktinformation för att säkerställa att det inte finns några fel. Ett felskrivet nummer kan göra det omöjligt för en arbetsgivare att nå dig – och ett sådant misstag kommer med största sannolikhet att bli en deal-breaker för en personlig assistent-tjänst.

Sammanfattning för personliga assistenter

Även kallad "professionell profil" eller "sammanfattning av kvalifikationer", har det här avsnittet väckt en häftig debatt i världen för att skriva CV, men många experter är överens om att det är ett måste - särskilt för de vars senaste arbetslivserfarenhet kanske inte är helt i linje med platsannonsen. Studier visar att rekryterare i genomsnitt bara spenderar 6 sekunder på att titta på ett givet CV, så du vill fånga deras uppmärksamhet så snabbt som möjligt – och hålla kvar den. En sammanfattning, precis under dina kontaktuppgifter, gör det lättare för arbetsgivaren att snabbt se varför en kandidat är kvalificerad för tjänsten. Se det som din hiss-pitch. Du har bara några sekunder på dig att övertyga någon att anställa dig – vad behöver de veta?

Vad ska inkluderas:

• Skriv 3-5 korta meningar (antingen i punktlistor eller ett stycke) som lyfter fram viktiga delar av din erfarenhet eller färdighetsuppsättning som är – och detta är nyckeln – direkt relaterat till jobbet du söker. Läs jobbannonsen noggrant för att identifiera nyckelord och försök att arbeta in dem i din sammanfattning.

• Förutom relevant erfarenhet och kompetens, se till att inkludera en eller två anmärkningsvärda prestationer som du förväntar dig att uppnå i den nya positionen också.

Återuppta erfarenhet för personliga assistenter

Det här avsnittet stödjer ditt sammanfattande uttalande genom att utveckla vad du har gjort och varför det är viktigt för just den här jobbannonsen. Det här är kött- och potatisdelen av ditt CV, där du visar den potentiella arbetsgivaren vad du har åstadkommit under din karriär och vad du kanske kan ta med dig till bordet som deras nya personliga assistent. Precis som det sammanfattande uttalandet vill du skräddarsy det här avsnittet så att det inkluderar saker som är relevanta för den nya tjänsten, men det finns flera viktiga saker som alla erfarenhetsavsnitt bör inkludera.

Vad ska inkluderas:

• Företag eller organisationer där du har arbetat och deras platser

• Positioner du har haft och den tidsperiod du haft dem

• 2-5 specifika, relevanta ansvarsområden och prestationer i en punktlista för varje roll eller företag. Varje punkt bör börja med ett starkt handlingsverb. (T.ex. Ökad, genomförd, tillhandahållen, etc.)

Ditt CV är inte tänkt att vara en uttömmande lista över allt arbete du någonsin har gjort. Du kanske inte inkluderar varje uppgift du gjorde i varje position - eller ens varje jobb du någonsin har haft. Erfarenhetssektionen är tänkt att bara ge en ögonblicksbild av vad du gjorde i tidigare positioner för att göra dig kvalificerad för jobbet du söker nu. Att lista alla dina ansvarsområden eller prestationer tvingar din potentiella arbetsgivare att sålla igenom massor av information bara för att hitta det de vill veta. Inkludera bara dina starkaste, mest relevanta uppgifter och prestationer, var noga med att peka ut hur ditt arbete hjälpte individen eller företaget. Slutförde du ett projekt under budget? Ledde ditt arbete till en ökad närvaro vid årliga evenemang? När det är möjligt, lägg till en siffra för att säkerhetskopiera ditt anspråk. Ex. "Ökade författarens Twitterföljare med 10 procent på ett enda år."

Det är också viktigt att notera att din "erfarenhet" inte bara behöver vara betald, heltidsanställning - deltidsjobb, praktikplatser och till och med volontärarbete kan alla inkluderas om du arbetar i dessa positioner var relevant för jobbet du söker. På samma sätt är det OK om några av dina tidigare jobbtitlar verkar orelaterade till det område du försöker bryta dig in i, så länge du kan visa att den erfarenhet du fick där kan tillämpas på den nya positionen. Med det sagt, om något inte matchar totalt är det okej att utelämna det helt eller gruppera liknande positioner. Ex. "Ytterligare tjänster inkluderade servitris- och matserveringsjobb på Företag A (År-År), Företag B (År-År) och Företag C (År-År)."

Organisation

Det vanligaste sättet att lista arbetshistoriken är kronologiskt, med början på de senaste positionerna och går tillbaka i tiden därifrån. Arbetsgivare brukar gilla det här formatet eftersom det ger dem en inblick i någons karriärutveckling och för att de (ärligt talat) är mest bekanta med det.

