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Aspectos laborales y fiscales al contratar una niñera en casa

Responsabilidades, salario, impuestos

Aspectos laborales y fiscales al contratar una niñera en casa

Un proveedor de cuidado infantil que cuida a tu hijo en su casa en lugar de la tuya generalmente no se considera tu empleado, sino que se conoce como contratista independiente. Si tú, en lugar de la niñera o la agencia de niñeras, controlas el trabajo de la niñera, eres un empleador. Querrás tener un acuerdo de empleo por escrito. Tener un acuerdo de empleo por escrito ayuda a que la relación funcione más suavemente y proporciona un método para abordar problemas antes de que surjan.

También como empleador, tienes varias responsabilidades legales de las que necesitas ser consciente. Puede que se te requiera retener ciertos impuestos de nómina, a veces llamados impuestos de niñera, del cheque de la niñera, y pagarlos al Servicio de Impuestos Internos. Puedes ser responsable de impuestos estatales también. También hay estatutos estatales y federales que se aplican a la relación de negocio entre tú y la niñera, quizás de manera muy similar a como tu propio lugar de trabajo puede estar regulado.

Ten en cuenta que este artículo está destinado solo como una visión general de tus posibles responsabilidades fiscales y legales. Consulta a un experto fiscal o abogado para consejos específicos sobre lo que estás o no obligado a presentar o pagar si contratas un proveedor de cuidado infantil en casa.

El acuerdo de empleo
Una vez que hayas elegido a tu candidata preferida, es aconsejable formalizar vuestra relación profesional con un acuerdo de empleo. A diferencia de la solicitud, este debería ser un documento completo, con tantos términos de vuestro acuerdo memorializados por escrito como sea posible. (Un acuerdo de empleo de muestra está incluido en el Apéndice D.) La razón principal para tener un contrato con términos específicos es ayudar a prevenir que tu niñera te acuse de incumplimiento de contrato si decides terminar la relación laboral. Sigue una discusión de algunas de las partes más importantes del acuerdo.

Partes
Asegúrate de especificar las personas que han de estar obligadas por el acuerdo. Esto significa la niñera, tú, y tu cónyuge (si aplica). Incluye las direcciones de todas las partes.

Responsabilidades de la proveedora de cuidado infantil / Descripción del puesto
Describe qué tareas quieres que la niñera realice relativas al trabajo de proporcionar cuidado infantil. (El trabajo doméstico adicional se discute en una sección posterior.) Sé exhaustivo al incluir las categorías generales de actividades que deseas que la niñera emprenda, pero deja flexibilidad en los particulares. Por ejemplo, exige que la niñera facilite el aprendizaje, pero no limites los métodos por los que puede lograr esto. Proporciona ejemplos de actividades educativas, pero establece que la lista no se limita a las especificadas.

Fecha de inicio / Duración del contrato
Diferencia entre la fecha en que se firma el contrato y la fecha en que debe comenzar el empleo. Si son dos fechas separadas, ambas deberían incluirse en el contrato. La fecha del acuerdo es la fecha en que se establece la relación laboral. La fecha de inicio indica cuándo comienzan las responsabilidades de cuidado de la niñera y el deber de los padres de pagar a la niñera. Además, proporciona una fecha de fin o un período de tiempo específico para la vida del acuerdo. Un plazo de uno o dos años es bastante típico.

Tarifa de pago / Horas extra
Los salarios deberían ser muy específicos. La tarifa de pago debería expresarse en términos horarios, diarios o semanales. Si se puede esperar que la niñera proporcione servicios de canguro más allá de sus horas normales de trabajo, el pago de horas extra debería designarse por escrito. Si es posible, explica en el contrato las circunstancias bajo las cuales se solicitaría trabajo extra —por ejemplo, la cantidad de aviso previo que la niñera podría esperar antes de ser llamada a quedarse tarde en el trabajo.

Impuestos
Los impuestos de empleo en la situación de niñera se discuten en este artículo. Para propósitos del acuerdo de niñera, querrás establecer qué parte es responsable de remitir los impuestos necesarios del salario de la niñera a la agencia estatal o federal apropiada. Ciertos impuestos deben ser retenidos por el empleador mientras que otros pueden ser pagados por cualquiera de las partes en nombre de la niñera. Este último tipo de impuesto puede ser retenido y pagado por el empleador solo si la niñera está de acuerdo.

