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Questões de Emprego no Cuidado Infantil Domiciliar

Responsabilidades, taxa de pagamento, impostos

Questões de Emprego no Cuidado Infantil Domiciliar

Um provedor de cuidado infantil que cuida do seu filho na casa dela em vez da sua geralmente não é considerado seu empregado, mas é conhecido como um contratante independente. Se você, em vez da babá ou da agência de babás, controla o trabalho da babá, você é um empregador. Você vai querer ter um acordo de emprego escrito em vigor. Ter um acordo de emprego escrito ajuda a fazer o relacionamento funcionar mais suavemente e fornece um método para abordar problemas antes que eles surjam.

Também como empregador, você tem várias responsabilidades legais das quais precisa estar ciente. Você pode ser obrigado a reter certos impostos de folha de pagamento, às vezes chamados de impostos de babá, do contracheque da babá, e pagá-los ao Internal Revenue Service. Você pode ser responsável por impostos estaduais também. Também existem estatutos estaduais e federais que se aplicam ao relacionamento comercial entre você e a babá, talvez da mesma forma que seu próprio local de trabalho pode ser regulado.

Por favor, tenha em mente que este artigo é destinado apenas como uma visão geral de suas potenciais responsabilidades fiscais e legais. Consulte um especialista em impostos ou advogado para aconselhamento específico sobre o que você é ou não é obrigado a arquivar ou pagar se contratar um provedor de cuidado infantil domiciliar.

O Acordo de Emprego
Uma vez que você decidiu sobre seu candidato preferido de babá, é aconselhável formalizar seu relacionamento profissional com um acordo de emprego. Diferente da inscrição, este deve ser um documento abrangente, com o maior número possível de termos do seu acordo memorializados por escrito. (Um acordo de emprego de exemplo está incluído no Apêndice D.) A principal razão para ter um contrato com termos específicos é ajudar a prevenir sua babá de acusá-lo de quebra de contrato se você decidir terminar o relacionamento de emprego. Uma discussão de algumas das partes mais importantes do acordo segue.

Partes
Certifique-se de especificar as pessoas que devem ser vinculadas pelo acordo. Isso significa a babá, você, e seu cônjuge (se aplicável). Inclua os endereços de todas as partes.

Responsabilidades do Provedor de Cuidado Infantil/Descrição do Cargo
Descreva quais tarefas você quer que a babá realize relativas ao trabalho de fornecer cuidado infantil. (Trabalho doméstico adicional é discutido em uma seção posterior.) Seja minucioso ao incluir as categorias gerais de atividades que você deseja que a babá empreenda, mas deixe flexibilidade nos detalhes. Por exemplo, exija que a babá facilite o aprendizado, mas não limite os métodos pelos quais ela pode realizar isso. Forneça exemplos de atividades educacionais, mas declare que a lista não se limita àquelas que são especificadas.

Data de Início/Prazo do Contrato
Diferencie entre a data em que o contrato é firmado e a data em que o emprego deve começar. Se forem duas datas separadas, ambas devem ser incluídas no contrato. A data do acordo é a data em que o relacionamento de emprego é firmado. A data de início indica quando as responsabilidades de cuidado da babá e o dever dos pais de pagar a babá começam. Também forneça uma data de término ou um período específico para a vida do acordo. Um prazo de um ou dois anos é bastante típico.

Taxa de Pagamento/Horas Extras
Salários devem ser muito específicos. A taxa de pagamento deve ser expressa em termos horários, diários ou semanais. Se a babá pode ser esperada para fornecer serviços de babá acima e além de suas horas normais de trabalho, pagamento de horas extras deve ser designado por escrito. Se possível, explique no contrato as circunstâncias sob as quais trabalho de horas extras seria solicitado — por exemplo, a quantidade de aviso prévio que a babá poderia esperar antes de ser chamada para ficar até tarde no trabalho.

Impostos
Impostos de emprego na situação de babá são discutidos neste artigo. Para fins do acordo de babá, você vai querer definir qual parte é responsável por remeter os impostos necessários do pagamento da babá para a agência estadual ou federal adequada. Certos impostos devem ser retidos pelo empregador enquanto outros podem ser pagos por qualquer parte em nome da babá. Este último tipo de imposto pode ser retido e pago pelo empregador apenas se a babá concordar.

Horas de trabalho, dias de folga remunerados, seguro

Horas de Trabalho
É necessário declarar exatamente quais horas e dias da semana a babá é responsável por trabalhar. Se seu horário de trabalho varia de semana para semana, você deve incluir linguagem declarando que este é o caso, e que a babá receberá seu horário de trabalho dentro de 24 horas de você recebê-lo. Se você espera que suas horas mudem em algum momento no futuro, deixe espaço para mudança no contrato, prevendo que você pode mudar as horas de trabalho da babá com uma certa quantidade de aviso prévio (se possível, pelo menos duas semanas de aviso seria preferível).

Crianças Adicionais
Mesmo se você não planeja ter mais filhos, seria uma boa ideia incluir uma disposição cobrindo pagamento extra para crianças extras. Se seus planos acabarem mudando por algum motivo, você terá uma questão a menos com que se preocupar. Se você discutir tal possibilidade com antecedência, pode determinar como sua babá se sente sobre assumir o cuidado de outra criança — particularmente um recém-nascido.

Férias, Feriados e Dias de Doença
Dias de folga remunerados para a babá precisam ser explícitos no acordo. Declare os feriados pagos pelo nome. Se um feriado cai em um fim de semana e você deseja dar à babá outro dia de folga como feriado compensatório, especifique qual dia será. Se você quer que os dias de folga correspondam ao seu próprio horário de trabalho, e você não sabe quais dias serão feriados para você de ano para ano, declare que você dará aviso dos feriados pagos até uma certa data — por exemplo, até 1º de dezembro do ano anterior ao ano em que os feriados devem ser dados.

Seguro
Seguro em uma situação de babá geralmente se refere a dois tipos diferentes de apólices — automóvel e saúde. Se você quer que a babá leve seus filhos a atividades no seu carro, você vai querer adicioná-la ao seu seguro como motorista coberta. Se você espera que ela use seu próprio veículo, você pode lidar com isso de duas maneiras. Você pode comprar seguro auto para ela, mas isso pode ser caro. Você pode concordar em pagar parte do prêmio do seguro dela, mas então você vai querer incluir no contrato uma exigência de que ela apresente a você prova, provavelmente a cada seis meses, de que ela tem seguro automóvel suficiente.

No mínimo, você deve exigir que a babá tenha os seguintes tipos de seguro:

• seguro de pagamentos médicos, que cobre despesas médicas incorridas por um motorista ou seus passageiros como resultado de um acidente;
• seguro de responsabilidade por danos pessoais, que cobre reclamações de outros por lesões corporais;
• responsabilidade por danos à propriedade, para pagar reclamações por danos à propriedade pessoal de outro, resultantes de um acidente de carro causado pela babá; e,
• seguro de responsabilidade por motorista sem seguro/subsegurado, que paga despesas incorridas em um acidente seja com outro motorista que tem cobertura de seguro insuficiente, ou com um motorista que foge do local.

Alguns estados têm requisitos estatutários para a quantidade mínima de seguro de responsabilidade que um motorista deve ter; no entanto, a lei estadual muitas vezes não vai longe o suficiente. Para seguro de responsabilidade, a apólice deve incluir limites de despesas por danos pessoais no valor mínimo de $100.000 por pessoa ou $300.000 por acidente.

Esteja ciente, no entanto, que algumas apólices de seguro não cobrirão um acidente que ocorre enquanto sua babá está realizando deveres de trabalho para você. Sob uma doutrina legal chamada respondeat superior, um empregador pode ser responsabilizado legalmente pelas ações de um empregado que são cometidas durante o curso do emprego. Um exemplo seria um acidente de carro que ocorre enquanto a babá está levando as crianças para a escola. Se a babá será coberta pela própria apólice ou pela sua, verifique minuciosamente para ter certeza de que você não será pessoalmente responsável por danos que ela possa causar.

A principal razão pela qual algumas famílias oferecem seguro saúde às suas babás é para atrair os melhores candidatos para a posição. Infelizmente, seguro saúde para um não-membro da família pode ser extremamente caro para comprar. Por essa razão, se você está considerando fornecer a ela seguro, você deve discutir com sua babá em potencial se ela quer cobertura de saúde, e se sim, se ela aceitaria um salário menor em troca. Ela já pode ser coberta por sua própria apólice ou a do cônjuge. O que vocês dois decidirem, inclua os termos no seu acordo escrito.

Despesas, regras da casa, disciplina

Despesas
Dependendo do número e idades das crianças na sua casa, pode haver uma variedade de atividades extracurriculares que sua babá terá que dirigir. Além disso, você pode querer que ela leve seus filhos em passeios, como uma ida ao cinema, à sorveteria, ou ao boliche. Você pode fornecer à babá dinheiro adiantado, ou simplesmente reembolsá-la depois que ela enviar recibos por suas despesas. Em qualquer caso, você deve exigir que ela obtenha sua aprovação prévia antes de levar as crianças em uma excursão, para que você não seja pego de surpresa com uma conta não planejada para atividades.

Se a babá está usando o carro da família para transporte, você não precisará se preocupar com despesas de quilometragem. Quando a babá usa seu próprio carro, no entanto, você pode desejar oferecer reembolso com base por milha. O valor, claro, está aberto a acordo. Uma diretriz é a dedução padrão de despesa de quilometragem do Internal Revenue Service, que é 40,5 centavos por milha (em 2005).

Regras da Casa
Fornecer uma lista de regras da casa dá à babá um guia para as regras que ela e as crianças são obrigadas a seguir. Qualquer política que você espere que seja aplicada deve ser incluída nesta seção. As seguintes são apenas algumas possibilidades para você considerar:

• regras sobre amigos das crianças entrando na casa;
• regras limitando a quantidade de televisão que as crianças podem assistir;
• regras definindo limites em computadores ou jogos eletrônicos portáteis;
• regras proibindo lanches não saudáveis;
• requisitos para tarefas a serem realizadas pelas crianças; e,
• limites no uso do telefone pela babá e pelas crianças.

Métodos Aceitáveis de Disciplina
Descreva abordagens aceitáveis e inaceitáveis à disciplina. Você já deve estar familiarizado com a filosofia da sua babá sobre disciplina desde sua entrevista inicial, mas colocá-la por escrito enfatiza sua própria filosofia ainda mais. Palmadas ou outras formas de punição corporal (física) não devem ser permitidas, de acordo com a grande maioria dos especialistas. Tempos de pausa e redirecionamento são boas formas de disciplina para crianças mais novas; crianças mais velhas podem responder a restrição ou retirada de algum outro privilégio ou item precioso. Obviamente, seu próprio método preferido de correção é o que você deve exigir da sua babá.

Deveres Adicionais/Trabalho Doméstico
Você quer ser o mais minucioso possível com sua lista de deveres adicionais que espera. Liste não apenas as tarefas que você espera que a babá realize, mas também os trabalhos pelos quais ela não é responsável. Seja muito claro, para que não haja mal-entendidos. Se você quer que a babá assuma tarefas de limpeza, certifique-se de discutir isso com antecedência, então descreva os deveres no acordo. Se possível, também declare com que frequência você espera que as tarefas sejam feitas. Algumas tarefas domésticas devem ser realizadas diariamente, enquanto outros trabalhos precisam ser feitos apenas uma vez por semana.

Ao mesmo tempo, você deve antecipar que pode haver alguns deveres que você vai querer que a babá lide que você não pensou em estabelecer no acordo. Por essa razão, você pode querer incluir uma declaração de que outras tarefas não específicas podem ser requeridas da babá de tempos em tempos.

Revisão Anual/Aumentos Salariais
Se você encontrou uma boa babá, você vai querer mantê-la oferecendo aumentos salariais regularmente — geralmente anualmente. Você pode colocar no contrato que ela receberá um aumento de certa porcentagem a cada ano. No entanto, pode ser melhor não se comprometer com um valor fixo, mas sim tornar o aumento contingente a uma revisão anual. Na revisão, dê à babá uma avaliação do desempenho do trabalho dela no ano passado. Baseado em quão feliz você está com o cuidado infantil que sua babá está fornecendo, você pode decidir que tipo de aumento dar a ela.

