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Questões de emprego de cuidados infantis em casa

Responsabilidades, taxa de pagamento, impostos

Questões de emprego em cuidados infantis em casa Um prestador de cuidados infantis que cuida do seu filho em sua casa, em vez da sua, geralmente não é considerado seu funcionário, mas é conhecido como contratado independente. Se você, em vez da babá ou da agência de babás, controlar o trabalho da babá, você é um empregador. Você quer ter um contrato de trabalho escrito em vigor. Ter um contrato de trabalho escrito ajuda a tornar o relacionamento mais tranquilo e fornece um método para resolver os problemas antes que eles apareçam.
Além disso, como empregador, você tem várias responsabilidades legais das quais precisa estar ciente. Você pode ser obrigado a reter certos impostos sobre a folha de pagamento, às vezes chamados de impostos de babá, do cheque de pagamento da babá e pagá-los ao Internal Revenue Service. Você pode ser responsável por impostos estaduais também. Também existem estatutos estaduais e federais que se aplicam ao relacionamento comercial entre você e a babá, talvez da mesma forma que seu próprio local de trabalho pode ser regulamentado.

Lembre-se de que este artigo é apenas uma visão geral de suas possíveis responsabilidades fiscais e legais. Consulte um especialista em impostos ou um advogado para obter conselhos específicos sobre o que você é ou não obrigado a apresentar ou pagar se contratar um provedor de cuidados infantis em casa.

O Contrato de Trabalho
Depois de ter escolhido a babá de sua preferência, é aconselhável formalizar sua relação profissional com um contrato de trabalho. Ao contrário do aplicativo, este deve ser um documento abrangente, com o maior número possível de termos do seu contrato registrados por escrito. A principal razão para ter um contrato com termos específicos é ajudar a evitar que sua babá o acuse de quebra de contrato se você decidir rescindir o vínculo empregatício. Segue-se uma discussão de algumas das partes mais importantes do acordo.

Partes
Certifique-se de especificar as pessoas que devem ser vinculadas pelo acordo. Isso significa a babá, você e seu cônjuge (se aplicável). Inclua os endereços de todas as partes.

Responsabilidades do prestador de cuidados infantis/Descrição do trabalho
Descreva quais tarefas você deseja que a babá execute em relação ao trabalho de cuidar de crianças. (O trabalho doméstico adicional é discutido em uma seção posterior.) Seja minucioso ao incluir as categorias gerais de atividades que você deseja que a babá realize, mas deixe a flexibilidade nos detalhes. Por exemplo, exija que a babá facilite o aprendizado, mas não limite os métodos pelos quais ela pode fazer isso. Forneça exemplos de atividades educacionais, mas declare que a lista não se limita às especificadas.

Data de início/Prazo do contrato
Diferencie entre a data de celebração do contrato e a data de início do vínculo empregatício. Se forem duas datas separadas, ambas devem ser incluídas no contrato. A data do contrato é a data em que o vínculo empregatício é firmado. A data de início indica quando começam as responsabilidades de cuidar da babá e o dever dos pais de pagar à babá. Além disso, forneça uma data de término ou um período de tempo específico para a vigência do contrato. Um mandato de um ou dois anos é bastante típico.

Taxa de pagamento/horas extras
Os salários devem ser muito específicos. A taxa de pagamento deve ser expressa em termos horários, diários ou semanais. Se for esperado que a babá preste serviços de babá acima e além de seu horário normal de trabalho, o pagamento de horas extras deve ser designado por escrito. Se possível, explique no contrato as circunstâncias em que as horas extras seriam solicitadas – por exemplo, a quantidade de aviso prévio que a babá poderia esperar antes de ser chamada para ficar até tarde no trabalho.

Impostos
Os impostos de emprego na situação de babá são discutidos neste artigo. Para fins do contrato de babá, você desejará definir qual parte é responsável por remeter os impostos necessários do pagamento da babá para a agência estadual ou federal apropriada. Certos impostos devem ser retidos pelo empregador, enquanto outros podem ser pagos por qualquer uma das partes em nome da babá. Este último tipo de imposto pode ser retido e pago pelo empregador somente se a babá concordar.

