Jak legalnie płacić nianię – poradnik krok po kroku (USA)

Wielu rodziców chce płacić legalnie, ale nieznajomość lub strach przed kosztami/składnością pcha do „pod stołem”. Ale legalna płaca to NIE opcja – to prawo. Nianie to NIE kontrahenci, to pracownicy domowi. Jak to zrobić prosto?

Potrzebne:

  • Formularze federalne i stanowe

Krok 1: Numery identyfikacyjne pracodawcy (EIN)

Federalny: formularz SS-4 (IRS). Stanowy: urząd ds. zatrudnienia w Waszym stanie.

Krok 2: Weryfikacja uprawnień do pracy (I-9)

Formularz I-9 (USCIS) – czy niania legalnie może pracować w USA.

Krok 3: Zgłoszenie nowego pracownika

Procedura zależy od stanu – skontaktujcie się z urzędem ds. zatrudnienia.

Krok 4: System płac (payroll)

Firmy oferują usługi nanny payroll, ale możecie sami. Pracodawca potrącą: Social Security, Medicare, bezrobocie, w niektórych stanach – ubezpieczenie od wypadków. Razem ~10% pensji. Często dobrowolnie: podatek dochodowy niani.

Krok 5: Płaca zgodnie z prawem pracy

Federalnie: live-out>40h/7 dni = 1,5x stawki. Sprawdźcie prawo stanowe. Live-in: płata za WSZYSTKIE godziny, bez nadgodzin (prawo federalne).

Krok 6: Formularze roczne

W-2 dla niani do 31 stycznia. W-2 + W-3 do Social Security Administration do 28 lutego.

Krok 7: Archiwizacja

Dokumenty pracownicze niani – min. 5 lat.