Emergências, formulários de consentimento, rescisão

Emergências
Seja muito claro sobre o procedimento que você deseja que a babá siga em caso de emergência — especialmente uma emergência médica. Claro, se uma lesão séria, incêndio, ou crime ocorre, a babá primeiro deve chamar pessoal de emergência, mais provavelmente ligando para 190 (no Brasil) ou 911 (nos EUA). Caso contrário, a babá deve entrar em contato com você imediatamente. Mantenha todos os números de trabalho e celular listados em um local conspícuo perto do telefone, e certifique-se de que a babá esteja ciente da localização da lista.

Formulários de Consentimento/Autorização
No caso de uma emergência médica, especialmente se a babá não puder alcançar os pais, é crucial que a babá tenha autoridade escrita para buscar tratamento para as crianças. Os pais devem preencher e assinar um formulário de consentimento para cada uma de suas crianças que nomeie especificamente a babá e a autorize a obter serviços de emergência, como assistência de paramédicos ou cuidados hospitalares, conforme necessário.

Liberação de Crianças
Podem haver ocasiões em que um membro da sua família estendida queira levar seus filhos para um passeio. Talvez o amigo do seu filho ligue querendo convidar seu filho para um encontro. Você pode desejar tratar cada uma dessas solicitações caso a caso e ter a babá entrar em contato com você no trabalho para ver se você aprova ela liberar seu filho para o parente ou vizinho. Por outro lado, você pode sentir que a qualquer momento que sua mãe quiser levar seu filho ao parque, está perfeitamente bem com você, e a babá deve deixar seu filho ir.

Você deve esclarecer qualquer política com a qual se sinta confortável, e se há alguém que você quer que a babá libere as crianças sem ter que entrar em contato com você primeiro, você deve listá-los especificamente no acordo. Você deve ter certeza de apresentá-los à babá o mais rápido possível uma vez que o emprego dela comece, para que ela esteja familiarizada com eles. Sempre que você permitir que seu filho saia de casa com uma pessoa que a babá não conhece, como o pai do amigo do seu filho, você deve exigir que a babá verifique a identidade da pessoa solicitando identificação. Claro, você vai querer deixar o outro pai saber que sua babá vai pedir identificação, para que o pai não seja pego de surpresa e possivelmente fique ofendido.

Despesas de Realocação
Se você tem uma babá que se realocou de fora da cidade especificamente para esta posição, você pode desejar especificar se está ou não pagando algum dos custos de realocação. Seja claro sobre despesas tanto para a mudança para sua cidade quanto para seu retorno para casa no final do relacionamento de cuidador. Algumas famílias concordam em pagar alguns ou todos esses custos para recrutar a melhor babá possível. Se você não está disposto a contribuir para essas despesas, inclua uma disposição no acordo de que a babá é responsável por seus próprios custos de mudança. Isso é mais provável de surgir em uma situação de babá que more no local.

Rescisão/Avisos
O contrato deve estabelecer o método adequado para encerrar o relacionamento de emprego por qualquer das partes. A menos que haja questões envolvendo dano iminente às crianças ou à sua propriedade doméstica, é cortês e profissional dar à outra parte aviso da intenção de rescindir o acordo. Se você é quem está encerrando o contrato, você deve dar à babá tempo — com pagamento — para encontrar outro emprego. Se a babá decide encerrar o relacionamento, ela deve continuar trabalhando por um período de pelo menos várias semanas para permitir que você faça outros arranjos de cuidado infantil. Coloque seus requisitos de aviso por escrito no acordo.

Mesmo se você tiver todas as disposições necessárias sobre a separação com sua babá por escrito, assinadas por ambas as partes, o processo real de rescindir o emprego da babá pode desencadear reações imprevistas, incluindo sua recusa em desocupar sua casa voluntariamente. Isso não quer dizer que seu acordo de emprego escrito é sem sentido, mas que você deve ter cuidado para abordar o máximo de contingências possível no acordo. Um contrato completo ajudará a colocá-lo em terreno legal firme, caso seja necessário tomar qualquer ação para concluir sua associação com a babá ou au pair. (Rescisão do relacionamento entre os pais e o provedor de cuidado infantil são discutidos geralmente em Rescisão do Relacionamento de Cuidado Infantil.)

Imposto de renda, previdência social, FICA

Impostos de Babá
O seguinte é um resumo geral de sua obrigação para os chamados impostos de babá.

Retenção de Imposto de Renda
Você não precisa reter imposto de renda federal dos salários da sua babá, porque ela é a responsável por pagar o imposto. Se ela escolher, ela pode esperar até arquivar sua declaração de imposto de renda federal anual para pagar qualquer imposto que deva. Se a babá quiser que você retenha imposto de renda, e você concordar em fazê-lo, então você precisará pagar os valores retidos ao IRS. Também, ela terá que fornecer a você um Formulário W-4 completo do IRS, o Certificado de Isenção de Retenção do Empregado. Este formulário diz a você quantas isenções seu empregado está reivindicando, baseado em várias deduções, créditos e outros ajustes de renda. Você precisa saber o número de isenções para calcular a retenção adequada.

Independentemente de você realmente reter o imposto de renda para sua babá, se quaisquer impostos de renda ou de babá forem devidos, você será obrigado a reportar os salários da babá. Para fazer isso, arquive um Schedule H (Formulário 1040) junto com sua própria declaração de imposto, que vence em 15 de abril. Você também reportará os salários da babá à Administração da Seguridade Social (SSA) arquivando a Cópia A do Formulário W-2 do IRS, Declaração de Salário e Imposto, junto com o Formulário W-3 do IRS, Transmissão de Declarações de Salário e Imposto.

Antes de 31 de janeiro do ano seguinte ao ano em que você pagou salários à sua babá, você deve fornecer a ela as Cópias B, C e 2 do formulário W-2. Para arquivar corretamente o W-2 e outros documentos necessários com a SSA ou IRS, você precisará solicitar um Número de Identificação do Empregador (EIN) do IRS. Para solicitar um EIN, você deve completar e arquivar um Formulário SS-4 do IRS, Solicitação de Número de Identificação do Empregador.

Alguns trabalhadores de renda mais baixa são elegíveis para um crédito fiscal federal chamado Crédito de Renda Obtida (EIC). Como empregador, você também precisa estar ciente do EIC, porque pode ter certas obrigações como resultado do crédito.

Se você concordar em reter imposto de renda para sua babá, mas quando você tentar calcular o valor da retenção, as tabelas de impostos indicarem que nada é necessário ser retido (porque a renda dela está abaixo de um certo nível), você deve dar à sua babá aviso do EIC. Existem várias maneiras de fazer isso. A maneira mais comum é fornecer a ela a Cópia B do formulário W-2. O aviso adequado deve ser dado até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano em que a babá poderia reivindicar o crédito. O IRS sugere que o empregador da ajuda doméstica dê ao empregado aviso do EIC se seus salários não estiverem no nível máximo elegível do EIC ($31.030 em 2005).

Alguns empregados que podem reivindicar o EIC também têm direito a receber o EIC adiantado. Se sua babá fornecer a você um Formulário W-5 completo do IRS, o Certificado de Pagamento Adiantado do Crédito de Renda Obtida, você terá que calcular quanto pagar. Como este é um crédito fiscal, você também reduzirá a quantidade de retenção de imposto de renda federal e FICA pelo valor do pagamento adiantado do EIC. Se você se encontrar na posição de ter que fazer um pagamento adiantado do EIC, consulte a Publicação 15 do IRS, Guia Fiscal do Empregador, para ajuda no cálculo do valor a pagar.

