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Impôts et paie de la nounou :instructions étape par étape pour le configurer

Félicitations ! Vous avez trouvé une nounou que vous aimeriez embaucher. Maintenant quoi? Sachez que dès que votre nounou accepte votre offre d'emploi, vos responsabilités en tant qu'employeur commencent. Cela signifie mettre les termes de votre relation de travail dans un contrat, décider des avantages et établir la paie. Cela signifie également se conformer aux réglementations nationales et fédérales, y compris ce que beaucoup de gens appellent les "taxes de nounou".

Les taxes sur les nounou font référence aux charges salariales fédérales et étatiques et aux responsabilités fiscales que les familles doivent gérer lorsqu'elles embauchent une nounou pour travailler chez elles.

"Nous avons en fait des nounous qui nous contactent pour travailler pour nous parce que nous payons légalement", explique Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, qui a embauché plusieurs nounous. "Cela coûte un peu plus cher que de ne pas payer légalement, mais cela en vaut vraiment la peine."

Bien que le respect de ces lois étatiques et fédérales signifie que vous ne risquez pas d'être condamné à des amendes pour évasion fiscale, il y a aussi des avantages pour les soignants. Les nounous deviennent éligibles aux allocations de chômage de l'État, et un historique de paiement traçable leur permet de faire des choses comme demander des cartes de crédit, louer un appartement ou louer une voiture.

Suivez cette simple liste de contrôle de conformité et vous pourrez répondre aux exigences définies par l'IRS et votre état.

1. Sachez que votre nounou doit être classée comme employée de maison.

L'IRS a statué qu'à de très rares exceptions près, les nounous sont des employées des familles pour lesquelles elles travaillent, et non des entrepreneurs indépendants. Ceci indépendamment du nombre d'heures travaillées, des salaires versés ou de ce qui est écrit dans un contrat de travail. Cela signifie que votre nounou devrait recevoir un formulaire W-2, plutôt qu'un formulaire 1099, pour déposer ses impôts. La classification erronée des travailleurs est considérée comme une forme d'évasion fiscale et constitue un risque que vous ne devriez pas être prêt à prendre.

2. Obtenez les numéros d'identification fiscale des employeurs fédéraux et d'État.

Afin de produire des déclarations auprès de l'IRS et de l'État, vous devrez obtenir un numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) ainsi que des numéros d'identification fiscale de l'État pour l'assurance-chômage et, le cas échéant , les impôts sur le revenu de l'État. Ces numéros d'identification fiscale vous identifient en tant qu'employeur familial et vous devez en faire la demande dès que votre nounou accepte votre offre d'emploi.

3. Déposez un rapport de nouvelle embauche auprès de l'État.

Tous les employeurs sont tenus de déposer un rapport de nouvelle embauche auprès de leur État immédiatement après chaque nouvelle embauche. Cliquez ici pour trouver l'agence qui supervise ce processus dans votre état.

4. Retenez les impôts fédéraux et éventuellement étatiques sur le salaire de votre nounou à chaque période de paie.

"Les impôts sur le revenu ne doivent techniquement pas être retenus pour un employé de maison, mais les familles devraient le faire de toute façon afin que leur soignant n'ait pas à budgétiser lui-même les impôts", déclare Tom Breedlove. , directeur principal de Care.com HomePay. "Si la famille ne fait pas de retenue et que l'aidant attend jusqu'à la saison des impôts pour résoudre ce problème, il peut être soumis à des pénalités pour sous-paiement."

Vous saurez combien d'impôts sur le revenu retenir auprès de votre nounou en fonction de la façon dont elle remplit son formulaire W-4 et son formulaire de retenue d'état (en supposant que vous vivez dans un État qui a des impôts sur le revenu).

5. Retenez les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie sur le salaire de votre nounou à chaque période de paie.

Ces taxes sont collectivement connues sous le nom de FICA et doivent être retenues sur le salaire de votre nounou. Les cotisations de sécurité sociale seront de 6,2 % du salaire brut (avant impôts) de votre nounou et les cotisations d'assurance-maladie seront de 1,45 % de son salaire brut. Utilisez ce calculateur de salaire de nounou pour voir combien vous devriez retenir.

6. Payez les impôts de l'État et produisez régulièrement des déclarations de revenus sur l'emploi des ménages.

En tant qu'employeur familial, vous êtes tenu de produire des déclarations de revenus de chômage, généralement sur une base trimestrielle, et de verser (payer) les cotisations d'assurance-chômage. Si vous vivez dans un État avec des impôts sur le revenu, vous devrez également produire des déclarations de revenus et envoyer les impôts sur le revenu que vous avez retenus à votre nounou.

Remarque :certains États ont des fréquences de dépôt différentes et peuvent exiger des dépôts mensuels ou annuels. Vérifiez les exigences de votre état.

7. Effectuez des paiements d'impôts estimés à l'IRS quatre fois par an.

Pour gérer les impôts fédéraux sur l'emploi des ménages, l'IRS vous recommande d'effectuer des paiements d'impôts estimés tout au long de l'année afin d'éviter les pénalités pour sous-paiement. Vous enverrez les taxes FICA et les impôts fédéraux sur le revenu retenus à votre nounou ainsi que les taxes FICA et les taxes fédérales d'assurance-chômage que vous devez en tant qu'employeur familial pendant les périodes suivantes :

• Janvier – Mars (payé en avril)

• Avril et mai (payé en juin)

• juin – août (payé en septembre)

• Septembre à décembre (payé en janvier de l'année suivante)

8. Préparer les déclarations fiscales de fin d'année.

Une fois l'année civile terminée, vous devrez fournir à votre nounou son W-2 et déposer le formulaire W-2 copie A et le formulaire W-3 auprès de l'administration de la sécurité sociale d'ici la fin janvier . Ces formulaires résument le salaire que vous versez à votre nounou, ainsi que les impôts qui lui ont été retenus tout au long de l'année. Étant donné que vous avez suivi le salaire de votre nounou tout au long de l'année, ces formulaires devraient être relativement simples à remplir. De plus, vous déposerez une annexe H avec votre déclaration de revenus des particuliers avant la date limite du 15 avril.

Utilisez cette liste de contrôle au cours de l'année afin d'éviter des erreurs coûteuses et chronophages. Si vous ne souhaitez pas gérer vous-même cette paperasse, vous pouvez engager un comptable ou utiliser un service de paie de nounou. Bien que cela puisse sembler beaucoup de travail, lorsque vous gérez correctement toutes les responsabilités liées à l'emploi de votre ménage, il y a des avantages :vous devenez éligible à des allégements fiscaux qui peuvent aider à compenser certains des paiements d'impôts que vous avez effectués au cours de l'année. De plus, votre nounou aura droit aux avantages qui accompagnent le fait d'être payé sur les livres, tels que la sécurité sociale, l'assurance-maladie et l'assurance-chômage - des avantages dont tous les travailleurs ont besoin et méritent.