Horário de trabalho, folgas remuneradas, seguro Horário de trabalho
É necessário informar exatamente em que horas e dias da semana a babá é responsável pelo trabalho. Se o seu horário de trabalho varia de semana para semana, você deve incluir um texto declarando que esse é o caso e que a babá receberá seu horário de trabalho dentro de 24 horas após você recebê-lo. Se você espera que seu horário mude em algum momento no futuro, deixe espaço para mudanças no contrato, estabelecendo que você pode alterar o horário de trabalho da babá com uma certa antecedência (se possível, pelo menos duas semanas de antecedência ser preferível).
Crianças Adicionais
Mesmo que você não planeje ter mais filhos, seria uma boa ideia incluir uma provisão cobrindo pagamento extra para crianças extras. Se seus planos acabarem mudando por algum motivo, você terá um problema a menos para se preocupar. Se você discutir essa possibilidade com antecedência, poderá determinar como sua babá se sente ao cuidar de outra criança, principalmente um recém-nascido.

Férias, feriados e dias de doença
Os dias de folga pagos para a babá precisam estar explícitos no acordo. Indique os feriados pagos pelo nome. Se um feriado cair em um fim de semana e você deseja dar à babá outro dia de folga como feriado de compensação, especifique qual dia será. Se você deseja que os dias de folga correspondam ao seu próprio horário de trabalho e não sabe quais dias serão feriados para você de ano para ano, informe que você notificará os feriados pagos em uma determinada data - por exemplo, por 1º de dezembro do ano anterior ao do feriado.

Seguro
O seguro em uma situação de babá geralmente se refere a dois tipos diferentes de apólices:automóvel e saúde. Se você quiser que a babá leve seus filhos para atividades em seu carro, você vai querer adicioná-la ao seu seguro como motorista coberto. Se você espera que ela use seu próprio veículo, você pode lidar com isso de algumas maneiras. Você pode comprar um seguro auto para ela, mas isso pode ser caro. Você pode concordar em pagar parte do prêmio do seguro dela, mas então você vai querer incluir no contrato uma exigência de que ela lhe apresente uma prova, provavelmente a cada seis meses, de que ela tem seguro automóvel suficiente.

No mínimo, você deve exigir que a babá tenha os seguintes tipos de seguro:

• seguro de pagamentos médicos , que cobre as despesas médicas incorridas por um condutor ou seus passageiros como resultado de um acidente;



• seguro de responsabilidade civil por danos pessoais , que cobre reclamações de terceiros por lesões corporais;



• responsabilidade por danos materiais , para pagar indenização por danos à propriedade pessoal de outrem, resultantes de um acidente automobilístico causado pela babá; e,



• seguro de responsabilidade civil do motorista não segurado/com seguro insuficiente , que paga as despesas incorridas em um acidente com outro motorista com cobertura de seguro insuficiente ou com um motorista atropelado.

Alguns estados têm requisitos legais para o valor mínimo de seguro de responsabilidade que um motorista deve ter; no entanto, os mandatos de leis estaduais muitas vezes não vão longe o suficiente. Para seguro de responsabilidade civil, a apólice deve incluir limites de despesas com danos pessoais no valor mínimo de US$ 100.000 por pessoa ou US$ 300.000 por acidente.
Esteja ciente, no entanto, de que algumas apólices de seguro não cobrem um acidente que ocorra enquanto sua babá estiver realizando tarefas de trabalho para você. Sob uma doutrina legal chamada respondeat superior , um empregador pode ser legalmente responsabilizado pelas ações de um empregado que são cometidas durante o curso do emprego. Um exemplo seria um acidente de carro que ocorre enquanto a babá está levando as crianças para a escola. Se a babá será coberta por sua própria apólice ou pela sua, verifique cuidadosamente para ter certeza de que você não será pessoalmente responsável pelos danos que ela possa causar.