Impostos de Seguridade Social e Medicare (FICA)
FICA significa Federal Insurance Contributions Act e refere-se a impostos de Seguridade Social e Medicare que são retidos dos salários de um empregado além do imposto de renda federal e estadual. Você não precisa pagar impostos FICA sobre os salários da sua babá a menos que você pague a ela $1.400 ou mais em salários em dinheiro por ano (para ano fiscal 2005). Além disso, você não precisa pagar esses impostos de forma alguma se os salários estão sendo pagos ao seu cônjuge, filho menor, ou pai. No entanto, há uma exceção quando se trata do seu pai. Se você é divorciado e não recasou, viúvo, ou seu cônjuge é deficiente e não pode cuidar dos seus filhos, e seus filhos são menores de 18 anos, você deve contar os salários que paga a um avô para cuidar das crianças. Se o total dos salários exceder $1.400, você será obrigado a reter impostos FICA. A responsabilidade FICA é 15,3% dos salários em dinheiro do empregado, o que significa que você não conta o valor dos benefícios de emprego que dá à sua babá. Dos 15,3%, você e sua babá são cada um responsável por metade do valor, ou 7,65%. No entanto, o empregador frequentemente simplesmente paga o valor total em vez de retê-lo, fornecendo um benefício extra à babá.

Desemprego, impostos estaduais, Formulário I-9, FLSA

Impostos de Desemprego
Se você pagar salários de $1.000 ou mais em um trimestre civil de 2005, você também é obrigado a pagar imposto federal de desemprego (FUTA), que é geralmente 0,8% dos salários pagos até que os salários excedam $7.000. Após isso, não há responsabilidade por imposto federal de desemprego, embora você possa ser obrigado a pagar imposto estadual de desemprego.

Impostos Estaduais
Além da retenção federal e responsabilidade FICA, você pode ter que reter ou reportar imposto de renda estadual sobre os salários da babá também. Além disso, estados podem exigir que empregadores paguem seguro de compensação de trabalhadores. As leis dos estados variam nestas áreas, então certifique-se de obter aconselhamento fiscal competente ao contratar uma babá.

Verificação de Elegibilidade de Emprego
Uma vez que você contrata uma babá e se torna um empregador, tanto você quanto a babá são obrigados a completar um Formulário I-9 do Serviço de Cidadania e Imigração dos Estados Unidos (USCIS — anteriormente o Serviço de Imigração e Naturalização (INS)), também conhecido como Verificação de Elegibilidade de Emprego.

Você não é obrigado a arquivar o formulário preenchido com o governo federal. Mantenha-o para seus registros, porque a lei exige que você o tenha disponível para inspeção pelas autoridades federais adequadas se necessário. Você deve manter o I-9 pelo maior de três anos após contratar sua babá ou um ano após o término do relacionamento de emprego.

Para você completar sua parte do I-9, você é obrigado a revisar certos documentos provando que sua babá é legalmente elegível para trabalhar nos Estados Unidos. Ela precisa fornecer a você documentação que mostre (1) sua identidade e (2) elegibilidade de emprego. Alguns documentos são adequados para mostrar ambos, mas alguns mostram apenas um ou o outro. Por exemplo, um passaporte dos Estados Unidos servirá como prova de ambos identidade e elegibilidade. Uma carteira de motorista, no entanto, mostrará apenas identidade, e a babá também terá que lhe dar prova de elegibilidade, como um cartão de Seguro Social. Uma listagem completa de documentos apropriados está incluída com o Formulário I-9. Uma cópia pode ser obtida online em www.uscis.gov.

Salário Mínimo e Leis
Como empregador, você tem que cumprir outras leis trabalhistas estaduais e federais. O Fair Labor Standards Act (FLSA) federal rege salário mínimo e pagamento de horas extras para empregados cobertos. Embora arranjos casuais de babá não estejam sujeitos ao FLSA, trabalhadores domésticos, como babás em tempo integral, devem receber salário mínimo. Pagamento de horas extras no valor de uma vez e meia o salário regular do empregado deve ser pago por horas trabalhadas em excesso de quarenta por semana. (No entanto, esta parte da lei não se aplica a babás que moram no local.)

Onde a lei estadual de salário mínimo difere da lei federal, o maior dos dois é o salário que você deve pagar. A maioria dos estados que têm suas próprias leis de salário mínimo mandata o mesmo valor que o governo federal. Um punhado de estados exige um salário mínimo mais alto.

NOTA: Trabalhadores com menos de 20 anos têm um salário mínimo menor para os primeiros 90 dias consecutivos de emprego ou até que o trabalhador complete 20 anos, o que vier primeiro. Depois disso, o salário mínimo sobe para o valor regular.