7 savjeta kako postati zahtjevan osobni asistent

U užurbanom uredskom okruženju, lako je previdjeti osobnog asistenta menadžera, ali oni su često ljepilo koje drži društvo na okupu. Od organiziranja rasporeda i komunikacije s nizom ljudi do predviđanja potreba njihovog poslodavca, osobni asistenti odgovorni su za neke od najvažnijih zadataka na radnom mjestu.

Iako se ponekad brkaju s tajnicama, osobni asistenti - ili, ukratko, PA - usredotočeni su na pomoć jednom pojedincu da prođe dan. Bivši PA Kyle Elliott, trener karijere iza CaffeinatedKyle.com, napominje da ponekad osobni asistenti nadilaze administrativne zadatke i donose odluke koje izravno utječu na ljude i tvrtke.

"Biti osobni asistent izazovna je, ali isplativa pozicija koja vam omogućuje da podržite drugu osobu u njihovim poslovnim i/ili osobnim zadacima", kaže on. “Zabavno je vidjeti da vaš rad ima pozitivan, trajan utjecaj na život i poslovanje druge osobe.”

Elliott kaže da ako imate jake organizacijske vještine, prethodno iskustvo u upravljanju projektima i stav can-do, možete biti izvrstan kandidat za posao osobnog asistenta.

Jessica Glazer, direktorica za zapošljavanje u montrealskom MindHR-u, također navodi snažne društvene vještine, takt i sposobnost obavljanja više zadataka kao osobine koje čine moćan PA.

"Oni su vratari i znaju apsolutno sve što se događa s osobom i društvom", kaže Glazer. “Ne dajte se zavarati naslovom. Oni sve znaju.”

Ako razmišljate o tome da postanete osobni asistent ili jednostavno želite poboljšati svoju izvedbu u ulozi, razmotrite ove stručne savjete za nezamjenjiv dio kulture vaše tvrtke.

1. Budite darivatelj

Radnici s velikim egom možda će htjeti izbjeći prijavu za posao osobnog asistenta, jer se u ovoj ulozi stavljaju tuđe potrebe ispred svojih. Glazer to naziva "davateljem - netko tko uživa u brizi o drugima i voli vidjeti da netko uspijeva zbog njih."

To ne znači da osobni asistenti ne mogu puno izvući iz svoje uloge – daleko od toga! Pametan osobni asistent može naučiti o svojoj industriji kroz blisku suradnju sa svojim menadžerom, vještine koje mogu ponijeti sa sobom kada odluče krenuti naprijed u svojoj karijeri. Oni također mogu uspostaviti veze, umrežiti se i općenito pronaći veliko zadovoljstvo gledajući kako njihovi vlastiti napori mogu pomoći njihovom menadžeru da napreduje.

2. Zapamtite 'osobno' u osobnom asistentu

Vaš je posao, u svom najosnovnijem obliku, usmjeren na pomoć jednoj osobi da učini ono što joj je potrebno za uspjeh. Da biste to učinili, morat ćete ih prilično dobro upoznati. Caleb Backe, poslovni savjetnik za Maple Holistics i certificirani life coach, kaže ako stvarno želite biti izvrsni, morate učiniti više od samo pomaganja svom šefu u svakodnevnom životu.

"Upoznajte njihovu osobnost, što im se sviđa i ne sviđa", kaže on. “To će vam pomoći da obratite pozornost na detalje i postanete vješti u suočavanju s nepredvidivim okolnostima na način koji bi vaš šef cijenio. Opće je pravilo:što ih bolje poznaješ, manje ih moraš pitati.”

3. Budite proaktivni

Pitajte bilo kojeg rukovoditelja što osobnog asistenta čini nezamjenjivim i vjerojatno će reći nešto o sposobnosti da zadovolji svoje potrebe, a da ga ne pitaju. To bi moglo biti jednostavno kao isporuka peciva za doručak u točno pravom trenutku ili priprema dokumenata za važan sastanak.

"Sjajan osobni asistent zna što treba učiniti prije nego što ga se zamoli, a to dolazi s razumijevanjem vašeg šefa i njegovih specifičnih potreba", kaže Backe. “U pokušaju da to učinite, obratite pozornost na detalje. Kako vole svoju kavu, s kim su bliski i koga izbjegavaju samo su male stvari koje mogu uvelike učiniti od vas pažljivijim osobnim asistentom."

4. Nastavite rasti u svojoj ulozi

Fleksibilnost i sposobnost prilagodbe ključne su osobine uspješnog osobnog asistenta, a one mogu koristiti vama i vašem poslodavcu. Otvorenost za nove zadatke i nove ideje ne samo da će vam pomoći da napredujete u svom poslu, već može dovesti do sveukupnog većeg zadovoljstva poslom.

"Nikada niste završili svoj posao osobnog asistenta", kaže Backe. “Svaku pogrešku ili neuspjeh shvatite kao krivulju učenja za uspjeh. Redovito promatrajte svoje okruženje kako biste bili sigurni da rastete kao osobni asistent, da su vaši sustavi planiranja ažurni i da se općenito razvijate s pozicijom.”

5. Budite ljudi

Vjerojatno ćete imati posla s širokim rasponom ljudi na svojoj poziciji, zbog čega su međuljudske vještine ključne.

"Ako imate ugodnu, simpatičnu, pomalo otvorenu osobnost, možete dobiti mjesta kao osobni asistent", kaže Backe. “Međuljudske vještine, iako nisu bitne, mogu biti daleko na ovoj poziciji.”

6. Pogledajte dalje od ureda

Osobni asistenti nisu samo za zaposlene rukovoditelje, a nisu ograničeni ni na urede. Elliott kaže da se osobne osobe mogu unajmiti da pomognu svakom pojedincu.

"Ovo može biti slavna osoba, vlasnik tvrtke, zauzeti roditelj", kaže on.

Također napominje da, s brzim rastom online poslovanja, postoji više mogućnosti u upravljanju internetskim poslovanjem za osobne asistente nego ikad.

"Menadžeri online poslovanja pomažu poduzetnicima upravljati svojim poslovanjem, dopuštajući vlasniku tvrtke da se usredotoči na strategiju, poslovni rast i ravnotežu između posla i života", kaže Elliott.

7. Poštujte svoja osobna ograničenja

Biti osobni asistent znači brinuti se o tuđim potrebama, zbog čega je u tom procesu lako zaboraviti svoje.

„To može biti vrlo stresan posao, stoga ne zaboravite paziti na sebe i vježbajte svoju sposobnost da kažete 'jednu sekundu, 'čekaj' ili 'ne sad' ako se osjećaš preopterećeno ”, kaže Glazer. "Bolje reći 'ne' nego izgorjeti."




Previous:

Next: