7 conseils pour devenir un assistant personnel très demandé
Dans un environnement de bureau animé, il est facile d'oublier l'assistant personnel d'un responsable, mais ils sont souvent le ciment qui maintient une entreprise ensemble. De l'organisation des horaires et de la communication avec un éventail de personnes à l'anticipation des besoins de leur employeur, les assistants personnels sont responsables de certaines des tâches les plus cruciales sur un lieu de travail.
Bien que parfois confondus avec les secrétaires, les assistants personnels - ou PA, pour faire court - se concentrent sur l'aide à une personne pour passer sa journée. L'ancien PA Kyle Elliott, le coach de carrière derrière CaffeinatedKyle.com, note que parfois les assistants personnels vont au-delà des tâches administratives et prennent des décisions qui affectent directement les personnes et les entreprises.
« Être un assistant personnel est un poste stimulant mais gratifiant qui vous permet de soutenir une autre personne dans ses tâches professionnelles et/ou personnelles », déclare-t-il. "C'est amusant de pouvoir voir que votre travail a un impact positif et durable sur la vie et les affaires d'une autre personne."
Elliott dit que si vous avez de solides compétences organisationnelles, une expérience antérieure en gestion de projet et une attitude positive, vous pouvez être un excellent candidat pour un poste d'assistant personnel.
Jessica Glazer, directrice du recrutement chez MindHR à Montréal, cite également de solides compétences sociales, du tact et la capacité d'effectuer plusieurs tâches comme des traits qui font d'un assistant puissant.
"Ils sont les gardiens et savent absolument tout ce qui se passe avec une personne et une entreprise", déclare Glazer. « Ne vous fiez pas au titre. Ils savent tout.
Si vous envisagez de devenir assistant personnel ou si vous souhaitez simplement améliorer vos performances dans ce rôle, tenez compte de ces conseils d'experts pour faire partie intégrante de la culture de votre entreprise.
1. Soyez un donateur
Les travailleurs avec un gros ego voudront peut-être éviter de postuler pour un emploi d'assistant personnel, car ce rôle consiste à faire passer les besoins de quelqu'un d'autre avant les vôtres. Glazer appelle cela être un "donneur - quelqu'un qui aime prendre soin des autres et aime voir quelqu'un réussir grâce à eux".
Cela ne veut pas dire que les assistants personnels ne peuvent pas tirer grand-chose de leur rôle, loin de là ! Un assistant personnel avisé peut en apprendre davantage sur son secteur en travaillant en étroite collaboration avec son responsable, des compétences qu'il peut emporter avec lui lorsqu'il décide d'avancer dans sa carrière. Ils peuvent également établir des liens, créer des réseaux et sont généralement très satisfaits de voir comment leurs propres efforts peuvent aider leur responsable à s'épanouir.
2. N'oubliez pas le "personnel" dans l'assistant personnel
Votre travail, dans sa forme la plus fondamentale, consiste à aider une personne à faire ce dont elle a besoin pour réussir. Pour ce faire, vous devrez apprendre à bien les connaître. Caleb Backe, consultant en affaires pour Maple Holistics et coach de vie certifié, dit que si vous voulez vraiment exceller, vous devez faire plus que simplement aider votre patron dans sa vie quotidienne.
"Apprenez à connaître leur personnalité, leurs goûts et leurs dégoûts", dit-il. "Cela vous aidera à prêter attention aux détails et à devenir apte à faire face à des circonstances imprévisibles d'une manière que votre patron apprécierait. La règle générale est :mieux vous les connaissez, moins vous avez à leur demander."
3. Soyez proactif
Demandez à n'importe quel cadre ce qui rend un assistant personnel indispensable et il vous dira probablement quelque chose sur la capacité de répondre à ses besoins sans même qu'on le lui demande. Cela peut être aussi simple que de livrer un petit-déjeuner bagel au bon moment ou de préparer des documents pour une réunion importante.
"Un excellent assistant personnel sait ce qui doit être fait avant qu'on le lui demande, et cela vient avec la compréhension de votre patron et de ses besoins spécifiques", déclare Backe. « Pour tenter de le faire, faites attention aux détails. Comment ils aiment leur café, avec qui ils sont proches et qui ils évitent ne sont que des choses mineures qui peuvent grandement contribuer à faire de vous un assistant personnel plus attentif."
4. Continuez à grandir dans votre rôle
La flexibilité et la capacité d'adaptation sont des qualités essentielles pour un assistant personnel performant, et celles-ci peuvent être bénéfiques pour vous et votre employeur. Être ouvert à de nouvelles tâches et à de nouvelles idées vous aidera non seulement à vous épanouir dans votre travail, mais cela peut aussi conduire à une plus grande satisfaction professionnelle globale.
"Vous n'avez jamais terminé votre travail d'assistant personnel", déclare Backe. "Assurez-vous de prendre chaque erreur ou échec comme une courbe d'apprentissage pour réussir. Observez régulièrement votre environnement pour vous assurer que vous évoluez en tant qu'assistant personnel, que vos systèmes de planification sont à jour et que vous évoluez généralement avec le poste.
5. Soyez une personne sociable
Vous aurez probablement affaire à un large éventail de personnes dans votre poste, c'est pourquoi les compétences interpersonnelles sont essentielles.
"Avoir une personnalité agréable, sympathique et quelque peu extravertie peut vous permettre d'être un assistant personnel", déclare Backe. "Les compétences interpersonnelles, bien que non essentielles, peuvent être très utiles dans ce poste."
6. Regardez au-delà du bureau
Les assistants personnels ne sont pas réservés aux cadres occupés, et ils ne sont pas non plus confinés aux bureaux. Elliott dit que les adjoints au médecin peuvent être embauchés pour aider n'importe qui.
"Il peut s'agir d'une célébrité, d'un propriétaire d'entreprise, d'un parent occupé, etc.", dit-il.
Il note également qu'avec la croissance rapide des entreprises en ligne, il existe plus d'opportunités que jamais dans la gestion d'entreprise en ligne pour les assistants personnels.
"Les chefs d'entreprise en ligne aident les entrepreneurs à gérer leur entreprise, permettant au propriétaire de l'entreprise de se concentrer sur la stratégie, la croissance de l'entreprise et l'équilibre travail/vie privée", déclare Elliott.
7. Respectez vos limites personnelles
Être un assistant personnel consiste à prendre soin des besoins de quelqu'un d'autre, c'est pourquoi il est facile d'oublier les vôtres dans le processus.
"Cela peut être un travail très stressant, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et d'exercer votre capacité à dire" une seconde, "attendez" ou "pas maintenant" si vous vous sentez dépassé », explique Glazer. "Mieux vaut dire "non" que de s'épuiser."
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