Horario, días libres pagados, seguros

Horario de trabajo
Es necesario establecer exactamente qué horas y días de la semana la niñera es responsable de trabajar. Si vuestro horario de trabajo varía de semana en semana, deberíais incluir lenguaje declarando que ese es el caso, y que la niñera recibirá su horario de trabajo dentro de las 24 horas de que vosotros lo recibáis. Si esperáis que vuestras horas cambien en algún momento en el futuro, dejad espacio para cambio en el contrato, proporcionando que podéis cambiar las horas de trabajo de la niñera con cierta antelación (si es posible, al menos dos semanas de aviso serían preferibles).

Niños adicionales
Incluso si no planeáis tener más hijos, sería una buena idea incluir una disposición que cubra pago extra por niños extra. Si vuestros planes terminan cambiando por alguna razón, tendréis un tema menos de qué preocuparos. Si discutís tal posibilidad por adelantado, podéis determinar cómo se siente vuestra niñera sobre asumir el cuidado de otro niño —particularmente un recién nacido.

Vacaciones, festivos y días de enfermedad
Los días libres pagados para la niñera necesitan ser explícitos en el acuerdo. Estableced los festivos pagados por nombre. Si un festivo cae en fin de semana y deseáis dar a la niñera otro día libre como festivo compensatorio, especificad qué día será. Si queréis que los días libres correspondan a vuestro propio horario de trabajo, y no sabéis qué días serán festivos para vosotros de año en año, estableced que daréis aviso de los festivos pagados para una fecha determinada —por ejemplo, para el 1 de diciembre del año anterior al año en que los festivos han de ser dados.

Seguros
El seguro en una situación de niñera generalmente se refiere a dos tipos diferentes de pólizas —automóvil y salud. Si queréis que la niñera conduzca a vuestros hijos a actividades en vuestro coche, querréis añadirla a vuestro seguro como conductora cubierta. Si esperáis que use su propio vehículo, podéis manejarlo de un par de formas. Podéis comprar seguro de auto para ella, pero eso puede estar en el lado caro. Podéis acordar pagar parte de su prima de seguro, pero entonces querréis incluir en el contrato un requisito de que os presente prueba, probablemente cada seis meses, de que tiene seguro de automóvil suficiente.

Como mínimo, deberíais requerir que la niñera tenga los siguientes tipos de seguro:

• seguro de pagos médicos, que cubre gastos médicos incurridos por un conductor o sus pasajeros como resultado de un accidente;
• seguro de responsabilidad por lesiones personales, que cubre reclamaciones de otros por lesiones corporales;
• responsabilidad por daños a la propiedad, para pagar reclamaciones por daños a la propiedad personal de otro, resultantes de un accidente de auto causado por la niñera; y,
• seguro de responsabilidad por conductor sin seguro/subasegurado, que paga gastos incurridos en un accidente ya sea con otro conductor que tiene cobertura de seguro insuficiente, o con un conductor que se da a la fuga.

Algunos estados tienen requisitos legales para la cantidad mínima de seguro de responsabilidad que un conductor debe tener; sin embargo, los mandatos de la ley estatal a menudo no van lo suficientemente lejos. Para el seguro de responsabilidad, la póliza debería incluir límites de gasto por lesiones personales en la cantidad mínima de 100.000 $ por persona o 300.000 $ por accidente.

Estad atentos, sin embargo, a que algunas pólizas de seguro no cubrirán un accidente que ocurra mientras vuestra niñera está realizando tareas de trabajo para vosotros. Bajo una doctrina legal llamada respondeat superior, un empleador puede ser considerado legalmente responsable por las acciones de un empleado que se cometen durante el curso del empleo. Un ejemplo sería un accidente de auto que ocurre mientras la niñera lleva a los niños al colegio. Ya sea que la niñera esté cubierta por su propia póliza o por la vuestra, comprobad a fondo para asegurar que no seréis personalmente responsables por daños que ella pueda causar.

