7 συμβουλές για να γίνετε προσωπικός βοηθός υψηλής ζήτησης

Σε ένα πολυσύχναστο περιβάλλον γραφείου, είναι εύκολο να παραβλέψετε τον προσωπικό βοηθό ενός διευθυντή, αλλά είναι συχνά η κόλλα που συγκρατεί μια εταιρεία. Από την οργάνωση προγραμμάτων και την επικοινωνία με μια σειρά ανθρώπων μέχρι την πρόβλεψη των αναγκών του εργοδότη τους, οι προσωπικοί βοηθοί είναι υπεύθυνοι για μερικά από τα πιο κρίσιμα καθήκοντα σε έναν χώρο εργασίας.

Αν και μερικές φορές μπερδεύονται με γραμματείς, οι προσωπικοί βοηθοί — ή PA, εν συντομία — επικεντρώνονται στο να βοηθήσουν ένα άτομο να περάσει τη μέρα του. Ο πρώην PA Kyle Elliott, ο προπονητής καριέρας πίσω από το CaffeinatedKyle.com, σημειώνει ότι μερικές φορές οι προσωπικοί βοηθοί υπερβαίνουν τα διοικητικά καθήκοντα και λαμβάνουν αποφάσεις που επηρεάζουν άμεσα τους ανθρώπους και τις επιχειρήσεις.

"Το να είσαι προσωπικός βοηθός είναι μια προκλητική αλλά ικανοποιητική θέση που σου επιτρέπει να υποστηρίζεις ένα άλλο άτομο με τις επαγγελματικές ή/και τις προσωπικές του εργασίες", λέει. "Είναι διασκεδαστικό να βλέπεις ότι η δουλειά σου έχει θετικό, διαρκή αντίκτυπο στη ζωή και την επιχείρηση ενός άλλου ατόμου."

Ο Elliott λέει ότι εάν έχετε ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες, προηγούμενη εμπειρία διαχείρισης έργου και συμπεριφορά ικανοποίησης, μπορεί να είστε εξαιρετικός υποψήφιος για δουλειά ως προσωπικός βοηθός.

Η Jessica Glazer, διευθύντρια προσλήψεων στο MindHR του Μόντρεαλ, αναφέρει επίσης τις ισχυρές κοινωνικές δεξιότητες, το διακριτικό και την ικανότητα πολλαπλών εργασιών ως χαρακτηριστικά που συνθέτουν έναν ισχυρό PA.

"Είναι οι θυρωροί και γνωρίζουν απολύτως όλα όσα συμβαίνουν με ένα άτομο και μια παρέα", λέει ο Glazer. «Μην σας ξεγελάει ο τίτλος. Ξέρουν τα πάντα.»

Αν σκέφτεστε να γίνετε προσωπικός βοηθός ή θέλετε απλώς να βελτιώσετε την απόδοσή σας στο ρόλο, λάβετε υπόψη αυτές τις συμβουλές ειδικών για να γίνετε απαραίτητο μέρος της εταιρικής σας κουλτούρας.

1. Γίνε δότης

Οι εργαζόμενοι με μεγάλο εγώ μπορεί να θέλουν να αποφύγουν να υποβάλουν αίτηση για δουλειά ως προσωπικός βοηθός, καθώς αυτός ο ρόλος έχει να κάνει με το να βάζεις τις ανάγκες κάποιου άλλου πάνω από τις δικές σου. Ο Γκλέιζερ το αποκαλεί «δωρητής — κάποιος που του αρέσει να φροντίζει τους άλλους και του αρέσει να βλέπει κάποιον να πετυχαίνει εξαιτίας τους».

Αυτό δεν σημαίνει ότι οι προσωπικοί βοηθοί δεν μπορούν να εκμεταλλευτούν πολλά από τον ρόλο τους – μακριά από αυτό! Ένας έμπειρος προσωπικός βοηθός μπορεί να μάθει για τον κλάδο του συνεργαζόμενος τόσο στενά με τον διευθυντή του, δεξιότητες που μπορεί να πάρει μαζί του όταν αποφασίσει να προχωρήσει στην καριέρα του. Μπορούν επίσης να κάνουν συνδέσεις, να δικτυωθούν και γενικά να βρουν μεγάλη ικανοποίηση βλέποντας πώς οι δικές τους προσπάθειες μπορούν να βοηθήσουν τον διευθυντή τους να ευδοκιμήσει.

2. Θυμηθείτε το «προσωπικό» στον προσωπικό βοηθό

Η δουλειά σας, στο πιο θεμελιώδες της, επικεντρώνεται στο να βοηθάτε ένα άτομο να κάνει αυτό που χρειάζεται για να πετύχει. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να τους γνωρίσετε αρκετά καλά. Ο Caleb Backe, σύμβουλος επιχειρήσεων της Maple Holistics και πιστοποιημένος προπονητής ζωής, λέει ότι εάν θέλετε πραγματικά να διαπρέψετε, πρέπει να κάνετε περισσότερα από το να βοηθάτε απλώς το αφεντικό σας στην καθημερινή του ζωή.

