7 conseils pour devenir un assistant personnel très recherché
Dans un bureau animé, il est facile de négliger l'assistant personnel d'un manager, mais ce sont souvent eux qui sont le ciment qui tient une entreprise ensemble. De l'organisation des emplois du temps et la communication avec une gamme de personnes à l'anticipation des besoins de leur employeur, les assistants personnels sont responsables de certaines des tâches les plus cruciales dans un lieu de travail.
Bien que parfois confondus avec les secrétaires, les assistants personnels — ou AP, pour faire court — se concentrent sur l'aide à un individu pour traverser sa journée. L'ancien AP Kyle Elliott, coach de carrière derrière CaffeinatedKyle.com, note que parfois les assistants personnels vont au-delà des tâches administratives et prennent des décisions qui affectent directement les personnes et les entreprises.
« Être assistant personnel est un poste stimulant mais gratifiant qui vous permet de soutenir un autre individu dans ses tâches professionnelles et/ou personnelles », dit-il. « C'est amusant de pouvoir voir que votre travail a un impact positif et durable sur la vie et l'entreprise d'une autre personne. »
Elliott dit que si vous avez de solides compétences organisationnelles, une expérience préalable en gestion de projet et une attitude positive, vous pourriez être un excellent candidat pour un poste d'assistant personnel.
Jessica Glazer, directrice du recrutement chez MindHR à Montréal, cite aussi de solides compétences sociales, du tact et la capacité à faire plusieurs choses à la fois comme des traits qui font un AP puissant.
« Ce sont les gardiens des portes et ils savent absolument tout ce qui se passe avec une personne et une entreprise », dit Glazer. « Ne vous laissez pas tromper par le titre. Ils savent tout. »
Si vous pensez à devenir assistant personnel, ou si vous voulez simplement améliorer votre performance dans le rôle, considérez ces conseils d'experts pour être une partie indispensable de votre culture d'entreprise.
1. Soyez un donneur
Les travailleurs avec de gros egos devraient éviter de postuler pour un poste d'assistant personnel, car ce rôle consiste entièrement à mettre les besoins de quelqu'un d'autre avant les siens. Glazer appelle cela être un « donneur — quelqu'un qui aime prendre soin des autres et adore voir quelqu'un réussir grâce à lui. »
Ça ne veut pas dire que les assistants personnels ne peuvent pas tirer beaucoup de leur rôle — loin de là ! Un assistant personnel avisé peut apprendre sur son industrie en travaillant si étroitement avec son manager, des compétences qu'il peut emporter quand il décide d'avancer dans sa carrière. Il peut aussi créer des connexions, réseauter et trouver généralement beaucoup de satisfaction à voir comment ses propres efforts peuvent aider son manager à s'épanouir.
2. Rappelez-vous le « personnel » dans assistant personnel
Votre travail, à son niveau le plus fondamental, est axé sur l'aide à une personne pour faire ce qu'elle doit faire pour réussir. Pour ce faire, vous devrez la connaître assez bien. Caleb Backe, consultant en affaires pour Maple Holistics et coach de vie certifié, dit que si vous voulez vraiment exceller, vous devez faire plus que juste assister votre patron dans sa vie quotidienne.
« Apprenez à connaître leur personnalité, leurs goûts et dégoûts », dit-il. « Cela vous aidera à faire attention aux détails et à devenir habile à gérer les circonstances imprévues d'une manière que votre patron appréciera. La règle générale est : mieux vous les connaissez, moins vous avez à leur demander. »
3. Soyez proactif
Demandez à n'importe quel dirigeant ce qui rend un assistant personnel indispensable et il dira probablement quelque chose sur la capacité à répondre à ses besoins sans même qu'on le lui demande. Cela peut être aussi simple que d'apporter un bagel au petit-déjeuner au moment exact ou de préparer des documents pour une réunion importante.
« Un excellent assistant personnel sait ce qui doit être fait avant qu'on le lui demande, et cela vient avec la compréhension de votre patron et de ses besoins spécifiques », dit Backe. « Dans une tentative de faire cela, faites attention aux détails. Comment ils aiment leur café, avec qui ils sont proches et qui ils évitent sont toutes des petites choses qui peuvent aller loin pour vous rendre un assistant personnel plus attentif. »
4. Continuez à grandir dans votre rôle
La flexibilité et la capacité d'adaptation sont des traits clés pour un assistant personnel à succès, et cela peut vous bénéficier à vous et à votre employeur. Être ouvert à de nouvelles tâches et de nouvelles idées non seulement vous aidera à prospérer dans votre travail, mais peut mener à une plus grande satisfaction professionnelle globale.
« Vous n'êtes jamais fini dans votre travail d'assistant personnel », dit Backe. « Assurez-vous de prendre chaque erreur ou échec comme une courbe d'apprentissage pour réussir. Observez votre environnement régulièrement pour vous assurer que vous grandissez en tant qu'assistant personnel, que vos systèmes de planification sont à jour et que vous évoluez généralement avec le poste. »
5. Soyez une personne sociable
Vous aurez probablement affaire à une large gamme de personnes dans votre poste, c'est pourquoi les compétences interpersonnelles sont clés.
« Avoir une personnalité agréable, sympathique, un peu extravertie peut vous mener loin en tant qu'assistant personnel », dit Backe. « Les compétences interpersonnelles, bien que non essentielles, peuvent aller loin dans ce poste. »
6. Regardez au-delà du bureau
Les assistants personnels ne sont pas seulement pour les dirigeants occupés, et ils ne sont pas confinés aux bureaux non plus. Elliott dit que les AP peuvent être engagés pour aider n'importe quels individus.
« Cela peut être une célébrité, un propriétaire d'entreprise, un parent occupé, vous l'appelez », dit-il.
Il note aussi qu'avec la croissance rapide des entreprises en ligne, il y a plus d'opportunités que jamais dans la gestion d'entreprise en ligne pour les assistants personnels.
« Les gestionnaires d'entreprise en ligne aident les entrepreneurs à gérer leur entreprise, permettant au propriétaire de se concentrer sur la stratégie, la croissance de l'entreprise et l'équilibre travail/vie personnelle », dit Elliott.
7. Respectez vos limites personnelles
Être assistant personnel, c'est tout prendre soin des besoins de quelqu'un d'autre, c'est pourquoi il est facile d'oublier les siens dans le processus.
« Ça peut être un travail très stressant, alors n'oubliez pas de prendre soin de vous et d'exercer votre capacité à dire "une seconde", "attendez" ou "pas maintenant" si vous vous sentez submergé », dit Glazer. « Mieux vaut dire "non" que de s'épuiser. »
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