La razón principal por la que algunas familias ofrecen seguro de salud a sus niñeras es para atraer a las mejores candidatas para el puesto. Desafortunadamente, el seguro de salud para un no familiar puede ser extremadamente caro de comprar. Por esa razón, si estáis considerando proporcionarle seguro, deberíais discutir con vuestra potencial niñera si quiere cobertura de salud, y si es así, si aceptaría un salario más bajo a cambio. Ya puede estar cubierta por su propia póliza o la de su cónyuge. Sea lo que decidáis, incluíd los términos en vuestro acuerdo por escrito.

Gastos, normas de casa, disciplina

Gastos
Dependiendo del número y edades de los niños en vuestro hogar, puede haber una variedad de actividades extraescolares a las que vuestra niñera tendrá que conducir. Además, puede que queráis que lleve a vuestros hijos a salidas, como un viaje al cine, a la heladería, o a la bolera. Podéis proporcionar a la niñera efectivo por adelantado, o simplemente reembolsarle después de que presente recibos por sus gastos. En cualquier caso, deberíais requerirle que obtenga vuestra aprobación previa antes de llevar a los niños a una excursión, para que no os pilléis desprevenidos con una factura no planificada por actividades.

Si la niñera usa el coche familiar para transporte, no tendréis que preocuparos por gastos de kilometraje. Cuando la niñera usa su propio coche, sin embargo, puede que deseéis ofrecer reembolso por kilómetro. La cantidad, por supuesto, está abierta a acuerdo. Una guía es la deducción estándar de gastos de kilometraje del Servicio de Impuestos Internos, que es 40,5 centavos por milla (en 2005).

Normas de la casa
Proporcionar una lista de normas de la casa da a la niñera una guía de las reglas que ella y los niños deben seguir. Cualquier política que esperéis que se cumpla debería incluirse en esta sección. Las siguientes son solo algunas posibilidades para considerar:

• normas sobre los amigos de los niños entrando en la casa;
• normas limitando la cantidad de televisión que los niños pueden ver;
• normas estableciendo límites en juegos de ordenador o electrónicos portátiles;
• normas prohibiendo snacks insalubres;
• requisitos para tareas que deben realizar los niños; y,
• límites en el uso del teléfono por la niñera y los niños.

Métodos aceptables de disciplina
Describid tanto enfoques aceptables como inaceptables para la disciplina. Ya deberíais estar familiarizados con la filosofía de vuestra niñera respecto a la disciplina desde vuestra entrevista inicial, pero ponerlo por escrito enfatiza vuestra propia filosofía. Azotar u otras formas de castigo corporal (físico) no deberían permitirse, según la gran mayoría de expertos. Tiempos fuera y redirección son buenas formas de disciplina para niños más pequeños; los mayores pueden responder a castigo sin salida o quitar algún otro privilegio o artículo preciado. Obviamente, vuestro propio método preferido de corrección es el que deberíais requerir de vuestra niñera.

Deberes adicionales / Trabajo doméstico
Queréis ser lo más exhaustivos posible con vuestra lista de deberes adicionales que esperáis. Listad no solo las tareas que esperáis que la niñera realice, sino también los trabajos por los que no es responsable. Sed muy claros, para que no haya malentendidos. Si queréis que la niñera asuma tareas de limpieza, aseguraos de discutir esto por adelantado, luego esbozad los deberes en el acuerdo. Si es posible, también estableced con qué frecuencia esperáis que se hagan las tareas. Algunos trabajos de casa deben realizarse diariamente, mientras que otros solo necesitan hacerse una vez a la semana.

Al mismo tiempo, deberíais anticipar que puede haber algunos deberes que queráis que la niñera maneje que no habéis pensado en establecer en el acuerdo. Por esa razón, puede que queráis incluir una declaración de que otras tareas no específicas pueden ser requeridas de la niñera de vez en cuando.

Revisión anual / Aumentos salariales
Si habéis encontrado una buena niñera, querréis retenerla ofreciéndole aumentos salariales de forma regular —generalmente anual—. Podéis poner en el contrato que recibirá un aumento porcentual determinado cada año. Sin embargo, puede ser mejor no comprometeros a una cantidad fija, sino hacer el aumento contingente a una revisión anual. En la revisión, dad a la niñera una evaluación de su desempeño laboral del año pasado. Basado en lo contentos que estéis con el cuidado infantil que vuestra niñera proporciona, podéis decidir qué tipo de subida darle.

Emergencias, formularios de consentimiento, terminación

Emergencias
Sed muy claros sobre el procedimiento que deseáis que la niñera siga en caso de emergencia —especialmente una emergencia médica. Por supuesto, si ocurre una lesión grave, incendio, o crimen, la niñera primero debería avisar a los servicios de emergencia, muy probablemente llamando al 112. De lo contrario, la niñera debería ponerse en contacto con vosotros inmediatamente. Mantened todos los números de trabajo y móvil listados en un lugar visible cerca del teléfono, y aseguraos de que la niñera conoce la ubicación de la lista.

Formularios de consentimiento/autorización
En caso de emergencia médica, especialmente si la niñera no puede contactar a los padres, es crucial que la niñera tenga autoridad escrita para buscar tratamiento para los niños. Los padres deberían completar y firmar un formulario de consentimiento para cada uno de sus hijos que nombre específicamente a la niñera y la autorice a obtener servicios de emergencia, como asistencia de paramédicos u hospitalaria, según sea necesario.

Entrega de niños
Puede haber ocasiones en que un miembro de vuestra familia extensa quiera llevar a vuestros hijos a un capricho. Quizás el amigo de vuestro hijo llame queriendo invitar a vuestro hijo a una cita de juego. Puede que deseéis tratar cada una de estas peticiones caso por caso y que la niñera os contacte en el trabajo para ver si aprobáis que ella entregue a vuestro hijo al familiar o vecino. Por otro lado, puede que sintáis que en cualquier momento que vuestra madre quiera llevar a vuestro hijo al parque, está perfectamente bien, y la niñera debería dejar ir a vuestro hijo.

Deberíais clarificar la política con la que os sintáis cómodos, y si hay alguien a quien queréis que la niñera entregue a los niños sin tener que contactaros primero, deberíais listarlos específicamente en el acuerdo. Deberíais aseguraros de presentárselos a la niñera tan pronto como sea posible una vez que su empleo comience, para que ella los conozca. En cualquier momento que permitáis a vuestro hijo salir de la casa con una persona que la niñera no conoce, como el padre del amigo de vuestro hijo, deberíais requerir que la niñera verifique la identidad de la persona solicitando identificación. Por supuesto, querréis avisar al otro padre que vuestra niñera pedirá identificación, para que el padre no sea pillado desprevenido y posiblemente se ofenda.

Gastos de reubicación
Si tenéis una niñera que se ha reubicado desde fuera de la ciudad específicamente para este puesto, puede que deseéis especificar si estáis pagando alguno de los costes de reubicación. Sed claros sobre gastos tanto para la mudanza a vuestra ciudad como para su regreso a casa al final de la relación de cuidador. Algunas familias acuerdan pagar algunos o todos estos costes para reclutar a la mejor niñera posible. Si no estáis dispuestos a contribuir a estos gastos, incluíd una disposición en el acuerdo de que la niñera es responsable de sus propios costes de mudanza. Esto es más probable que surja en una situación de niñera interna.

Terminación / Preavisos
El contrato debería establecer el método adecuado para terminar la relación laboral por cualquiera de las partes. A menos que haya temas que impliquen daño inminente a los niños o a vuestra propiedad del hogar, es cortés y profesional dar a la otra parte aviso de la intención de terminar el acuerdo. Si sois vosotros quienes termináis el contrato, deberíais dar a la niñera tiempo —con paga— para encontrar otro empleo. Si la niñera decide terminar la relación, ella debería seguir trabajando por un período de al menos varias semanas para permitirvos hacer otros arreglos de cuidado infantil. Poned vuestros requisitos de aviso por escrito en el acuerdo.

Incluso si tenéis todas las disposiciones necesarias concernientes a la separación con vuestra niñera por escrito, firmadas por ambas partes, el proceso real de terminar el empleo de la niñera puede desencadenar reacciones imprevistas, incluyendo su negativa a abandonar vuestra casa voluntariamente. Esto no quiere decir que vuestro acuerdo de empleo por escrito sea insignificante, sino que deberíais tener cuidado de abordar tantas contingencias como sea posible en el acuerdo. Un contrato exhaustivo ayudará a poneros en terreno legal firme, si fuera necesario tomar alguna acción para concluir vuestra asociación con la niñera o au pair. (La terminación de la relación entre los padres y el proveedor de cuidado infantil se discute generalmente en Terminating the Childcare Relationship.)