Ett kronologiskt CV är dock inte det enda alternativet. Om du byter karriär eller har långa luckor i din arbetshistoria, kanske du istället vill välja att använda ett mindre traditionellt format, som ett funktionellt CV. I ett funktionellt CV skulle du fortfarande nämna relevanta prestationer och inkludera nyckelord, men din erfarenhet är grupperad efter tema istället för position (t.ex. "Project Management Experience" eller "Customer Service Experience"), med bara benen i din arbetshistoria anges i ett separat avsnitt som punktpunkter nedan utan någon ytterligare beskrivning Ex. "Projektledare, företag A, 2010-2012."

Utbildningskrav för personliga assistenter

Utbildningsdelen av ditt CV är din chans att visa upp specialiserad eller avancerad utbildning. För de flesta arbetsgivare är erfarenhet viktigare än utbildning, men det kan fortfarande vara bra att inkludera även om en platsannons inte nämner en specifik examen eftersom det kan hjälpa dig att skilja dig från konkurrenterna.

Vad ska inkluderas:

• Börja med din senaste examen, ange varje examen du tjänade och året du tjänade in den (eller månaden och året du förväntar dig att tjäna den.)

• Skolans namn och dess plats

• Större/mindre fält eller betoningar (om relevant för tjänsten)

• GPA (om över 3.0 och du nyligen tog examen eller är på väg att ta examen)

Alternativa beskrivningar

Det här avsnittet lämpar sig väl för enkla examina som en kandidatexamen eller associerad, men det är inte det enda sättet att lyfta fram avancerad utbildning. Om du till exempel gick på college men aldrig slutade, kan du fortfarande lista det på ditt CV. Uteslut helt enkelt examenssektionen och ersätt den med antalet poäng du tjänade när du gick. Ex. "Universitetsnamn, 2010-2012, Collegetown, WA, avslutade 22 poäng." På samma sätt, om du inte har mycket direkt erfarenhet för jobbet du söker till men har tagit relevanta högskolekurser, kan du inkludera dessa kurser i utbildningssektionen under rubriken "relaterade kurser." Se bara till att inte lista mer än 3-5 kurser. Allt för att säga, såvida inte utbildning nämns specifikt i platsannonsen, behöver du inte inkludera den. Om du tror att din utbildning kan skada dina chanser att bli anställd, utelämna den och använd utrymmet istället för att lyfta fram din erfarenhet eller speciella kompetens.

Obs:Såvida du inte för närvarande går på gymnasiet eller om jobbet uttryckligen nämner att sökande har ett gymnasieexamen, bör du inte inkludera det på ditt CV - särskilt om du redan har högre examen eller någon högskola erfarenhet du kan ta med istället.

Placering

Även om det inte är en hård och snabb regel bör sökande med fem eller fler års erfarenhet ange sin utbildning efter sin arbetslivserfarenhet, medan nyutexaminerade eller de med liten erfarenhet bör ange utbildning före sin arbetshistoria — poängen är att sätta det som får dig att se bättre ut överst.

Exempel på färdigheter i personlig assistent

Färdighetslistan - ibland listad som "kvalifikationer" - är ett bra ställe att lyfta fram relevanta förmågor som du har utvecklat under din karriär som inte nämns specifikt någon annanstans i ditt CV. Dessa inkluderar både "hårda" färdigheter - som att kunna ett program eller andraspråk - och "mjuka" färdigheter som är svårare att kvantifiera, såsom muntlig och skriftlig kommunikation eller tidshantering. Precis som din sammanfattning av kvalifikationer och erfarenhet, bör detta avsnitt skräddarsys för varje position du söker genom att använda nyckelord från arbetsbeskrivningen. Till exempel, om ett inlägg nämner att hantera kalendrar, se till att inkludera alla kalenderprogram som du är bekant med, som Microsoft Outlook eller Google Kalender.

Vad ska inkluderas:

• >

  Redovisningsförmåga Ex. "budgetering, inköp, avstämning, inköp"

• >

  Administrativ kompetens Ex. "arrangera resor, korrespondens, evenemangsplanering, arkivering, upprätthålla scheman, anteckningar, kontorshantering, schemaläggning"

• Kommunikationsförmåga, inklusive andra språk som talas och/eller skrivs Ex. "konversation på spanska både skriftligt och muntligt, hantera förfrågningar, korrekturläsning"

• >

  Personliga färdigheter Ex. "diskretion, flexibilitet, multi-tasking, organisation, teamledning, arbeta självständigt"

• >

  Teknikkunskaper, särskilt kunskap om specifika datorprogram Ex. "Microsoft Office 365 Suite, skapande av instrumentpaneler, databashantering, presentationsförberedelse, rapportutformning"

Det bör noteras att alla färdigheter du nämner inte behöver komma från endast betalda, professionella positioner du har haft. Många värdefulla färdigheter kan utvecklas under skolprojekt, volontärtjänster och till och med sköta ditt eget hem.

