Impôts et paie de nounou : instructions étape par étape pour tout mettre en place

Félicitations ! Vous avez trouvé une nounou que vous souhaitez embaucher. Et maintenant ? Sachez que dès que votre nounou accepte votre offre d'emploi, vos responsabilités en tant qu'employeur commencent. Cela signifie mettre les termes de votre relation de travail dans un contrat, décider des avantages et mettre en place la paie. Cela signifie aussi se conformer aux réglementations étatiques et fédérales, y compris ce que beaucoup appellent les « impôts de nounou ».

Les impôts de nounou font référence aux responsabilités fédérales et étatiques en matière de paie et de taxes que les familles doivent gérer lorsqu'elles embauchent une nounou pour travailler à leur domicile.

« Des nounous nous abordent pour travailler pour nous parce qu'on paie légalement », dit Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, qui a embauché plusieurs nounous. « Ça coûte un peu plus cher que de ne pas payer légalement, mais ça en vaut tellement la peine. »

Se conformer à ces lois étatiques et fédérales signifie non seulement que vous ne risquez pas d'amendes pour fraude fiscale, mais il y a aussi des avantages pour les aidants. Les nounous deviennent éligibles aux allocations chômage de l'État, et un historique de paiement traçable leur permet de faire des choses comme demander des cartes de crédit, louer un appartement ou louer une voiture.

Suivez cette liste de conformité simple, et vous pourrez respecter les exigences de l'IRS et de votre État.

1. Sachez que votre nounou doit être classée comme employée de maison.

L'IRS a statué que, avec très peu d'exceptions, les nounous sont des employées des familles pour lesquelles elles travaillent — pas des contractants indépendants. Cela indépendamment du nombre d'heures travaillées, des salaires versés ou de ce qui est écrit dans un contrat de travail. Cela signifie que votre nounou doit recevoir un formulaire W-2, plutôt qu'un formulaire 1099, pour déclarer ses impôts. La mauvaise classification des travailleurs est considérée comme une forme d'évasion fiscale et est un risque que vous ne devriez pas être prêt à prendre.

2. Obtenez les numéros d'identification fiscale fédéraux et étatiques employeur.

Pour déposer les déclarations auprès de l'IRS et de l'État, vous devrez obtenir un Numéro d'identification d'employeur fédéral (FEIN) ainsi que des numéros d'identification fiscale d'État pour l'assurance chômage et, le cas échéant, les impôts sur le revenu d'État. Ces numéros vous identifient en tant qu'employeur de maison et vous devriez les demander dès que votre nounou accepte votre offre d'emploi.

3. Déposez une déclaration de nouvelle embauche auprès de l'État.

Tous les employeurs sont tenus de déposer une déclaration de nouvelle embauche auprès de leur État immédiatement après chaque nouvelle embauche. Cliquez ici pour trouver l'agence qui supervise ce processus dans votre État.

4. Prélevez les impôts fédéraux et éventuellement étatiques sur le revenu de votre nounou à chaque période de paie.

« Les impôts sur le revenu n'ont techniquement pas à être prélevés sur un employé de maison, mais les familles devraient le faire quand même pour que leur aidant n'ait pas à budgétiser les impôts de son côté », dit Tom Breedlove, directeur principal de Care.com HomePay. « Si la famille ne prélève pas et que l'aidant attend la saison des impôts pour s'en occuper, il peut être soumis à des pénalités de sous-paiement. »

Vous saurez combien prélever en impôts sur le revenu en fonction de la façon dont votre nounou remplit son formulaire W-4 et le formulaire de retenue d'État (en supposant que vous viviez dans un État qui a un impôt sur le revenu).

5. Prélevez les taxes de Sécurité sociale et de Medicare sur le salaire de votre nounou à chaque période de paie.

Ces taxes sont collectivement connues sous le nom de FICA et doivent être prélevées sur le salaire de votre nounou. Les taxes de Sécurité sociale seront de 6,2 % du salaire brut (avant impôts) de votre nounou et les taxes Medicare de 1,45 % de leur salaire brut. Utilisez ce calculateur de fiche de paie de nounou pour voir combien vous devriez prélever.

6. Payez les impôts d'État et déposez les déclarations d'impôts d'emploi de ménage d'État régulièrement.

En tant qu'employeur de maison, vous êtes tenu de déposer les déclarations d'impôts de chômage d'État, généralement sur une base trimestrielle, et de verser (payer) les taxes d'assurance chômage. Si vous vivez dans un État avec impôt sur le revenu, vous devrez également déposer les déclarations d'impôt sur le revenu d'État et envoyer les impôts sur le revenu que vous avez prélevés sur votre nounou.

Note : Certains États ont des fréquences de dépôt différentes et pourraient exiger des dépôts mensuels ou annuels. Vérifiez les exigences dans votre État.

7. Effectuez des paiements d'impôts estimés à l'IRS quatre fois par an.

Pour gérer vos impôts fédéraux d'emploi de ménage, l'IRS recommande de faire des paiements d'impôts estimés tout au long de l'année pour éviter les pénalités de sous-paiement. Vous enverrez les taxes FICA et les impôts fédéraux sur le revenu prélevés sur votre nounou, ainsi que les taxes FICA et les taxes fédérales d'assurance chômage que vous devez en tant qu'employeur de ménage pendant les périodes suivantes :

  • Janvier – Mars (payé en avril)
  • Avril et Mai (payé en juin)
  • Juin – Août (payé en septembre)
  • Septembre – Décembre (payé en janvier de l'année suivante)

8. Préparez les formulaires fiscaux de fin d'année.

Une fois l'année civile terminée, vous devrez fournir à votre nounou son formulaire W-2 et déposer le formulaire W-2 Copie A et le formulaire W-3 auprès de l'Administration de la Sécurité sociale avant la fin janvier. Ces formulaires récapitulent les salaires que vous avez versés à votre nounou, ainsi que les impôts qui ont été prélevés tout au long de l'année. Comme vous avez suivi la paie de votre nounou toute l'année, ces formulaires devraient être relativement simples à remplir. De plus, vous déposerez un Schedule H avec votre déclaration de revenus personnelle avant la date limite du 15 avril.

Utilisez cette liste de contrôle pendant l'année pour éviter des erreurs coûteuses et chronophages. Si vous ne voulez pas gérer cette paperasse vous-même, vous pouvez engager un comptable ou utiliser un service de paie pour nounou. Bien que cela puisse sembler beaucoup de travail, quand vous gérez correctement toutes vos responsabilités d'emploi de ménage, il y a des avantages : vous devenez éligible à des allègements fiscaux qui peuvent compenser une partie des paiements d'impôts que vous avez effectués pendant l'année. De plus, votre nounou aura droit aux avantages liés au paiement déclaré, comme la Sécurité sociale, Medicare et l'assurance chômage — des avantages dont tous les travailleurs ont besoin et méritent.

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