Impuesto sobre la renta, seguridad social, FICA

Impuestos de niñera
Lo siguiente es un resumen general de vuestra obligación por los llamados impuestos de niñera.

Retención de impuesto sobre la renta
No tenéis que retener impuesto federal sobre la renta de los salarios de vuestra niñera, porque ella es la responsable de pagar el impuesto. Si ella elige, puede esperar hasta que presente su declaración federal de renta anual para pagar el impuesto que deba. Si la niñera quiere que retengáis impuesto sobre la renta, y estáis de acuerdo en hacerlo, entonces tendréis que pagar las cantidades retenidas al IRS. También, ella tendrá que proporcionaros un Formulario W-4 completo del IRS, el Certificado de Exenciones de Retención del Empleado. Este formulario os dice cuántas exenciones está reclamando vuestro empleado, basado en varias deducciones, créditos y otros ajustes de ingresos. Necesitáis saber el número de exenciones para calcular la retención adecuada.

Independientemente de si realmente retenéis el impuesto sobre la renta para vuestra niñera, si se debe algún impuesto sobre la renta o de niñera, estaréis obligados a reportar los salarios de la niñera. Para hacer esto, presentad un Schedule H (Formulario 1040) junto con vuestra propia declaración de impuestos, que vence el 15 de abril. También reportaréis los salarios de la niñera a la Administración de Seguridad Social (SSA) presentando la Copia A del Formulario W-2 del IRS, Declaración de Salarios e Impuestos, junto con el Formulario W-3 del IRS, Transmisión de Declaraciones de Salarios e Impuestos.

Antes del 31 de enero del año posterior al año en que pagasteis salarios a vuestra niñera, debéis proporcionarle las Copias B, C y 2 del formulario W-2. Para presentar correctamente el W-2 y otros documentos necesarios con la SSA o IRS, necesitaréis solicitar un Número de Identificación de Empleador (EIN) del IRS. Para solicitar un EIN, debéis completar y presentar el Formulario SS-4 del IRS, Solicitud de Número de Identificación de Empleador.

Algunos trabajadores de bajos ingresos son elegibles para un crédito fiscal federal llamado Crédito por Ingreso del Trabajo (EIC). Como empleador, también necesitáis ser conscientes del EIC, porque puede que tengáis ciertas obligaciones como resultado del crédito.

Si acordáis retener impuesto sobre la renta para vuestra niñera, pero cuando intentáis calcular la cantidad de retención, las tablas de impuestos indican que no se requiere retener nada (porque sus ingresos están por debajo de un cierto nivel), debéis dar a vuestra niñera aviso del EIC. Hay varias formas de hacerlo. La más común es proporcionarle la Copia B del formulario W-2. El aviso adecuado debe darse antes del 31 de enero del año siguiente al año en que la niñera podría reclamar el crédito. El IRS sugiere que el empleador de ayuda doméstica dé al empleado aviso del EIC si sus salarios no están a nivel máximo elegible para EIC (31.030 $ en 2005).

Algunos empleados que pueden reclamar el EIC también tienen derecho a que el EIC se les pague por adelantado. Si vuestra niñera os proporciona un Formulario W-5 completo del IRS, el Certificado de Pago Anticipado del Crédito por Ingreso del Trabajo, tendréis que calcular cuánto pagar. Como esto es un crédito fiscal, también reduciréis la cantidad de retención de impuesto federal sobre la renta y FICA por la cantidad del pago anticipado del EIC. Si os encontráis en la posición de tener que hacer un pago EIC por adelantado, consultad la Publicación 15 del IRS, Guía Fiscal del Empleador, para ayuda en calcular la cantidad a pagar.

Impuestos de Seguridad Social y Medicare (FICA)
FICA significa Federal Insurance Contributions Act y se refiere a los impuestos de Seguridad Social y Medicare que se retienen de los salarios de un empleado además del impuesto federal y estatal sobre la renta. No tenéis que pagar impuestos FICA sobre los salarios de vuestra niñera a menos que le paguéis 1.400 $ o más en salarios en efectivo cada año (para el año fiscal 2005). Además, no tenéis que pagar estos impuestos en absoluto si los salarios se pagan a vuestro cónyuge, hijo menor, o padre. Sin embargo, hay una excepción cuando se trata de vuestro padre. Si estáis divorciado y no volvéis a casar, viudo, o vuestro cónyuge está discapacitado y no puede cuidar de vuestros hijos, y vuestros hijos son menores de 18 años, sí tenéis que contar los salarios que pagáis a un abuelo para cuidar a los niños. Si el total de salarios excede 1.400 $, se os requerirá retener impuestos FICA. La responsabilidad FICA es el 15,3% de los salarios en efectivo del empleado, lo que significa que no contáis el valor de los beneficios de empleo que dais a vuestra niñera. Del 15,3%, vosotros y vuestra niñera sois cada uno responsable de la mitad de la cantidad, o 7,65%. Sin embargo, el empleador a menudo simplemente paga la cantidad entera en lugar de retenerla, proporcionando un beneficio extra a la niñera.

Desempleo, impuestos estatales, Formulario I-9, FLSA

Impuestos de desempleo
Si pagáis salarios de 1.000 $ o más en un trimestre natural de 2005, también estáis obligados a pagar impuesto federal de desempleo (FUTA), que es generalmente el 0,8% de los salarios pagados hasta que los salarios excedan 7.000 $. Después de eso, no hay responsabilidad por impuesto federal de desempleo, aunque puede que se os requiera pagar impuesto estatal de desempleo.

Impuestos estatales
Además de la retención federal y la responsabilidad FICA, puede que tengáis que retener o reportar impuesto estatal sobre la renta sobre los salarios de la niñera también. Además, los estados pueden requerir que los empleadores paguen seguro de compensación para trabajadores. Las leyes de los estados varían en estas áreas, así que aseguraos de obtener consejo fiscal competente al contratar una niñera.

Verificación de elegibilidad de empleo
Una vez que contratáis una niñera y os convertís en empleador, tanto vosotros como la niñera estáis obligados a completar un Formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. (USCIS —anteriormente el Servicio de Inmigración y Naturalización (INS)), también conocido como Verificación de Elegibilidad de Empleo.

No estáis obligados a presentar el formulario completado con el gobierno federal. Guardadlo para vuestros registros, porque la ley exige que lo tengáis disponible para inspección por las autoridades federales apropiadas si es necesario. Debéis mantener el I-9 por el mayor de tres años después de contratar a vuestra niñera o un año después de que termine la relación laboral.

Para completar vuestra parte del I-9, estáis obligados a revisar ciertos documentos que demuestren que vuestra niñera es legalmente elegible para trabajar en Estados Unidos. Ella necesita proporcionaros documentación que muestre (1) su identidad y (2) elegibilidad de empleo. Algunos documentos son adecuados para mostrar ambos, pero algunos solo muestran uno u otro. Por ejemplo, un pasaporte de EE. UU. servirá como prueba de ambos, identidad y elegibilidad. Un carné de conducir, sin embargo, solo mostrará identidad, y la niñera también tendrá que daros prueba de elegibilidad, como una tarjeta de Seguridad Social. Una lista completa de documentos apropiados está incluida con el Formulario I-9. Una copia puede obtenerse en línea en www.uscis.gov.

Salario mínimo y leyes
Como empleador, tenéis que cumplir otras leyes laborales estatales y federales. La Fair Labor Standards Act (FLSA) federal regula el salario mínimo y el pago de horas extra para empleados cubiertos. Aunque los arreglos de canguro casuales no están sujetos a la FLSA, los trabajadores domésticos, como niñeras a tiempo completo, deben recibir salario mínimo. El pago de horas extra en la cantidad de una vez y media el salario regular del empleado debe pagarse por horas trabajadas en exceso de cuarenta por semana. (Sin embargo, esta parte de la ley no se aplica a niñeras internas.)

Donde la ley estatal de salario mínimo difiere de la federal, la más alta de las dos es el salario que debéis pagar. La mayoría de los estados que tienen sus propias leyes de salario mínimo exigen la misma cantidad que el gobierno federal. Un puñado de estados requieren un salario mínimo más alto.

NOTA: Los trabajadores menores de 20 años tienen un salario mínimo más bajo durante los primeros 90 días naturales consecutivos de empleo o hasta que el trabajador cumpla 20 años, lo que ocurra primero. Después de eso, el salario mínimo sube a la cantidad regular.