A principal razão pela qual algumas famílias oferecem seguro de saúde para suas babás é atrair os melhores candidatos para o cargo. Infelizmente, o seguro de saúde para um membro que não é da família pode ser extremamente caro para comprar. Por esse motivo, se você está pensando em fornecer seguro a ela, deve discutir com sua babá em potencial se ela deseja cobertura de saúde e, em caso afirmativo, se ela aceitaria um salário menor em troca disso. Ela já pode estar coberta por sua própria apólice ou pela apólice de seu cônjuge. Qualquer que seja a decisão de ambos, inclua os termos em seu contrato por escrito.

Despesas, regras da casa, disciplina Despesas
Dependendo do número e das idades das crianças em sua casa, pode haver uma variedade de atividades extracurriculares para as quais sua babá terá que dirigir. Além disso, você pode querer que ela leve seus filhos em passeios, como uma ida ao cinema, à sorveteria ou ao boliche. Você pode fornecer dinheiro à babá antecipadamente ou simplesmente reembolsá-la depois que ela enviar os recibos de suas despesas. Em qualquer caso, você deve exigir que ela obtenha sua aprovação prévia antes de levar as crianças em uma excursão, para que você não seja pego de surpresa com uma conta não planejada de atividades.
Se a babá estiver usando o carro da família para transporte, você não precisará se preocupar com as despesas de quilometragem. Quando a babá usa seu próprio carro, no entanto, você pode oferecer reembolso por quilômetro. A quantidade, é claro, está aberta a acordo. Uma diretriz é a dedução de despesas de milhagem padrão do Internal Revenue Service, que é de 40,5 centavos de dólar por milha (em 2005).

Regras da casa
Fornecer uma lista de regras da casa dá à babá um guia para as regras que ela e as crianças devem seguir. Qualquer política que você espera que seja aplicada deve ser incluída nesta seção. A seguir estão apenas algumas possibilidades para você considerar:

• regras sobre os amigos das crianças que entram na casa;
• regras que limitam a quantidade de televisão que as crianças podem assistir;
• regras que estabelecem limites para jogos eletrônicos de computador ou portáteis;
• regras que proíbem lanches não saudáveis;
• requisitos para tarefas a serem realizadas pelas crianças; e,
• limites de uso do telefone pela babá e pelas crianças.

Métodos de Disciplina Aceitáveis
Descreva abordagens de disciplina aceitáveis ​​e inaceitáveis. Você já deve estar familiarizado com a filosofia de sua babá em relação à disciplina desde sua entrevista inicial, mas colocá-la por escrito enfatiza ainda mais sua própria filosofia. Espancamentos ou outras formas de punição corporal (física) não devem ser permitidas, de acordo com a grande maioria dos especialistas. Tempo limite e redirecionamento são boas formas de disciplina para crianças mais novas; os mais velhos podem ser sensíveis ao castigo ou tirar algum outro privilégio ou item valioso. Obviamente, seu método de correção preferido é aquele que você deve exigir de sua babá.
Deveres Adicionais/Trabalhos Domésticos
Você quer ser o mais completo possível com sua lista de tarefas adicionais que espera. Liste não apenas as tarefas que você espera que a babá execute, mas também as tarefas pelas quais ela não é responsável. Seja muito claro, para que não haja mal-entendidos. Se você quiser que a babá assuma as tarefas domésticas, certifique-se de discutir isso com antecedência e, em seguida, descreva as tarefas no contrato. Se possível, indique também com que frequência você espera que as tarefas sejam feitas. Algumas tarefas domésticas devem ser realizadas diariamente, enquanto outras precisam ser feitas apenas uma vez por semana.

Ao mesmo tempo, você deve antecipar que pode haver alguns deveres que você deseja que a babá lide e que você não tenha pensado em estabelecer no contrato. Por esse motivo, você pode querer incluir uma declaração de que outras tarefas não específicas podem ser exigidas da babá de tempos em tempos.

Revisão anual/aumentos salariais
Se você encontrou uma boa babá, você vai querer mantê-la, oferecendo-lhe aumentos salariais regulares, geralmente anuais. Você pode colocar certo no contrato que ela receberá um certo percentual de aumento a cada ano. No entanto, pode ser melhor não se comprometer com um valor definido, mas sim fazer com que o aumento dependa de uma revisão anual. Na revisão, dê à babá uma avaliação de seu desempenho no trabalho no ano passado. Com base em quão feliz você está com os cuidados infantis que sua babá está fornecendo, você pode decidir que tipo de aumento dar a ela.

Emergências, formulários de consentimento, rescisão Emergências
Seja muito claro sobre o procedimento que você deseja que a babá siga em caso de emergência, especialmente uma emergência médica. Claro, se ocorrer um ferimento grave, incêndio ou crime, a babá primeiro deve chamar o pessoal de emergência, provavelmente ligando para o 911. Caso contrário, a babá deve entrar em contato com você imediatamente. Mantenha todos os números de telefone de trabalho e celular listados em um local visível perto do telefone e certifique-se de que a babá esteja ciente da localização da lista.
Formulários de consentimento/autorização
No caso de uma emergência médica, especialmente se a babá não puder entrar em contato com os pais, é crucial que a babá tenha autorização por escrito para procurar tratamento para as crianças. Os pais devem preencher e assinar um formulário de consentimento para cada um de seus filhos que nomeie especificamente a babá e a autorize a obter serviços de emergência, como assistência paramédica ou atendimento hospitalar, conforme necessário.

Liberação de Filhos
Pode haver ocasiões em que um membro de sua família estendida queira levar seus filhos para um deleite. Talvez o amigo do seu filho ligue querendo convidá-lo para brincar. Você pode querer tratar cada uma dessas solicitações caso a caso e fazer com que a babá entre em contato com você no trabalho para ver se você aprova que ela libere seu filho para o parente ou vizinho. Por outro lado, você pode sentir que sempre que sua mãe quiser levar seu filho ao parque, está tudo bem para você, e a babá deve deixar seu filho ir.

Você deve esclarecer qualquer política com a qual se sinta confortável e, se houver alguém para quem você deseja que a babá libere as crianças sem precisar entrar em contato com você primeiro, você deve listá-los especificamente no acordo. Você deve apresentá-los à babá o mais rápido possível assim que seu emprego começar, para que ela esteja familiarizada com eles. Sempre que você permitir que seu filho saia de casa com uma pessoa que a babá não conhece, como o pai de um amigo de seu filho, você deve exigir que a babá verifique a identidade da pessoa solicitando identificação. Claro, você vai querer que o outro pai saiba que sua babá pedirá identificação, para que o pai não seja pego de surpresa e possivelmente fique ofendido.

Despesas de realocação
Se você tem uma babá que se mudou de fora da cidade especificamente para esta posição, você pode especificar se está pagando ou não algum dos custos da mudança. Seja claro sobre as despesas tanto para a mudança para sua cidade quanto para o retorno dela ao final do relacionamento com o cuidador. Algumas famílias concordam em pagar alguns ou todos esses custos para recrutar a melhor babá possível. Se você não estiver disposto a contribuir para essas despesas, inclua uma cláusula no contrato de que a babá é responsável por seus próprios custos de mudança. É mais provável que isso aconteça em uma situação de babá ao vivo.

Rescisão/Avisos
O contrato deve estabelecer o método adequado para terminar a relação de trabalho por qualquer das partes. A menos que haja questões envolvendo danos iminentes às crianças ou à propriedade de sua família, é cortês e profissional notificar a outra parte da intenção de rescindir o contrato. Se você é quem está terminando o contrato, você deve dar tempo à babá – com pagamento – para encontrar outro emprego. Se a babá decidir terminar o relacionamento, ela deve continuar trabalhando por um período de pelo menos várias semanas para permitir que você faça outros arranjos de cuidados infantis. Coloque seus requisitos de aviso por escrito no contrato.

Mesmo que você tenha todas as disposições necessárias em relação à separação com sua babá por escrito, assinada por ambas as partes, o processo real de rescisão do contrato de trabalho da babá pode desencadear reações imprevistas, incluindo sua recusa em desocupar sua casa voluntariamente. Isso não quer dizer que seu contrato de trabalho escrito não tenha sentido, mas que você deve tomar cuidado para abordar o maior número possível de contingências no contrato. Um contrato completo ajudará a colocá-lo em uma base legal firme, caso seja necessário tomar alguma medida para concluir sua associação com a babá ou au pair. (O término do relacionamento entre os pais e o prestador de cuidados infantis são discutidos em geral em Terminando o Relacionamento com o Cuidado Infantil.)

Imposto de renda, previdência social, FICA Impostos para babás
O seguinte é um resumo geral de sua obrigação para os chamados impostos de babá .
Retenção de Imposto de Renda
Você não precisa reter o imposto de renda federal do salário de sua babá, pois ela é a responsável pelo pagamento do imposto. Se ela quiser, ela pode esperar até apresentar sua declaração anual de imposto de renda federal para pagar qualquer imposto que ela deva. Se a babá quiser que você retenha o imposto de renda e você concordar em fazê-lo, você precisará pagar os valores retidos ao IRS. Além disso, ela terá que fornecer a você um formulário W-4 completo do IRS, o Certificado de Subsídio de Retenção do Funcionário . Este formulário informa quantos subsídios seu funcionário está solicitando, com base em várias deduções, créditos e outros ajustes de renda. Você precisa saber o número de licenças para calcular a retenção adequada.

Independentemente de você realmente reter o imposto de renda para sua babá, se algum imposto de renda ou babá for devido, você deverá informar o salário da babá. Para fazer isso, arquive um Agendamento H (Formulário 1040) junto com sua própria declaração de imposto, com vencimento em 15 de abril . Você também informará os salários da babá à Administração do Seguro Social (SSA) preenchendo a Cópia A do Formulário W-2 do IRS, Declaração de Salário e Imposto , juntamente com o Formulário W-3 do IRS, Transmissão de declarações de salários e impostos .

Antes de 31 de janeiro ^st do ano após o ano em que você pagou o salário à sua babá, você deve fornecer a ela as cópias B, C e 2 do formulário W-2. Para arquivar corretamente o W-2 e outros documentos necessários junto ao SSA ou IRS, você precisará solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) do IRS. Para solicitar um EIN, você deve preencher e enviar um Formulário SS-4 do IRS, Application for Employer Identification Number .

Alguns assalariados de baixa renda são elegíveis para um crédito de imposto federal chamado Crédito de renda obtida (EIC). Como empregador, você também precisa estar ciente do EIC, pois pode ter certas obrigações em decorrência do crédito.

Se você concordar em reter o imposto de renda para sua babá, mas quando tentar calcular o valor da retenção, as tabelas de impostos indicam que nada precisa ser retido (porque a renda dela está abaixo de um certo nível, você deve notificar sua babá do EIC. Há várias maneiras de fazer isso. A maneira mais comum é fornecer a ela a Cópia B do formulário W-2. A notificação adequada deve ser enviada até 31 de janeiro ^st do ano seguinte ao ano em que a babá pode reivindicar o crédito. O IRS sugere que o empregador da família ajude a notificar a funcionária do EIC se seus salários não atingirem o nível máximo elegível do EIC (US$ 31.030 em 2005).

Alguns funcionários que podem reivindicar o EIC também têm direito ao pagamento antecipado do EIC. Se sua babá fornecer a você um formulário W-5 do IRS completo, o Certificado de pagamento antecipado de crédito de renda obtida , você terá que calcular quanto pagar. Como este é um crédito fiscal, você também reduzirá o valor do imposto de renda federal e da retenção do FICA pelo valor do pagamento antecipado do EIC. Se você estiver na posição de ter que fazer um pagamento EIC antecipadamente, consulte a Publicação 15 do IRS, Guia Fiscal do Empregador , para ajudar no cálculo do valor a pagar.

Impostos da Previdência Social e Medicare (FICA)
FICA significa Federal Insurance Contributions Act e refere-se aos impostos da Previdência Social e Medicare que são retidos do salário de um funcionário, além do imposto de renda federal e estadual. Você não tem que pagar impostos FICA sobre os salários de sua babá, a menos que você pague a ela $ 1.400 ou mais em salários em dinheiro a cada ano (para o ano fiscal de 2005). Além disso, você não precisa pagar esses impostos se os salários estiverem sendo pagos ao seu cônjuge, filho menor ou pai. No entanto, há uma exceção quando se trata de seu pai. Se você é divorciado e não se casou novamente, viúvo ou seu cônjuge é deficiente e não pode cuidar de seus filhos, e seus filhos têm menos de 18 anos, você deve contar o salário que paga a um avô para cuidar das crianças. Se o salário total exceder $ 1.400, você deverá reter os impostos FICA. A responsabilidade da FICA é de 15,3% do salário em dinheiro do funcionário, o que significa que você não conta o valor dos benefícios de emprego que você dá à sua babá. Dos 15,3%, você e sua babá são responsáveis ​​por metade do valor, ou 7,65%. No entanto, o empregador muitas vezes simplesmente paga o valor total em vez de retê-lo, proporcionando um benefício extra para a babá.

Desemprego, impostos estaduais, Formulário I-9, FLSA Impostos de desemprego
Se você pagar salários de US$ 1.000 ou mais em um trimestre de 2005, você também deverá pagar imposto federal trabalhista (FUTA), que geralmente é 0,8% dos salários pagos até que os salários ultrapassem US$ 7.000. Depois disso, não há responsabilidade pelo imposto federal de desemprego, embora você possa ser obrigado a pagar o imposto estadual de desemprego.
Impostos Estaduais
Além da retenção federal e da responsabilidade FICA, você também pode ter que reter ou declarar imposto de renda estadual sobre os salários da babá. Além disso, os estados podem exigir que os empregadores paguem pelo seguro de compensação dos trabalhadores. As leis dos estados variam nessas áreas, portanto, certifique-se de obter aconselhamento fiscal competente ao contratar uma babá.

Verificação de qualificação para emprego
Depois de contratar uma babá e se tornar um empregador, você e a babá são obrigados a preencher um Formulário I-9 do Serviço de Cidadania e Imigração dos Estados Unidos (USCIS - anteriormente Serviço de Imigração e Naturalização (INS)) como a Verificação de Qualificação de Emprego .

Você não é obrigado a preencher o formulário com o governo federal. Guarde-o para seus registros, porque a lei exige que você o tenha disponível para inspeção pelas autoridades federais competentes, se necessário. Você deve manter o I-9 por mais três anos após contratar sua babá ou um ano após o término do vínculo empregatício.

Para preencher sua parte do I-9, você deve revisar certos documentos que comprovem que sua babá é legalmente elegível para trabalhar nos Estados Unidos. Ela precisa fornecer documentação que mostre (1) sua identidade e (2) elegibilidade para o emprego. Alguns documentos são adequados para mostrar ambos, mas alguns mostram apenas um ou outro. Por exemplo, um passaporte dos Estados Unidos servirá como prova de identidade e elegibilidade. A carteira de motorista, no entanto, mostrará apenas a identidade, e a babá também terá que fornecer uma prova de elegibilidade, como um cartão do Seguro Social. Uma lista completa dos documentos apropriados está incluída no Formulário I-9. Uma cópia pode ser obtida online em www.uscis.gov.

Salário Mínimo e Leis
Como empregador, você deve cumprir outras leis trabalhistas estaduais e federais. A Lei de Padrões de Trabalho Justo federal (FLSA) rege o salário mínimo e o pagamento de horas extras para funcionários cobertos. Embora os arranjos casuais de babá não estejam sujeitos ao FLSA, trabalhadores domésticos, como babás em tempo integral, devem receber um salário mínimo. O pagamento de horas extras no valor de uma vez e meia o salário regular do empregado deve ser pago por horas trabalhadas acima de quarenta por semana. (No entanto, esta parte da lei não se aplica a babás que moram em casa.)

Onde a lei do salário mínimo estadual difere da lei federal, o maior dos dois é o salário que você deve pagar. A maioria dos estados que têm suas próprias leis de salário mínimo determinam o mesmo valor que o governo federal. Um punhado de estados exige um salário mínimo mais alto.

OBSERVAÇÃO: Os trabalhadores com menos de 20 anos têm um salário mínimo mais baixo nos primeiros 90 dias consecutivos de trabalho ou até que o trabalhador complete 20 anos, o que ocorrer primeiro. Depois disso, o salário mínimo sobe para o valor normal.