Allmänna tips för CV:n för personlig assistent

Korrekturläs, korrekturläs, korrekturläs. Läs igenom varje rad, var extra noga med att kontrollera om det finns felstavningar, felaktig ordanvändning (t.ex. deras, där, de finns) och stavfel, samt stavningar och var de företag/program du nämner. Personliga assistenter är ofta ansvariga för att vara extra uppmärksamma på detaljer, så fel i ditt CV kan signalera till anställningschefen att du inte klarar uppgiften.

Prioritera klarhet framför estetik. Det kan vara frestande att lägga till rynka typsnitt, ramar eller andra konstnärliga flor, men om inte grafisk design eller visuell kreativitet är en del av arbetsbeskrivningen, kanske du vill hålla det enkelt. Använd lättlästa typsnitt som Times New Roman eller Calibri i standardstorlek (10-12 punkters teckensnitt), och gör rubriker – som “utbildning” och “erfarenhet” – fetstilta och/eller något större för att göra dem lätta att hitta .

CV är inte rätt plats att vara blygsam. Om du verkligen känner att du var drivkraften bakom en viss prestation får du gärna inkludera den. Om du tror att något var mer av en laginsats, undvik att använda fraser som "hjälpt till att åstadkomma" och fokusera istället på vad du gjorde personligen och hur det bidrog till ett positivt resultat.

Var specifik och kortfattad. Undvik att använda alltför breda eller generiska fraser eller jargong med dina beskrivningar. Till exempel, "Planerade ett internationellt toppmöte för 50+ delegater, inklusive att arrangera resor och boende för alla deltagare" är mycket starkare än "Organiserade evenemang och gjorde researrangemang." Inkludera på samma sätt endast information som är relevant för tjänsten på max en till två sidor. Även sökande med årtionden av erfarenhet kan minska sitt CV till en enda sida genom att vara mycket selektiva om vad de inkluderar och se till att allt på sidan är direkt relevant för jobbannonsen. Om du känner att det finns mycket mer du vill lyfta fram kan du alltid inkludera det på din personliga webbplats eller LinkedIn-sida, som du kan ange i din kontaktinformation.

Mall för CV för personlig assistent

(Klicka här för att ladda ner den här CV-mallen för personlig assistent som pdf.)

Sarah Jones
123 Privet Drive, Springfield, WA 40069 | 555-555-5555
email@email.com | linkedin.com/sarahjones

Sammanfattning av kvalifikationer

• Exceptionellt organiserad personlig assistent med 5+ års erfarenhet inom både privat och företagssektor

• Detaljorienterad, självmotiverad proffs med demonstrerad förmåga att lära sig när du är på språng, multitaska och klara ambitiösa deadlines

• IAAP-certifierad och utbildad i QuickBooks, Microsoft Office 365 och Dropbox

Erfarenhet

Personlig assistent, 2017 – nuvarande
Person A | Springfield, WA

• Schemalägg alla personliga och professionella möten och påminn chefen om kommande möten

• Hantera konfidentiella dokument och korrespondens med gott omdöme, inklusive de som är relaterade till medicinska möten och procedurer

• Mata in och organisera kontaktinformation för mer än 500+ personliga och professionella kontakter

• Designat ett innovativt filhanteringssystem för både personliga och affärsdokument som sparar kunden värdefull tid varje vecka

Kontorschef, 2015 – 2017
Företag A | Springfield, WA

• Reviderade utgifter och förhandlade med leverantörer för att spara kunden mer än 3 000 USD i överkostnader och onödiga utgifter under räkenskapsåret 2017

• Identifierat och köpt material för att fylla på kontorsmaterial

Administrativ assistent, 2012 – 2015
Företag B | Springfield, WA

• Planerade alla företagsevenemang, inklusive att underlätta leverantörsval och förhandlingar, inköp och inbjudningar

• Skapade presentationer för chefer i Microsoft PowerPoint

• Arrangerade resor och boende för chefer, inklusive transport till och från flygplatsen

Utbildning

Bachelor of Arts — engelska, 2012
Springfield College, Springfield, WA

Särskilda färdigheter

• IAAP-certifierad

• Kvalificerad i Microsoft Office 365, QuickBooks, Dropbox

• Behärskar spanska flytande, både i tal och skrift

• Utmärkta färdigheter i tidshantering

• Kan att snabbt och exakt göra anteckningar under möten

Fler exempel på CV för personlig assistent:

• VD personlig assistent

• Executive Assistant

• Virtuell personlig assistent

• Hushållschef

• Kändis personlig assistent