"Γνωρίστε την προσωπικότητά τους, τις προτιμήσεις και τις αντιπάθειές τους", λέει. «Αυτό θα σας βοηθήσει να δώσετε προσοχή στις λεπτομέρειες και να γίνετε ικανοί στην αντιμετώπιση απρόβλεπτων περιστάσεων με τρόπο που θα εκτιμούσε το αφεντικό σας. Ο γενικός κανόνας είναι:Όσο καλύτερα τους γνωρίζετε, τόσο λιγότερα πρέπει να τους ρωτάτε.»

3. Να είστε προνοητικοί

Ρωτήστε οποιοδήποτε στέλεχος τι είναι απαραίτητο για έναν προσωπικό βοηθό και πιθανότατα θα πει κάτι σχετικά με την ικανότητα να καλύψει τις ανάγκες του χωρίς καν να σας το ζητήσουν. Αυτό θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο η παράδοση ενός πρωινού κουλούρι την κατάλληλη στιγμή ή η προετοιμασία εγγράφων για μια σημαντική συνάντηση.

"Ένας εξαιρετικός προσωπικός βοηθός ξέρει τι πρέπει να κάνει πριν του ζητηθεί, και αυτό έρχεται με την κατανόηση του αφεντικού σας και των συγκεκριμένων αναγκών του", λέει ο Backe. «Σε μια προσπάθεια να το κάνετε αυτό, δώστε προσοχή στις λεπτομέρειες. Το πώς τους αρέσει ο καφές τους, με ποιον είναι δεμένοι και ποιον αποφεύγουν είναι όλα απλά μικρά πράγματα που μπορούν να σας κάνουν έναν πιο προσεκτικό προσωπικό βοηθό."

4. Συνεχίστε να αναπτύσσετε τον ρόλο σας

Η ευελιξία και η ικανότητα προσαρμογής είναι βασικά χαρακτηριστικά για έναν επιτυχημένο προσωπικό βοηθό και αυτά μπορούν να ωφελήσουν εσάς και τον εργοδότη σας. Το να είσαι ανοιχτός σε νέα καθήκοντα και νέες ιδέες όχι μόνο θα σε βοηθήσει να ευδοκιμήσεις στη δουλειά σου, αλλά μπορεί να οδηγήσει σε μεγαλύτερη εργασιακή ικανοποίηση συνολικά.

"Δεν έχετε τελειώσει ποτέ τη δουλειά σας ως προσωπικός βοηθός", λέει ο Backe. «Φροντίστε να λαμβάνετε κάθε λάθος ή αποτυχία ως καμπύλη μάθησης για να πετύχετε. Παρατηρήστε τακτικά το περιβάλλον σας για να βεβαιωθείτε ότι εξελίσσεστε ως προσωπικός βοηθός, ότι τα συστήματα προγραμματισμού σας είναι ενημερωμένα και ότι γενικά εξελίσσεστε με τη θέση."

5. Γίνετε άνθρωποι

Πιθανότατα θα έχετε να κάνετε με ένα ευρύ φάσμα ατόμων στη θέση σας, γι' αυτό οι διαπροσωπικές δεξιότητες είναι βασικές.

"Έχοντας μια ευχάριστη, συμπαθητική, κάπως εξωστρεφή προσωπικότητα μπορεί να σας φέρει θέσεις ως προσωπικός βοηθός", λέει ο Backe. "Οι διαπροσωπικές δεξιότητες, αν και δεν είναι απαραίτητες, μπορούν να βοηθήσουν πολύ σε αυτή τη θέση."

6. Κοιτάξτε πέρα ​​από το γραφείο

Οι προσωπικοί βοηθοί δεν προορίζονται μόνο για πολυάσχολα στελέχη και δεν περιορίζονται ούτε στα γραφεία. Ο Elliott λέει ότι μπορούν να προσληφθούν PA για να βοηθήσουν οποιοδήποτε άτομο.

"Μπορεί να είναι διασημότητα, ιδιοκτήτης επιχείρησης, πολυάσχολος γονέας, όπως πείτε", λέει.

Σημειώνει επίσης ότι, με την ταχεία ανάπτυξη των διαδικτυακών επιχειρήσεων, υπάρχουν περισσότερες ευκαιρίες από ποτέ στη διαδικτυακή διαχείριση επιχειρήσεων για προσωπικούς βοηθούς.

"Οι διαδικτυακοί διευθυντές επιχειρήσεων βοηθούν τους επιχειρηματίες να διαχειρίζονται την επιχείρησή τους, επιτρέποντας στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης να επικεντρωθεί στη στρατηγική, την ανάπτυξη της επιχείρησης και την ισορροπία εργασίας/ζωής", λέει ο Elliott.

7. Σεβαστείτε τα προσωπικά σας όρια

Το να είσαι προσωπικός βοηθός έχει να κάνει με τη φροντίδα των αναγκών κάποιου άλλου, γι' αυτό είναι εύκολο να ξεχάσεις τις δικές σου στη διαδικασία.

"Μπορεί να είναι μια εξαιρετικά αγχωτική δουλειά, γι' αυτό θυμηθείτε να φροντίζετε τον εαυτό σας και να ασκείτε την ικανότητά σας να λέτε "ένα δευτερόλεπτο, "περιμένετε" ή "όχι τώρα" εάν αισθάνεστε καταβεβλημένοι », λέει ο Γκλέιζερ. "Καλύτερα να πεις "όχι" παρά να καείς."




Previous:

Next: