Cuestiones de empleo en el cuidado de niños en el hogar

Responsabilidades, tasa de pago, impuestos

Problemas de empleo de cuidado infantil en el hogar Un proveedor de cuidado infantil que cuida a su hijo en su hogar en lugar de en el suyo generalmente no se considera su empleado, sino que se lo conoce como un contratista independiente. Si usted, en lugar de la niñera o la agencia de niñeras, controla el trabajo de la niñera, usted es un empleador. Desea tener un contrato de trabajo por escrito en vigor. Tener un contrato de trabajo por escrito ayuda a que la relación funcione mejor y proporciona un método para abordar los problemas antes de que surjan.

Además, como empleador, usted tiene varias responsabilidades legales de las que debe ser consciente. Es posible que deba retener ciertos impuestos sobre la nómina, a veces llamados impuestos de niñera, del cheque de pago de la niñera y pagarlos al Servicio de Impuestos Internos. También puede ser responsable de los impuestos estatales. También existen estatutos estatales y federales que se aplican a la relación comercial entre usted y la niñera, tal vez de la misma manera que se regula su propio lugar de trabajo.

Tenga en cuenta que este artículo solo pretende ser una descripción general de sus posibles obligaciones fiscales y legales. Consulte a un experto en impuestos o a un abogado para obtener asesoramiento específico sobre lo que debe o no debe presentar o pagar si contrata a un proveedor de cuidado de niños en el hogar.

El contrato de trabajo
Una vez que te hayas decidido por tu candidata a niñera preferida, es recomendable formalizar tu relación profesional con un contrato laboral. A diferencia de la solicitud, este debe ser un documento completo, con tantos términos de su acuerdo registrados por escrito como sea posible. La principal razón para tener un contrato con términos específicos es ayudar a evitar que tu niñera te acuse de incumplimiento de contrato si decides terminar la relación laboral. A continuación se presenta una discusión de algunas de las partes más importantes del acuerdo.

Fiestas
Asegúrese de especificar las personas que estarán obligadas por el acuerdo. Esto significa la niñera, usted y su cónyuge (si corresponde). Incluya las direcciones de todas las partes.

Responsabilidades del proveedor de cuidado infantil/Descripción del trabajo
Describa qué tareas desea que realice la niñera en relación con el trabajo de cuidado de niños. (Las tareas domésticas adicionales se analizan en una sección posterior). Sea minucioso al incluir las categorías generales de actividades que desea que realice la niñera, pero deje flexibilidad en los detalles. Por ejemplo, exija que la niñera facilite el aprendizaje, pero no limite los métodos por los cuales puede lograrlo. Proporcione ejemplos de actividades educativas, pero indique que la lista no se limita a las que se especifican.

Fecha de inicio/plazo del contrato
Distinguir entre la fecha en que se firma el contrato y la fecha en que se inicia el empleo. Si son dos fechas separadas, ambas deben incluirse en el contrato. La fecha del contrato es la fecha en que se establece la relación laboral. La fecha de inicio indica cuándo comienzan las responsabilidades de cuidado de la niñera y el deber de los padres de pagar a la niñera. Además, proporcione una fecha de finalización o un período de tiempo específico para la vigencia del acuerdo. Un término de uno o dos años es bastante típico.

Tarifa de pago/horas extra
Los salarios deben ser muy específicos. La tasa de pago debe expresarse en términos de horas, días o semanas. Si se espera que la niñera brinde servicios de cuidado de niños más allá de sus horas normales de trabajo, el pago de horas extras debe designarse por escrito. Si es posible, explique en el contrato las circunstancias bajo las cuales se solicitaría el trabajo de horas extras, por ejemplo, la cantidad de notificación previa que la niñera podría esperar antes de ser llamada a quedarse hasta tarde en el trabajo.

Impuestos
Los impuestos sobre el empleo en la situación de la niñera se analizan en este artículo. A los efectos del acuerdo de niñera, querrá establecer qué parte es responsable de remitir los impuestos necesarios del pago de la niñera a la agencia estatal o federal correspondiente. Ciertos impuestos deben ser retenidos por el empleador, mientras que otros pueden ser pagados por cualquiera de las partes en nombre de la niñera. El empleador puede retener y pagar este último tipo de impuesto solo si la niñera está de acuerdo.

Horas de trabajo, días libres pagados, seguro Horas de trabajo
Es necesario indicar exactamente qué horas y días de la semana la niñera es responsable de trabajar. Si su horario de trabajo varía de una semana a otra, debe incluir un lenguaje que declare que ese es el caso, y que la niñera recibirá su horario de trabajo dentro de las 24 horas posteriores a que usted mismo lo reciba. Si espera que sus horas cambien en algún momento en el futuro, deje espacio para el cambio en el contrato, proporcionando que puede cambiar las horas de trabajo de la niñera con cierta cantidad de anticipación (si es posible, al menos dos semanas de anticipación). ser preferible).

Niños adicionales
Incluso si no planea tener más hijos, sería una buena idea incluir una disposición que cubra el pago adicional por niños adicionales. Si sus planes terminan cambiando por alguna razón, tendrá un problema menos de qué preocuparse. Si analiza esa posibilidad con anticipación, puede determinar cómo se siente su niñera al hacerse cargo del cuidado de otro niño, en particular de un recién nacido.

Vacaciones, días festivos y días de enfermedad
Los días libres pagados para la niñera deben ser explícitos en el acuerdo. Indique las vacaciones pagadas por su nombre. Si un feriado cae en fin de semana y desea darle a la niñera otro día libre como feriado compensatorio, especifique qué día será. Si desea que los días libres se correspondan con su propio horario de trabajo y no sabe qué días serán vacaciones para usted de un año a otro, indique que notificará las vacaciones pagadas en una fecha determinada, por ejemplo, por 1 de diciembre del año anterior al año en que se van a dar las vacaciones.

Seguros
El seguro en una situación de niñera generalmente se refiere a dos tipos diferentes de pólizas:automóvil y salud. Si desea que la niñera lleve a sus hijos a las actividades en su automóvil, querrá agregarla a su seguro como conductor cubierto. Si espera que use su propio vehículo, puede manejarlo de dos maneras. Puede comprar un seguro de automóvil para ella, pero eso puede ser costoso. Usted podría aceptar pagar parte de la prima de su seguro, pero luego querrá incluir en el contrato el requisito de que ella le presente pruebas, probablemente cada seis meses, de que tiene suficiente seguro de automóvil.

Como mínimo, debe exigir que la niñera tenga los siguientes tipos de seguros:

  • seguro de pagos médicos , que cubre los gastos médicos incurridos por un conductor o sus pasajeros como consecuencia de un accidente;

  • seguro de responsabilidad civil por lesiones personales , que cubre reclamaciones de terceros por lesiones corporales;

  • responsabilidad por daños a la propiedad , para pagar reclamaciones por daños a la propiedad personal de otro, como resultado de un accidente automovilístico causado por la niñera; y,

  • seguro de responsabilidad civil para motoristas sin seguro o con seguro insuficiente , que paga los gastos incurridos en un accidente con otro conductor que no tiene suficiente cobertura de seguro o con un conductor que se da a la fuga.
Algunos estados tienen requisitos legales para la cantidad mínima de seguro de responsabilidad civil que debe tener un conductor; sin embargo, los mandatos de las leyes estatales a menudo no van lo suficientemente lejos. Para el seguro de responsabilidad civil, la póliza debe incluir límites de gastos por lesiones personales por un monto mínimo de $100,000 por persona o $300,000 por accidente.

Tenga en cuenta, sin embargo, que algunas pólizas de seguro no cubrirán un accidente que ocurra mientras su niñera realiza tareas laborales para usted. Bajo una doctrina legal llamada respondeat superior , un empleador puede ser considerado legalmente responsable por las acciones de un empleado que se cometen durante el curso del empleo. Un ejemplo sería un accidente automovilístico que ocurre mientras la niñera lleva a los niños a la escuela. Ya sea que la niñera esté cubierta por su propia póliza o por la tuya, verifica detenidamente para asegurarte de que no serás personalmente responsable de los daños que ella pueda causar.

La razón principal por la que algunas familias ofrecen seguro médico a sus niñeras es para atraer a los mejores candidatos para el puesto. Desafortunadamente, comprar un seguro de salud para un miembro que no sea de la familia puede ser extremadamente costoso. Por esa razón, si está considerando proporcionarle un seguro, debe discutir con su posible niñera si quiere cobertura de salud y, de ser así, si aceptaría un salario más bajo a cambio de ella. Es posible que ya esté cubierta por su propia póliza o la de su cónyuge. Independientemente de lo que ambos decidan, incluya los términos en su acuerdo por escrito.

Gastos, reglas de la casa, disciplina Gastos
Dependiendo de la cantidad y las edades de los niños en su hogar, puede haber una variedad de actividades extracurriculares a las que su niñera tendrá que conducir. Además, es posible que desee que lleve a sus hijos a excursiones, como ir al cine, a la heladería oa la bolera. Puede proporcionarle a la niñera dinero en efectivo por adelantado, o simplemente puede reembolsarla después de que presente los recibos de sus gastos. En cualquier caso, debe solicitarle que obtenga su aprobación previa antes de llevar a los niños a una excursión, para que no lo tome desprevenido con una factura no planificada por actividades.

Si la niñera utiliza el automóvil familiar para el transporte, no tendrá que preocuparse por los gastos de kilometraje. Sin embargo, cuando la niñera usa su propio automóvil, es posible que desee ofrecer un reembolso por milla. La cantidad, por supuesto, está abierta a acuerdo. Una pauta es la deducción de gastos de millaje estándar del Servicio de Impuestos Internos, que es de 40,5 centavos por milla (en 2005).

Reglas de la casa
Proporcionar una lista de las reglas de la casa le da a la niñera una guía de las reglas que ella y los niños deben seguir. Cualquier política que espere que se aplique debe incluirse en esta sección. Las siguientes son solo algunas posibilidades que puede considerar:

  • reglas con respecto a los amigos de los niños que entran a la casa;
  • reglas que limitan la cantidad de televisión que los niños pueden ver;
  • reglas que establecen límites en juegos electrónicos portátiles o de computadora;
  • normas que prohíben los refrigerios poco saludables;
  • requisitos para las tareas que deben realizar los niños; y,
  • límites en el uso del teléfono por parte de la niñera y los niños.
Métodos aceptables de disciplina
Describa los enfoques aceptables e inaceptables de la disciplina. Ya debería estar familiarizado con la filosofía de su niñera con respecto a la disciplina desde su entrevista inicial, pero ponerlo por escrito enfatiza aún más su propia filosofía. Las nalgadas u otras formas de castigo corporal (físico) no deberían permitirse, según la gran mayoría de los expertos. Los tiempos de espera y la redirección son buenas formas de disciplina para los niños más pequeños; los mayores pueden ser sensibles a castigar o quitar algún otro privilegio o artículo preciado. Obviamente, su propio método preferido de corrección es el que debe exigirle a su niñera.

Deberes Adicionales/Tareas Domésticas
Desea ser lo más completo posible con su lista de deberes adicionales que espera. Enumere no solo las tareas que espera que realice la niñera, sino también los trabajos de los que no es responsable. Sea muy claro, para que no haya malentendidos. Si desea que la niñera se haga cargo de las tareas domésticas, asegúrese de discutir esto con anticipación y luego describa las funciones en el acuerdo. Si es posible, también indique con qué frecuencia espera que se realicen las tareas. Algunas tareas del hogar deben realizarse diariamente, mientras que otros trabajos deben realizarse solo una vez a la semana.

Al mismo tiempo, debe anticipar que puede haber algunos deberes que querrá que la niñera maneje y que no haya pensado establecer en el acuerdo. Por esa razón, es posible que desee incluir una declaración de que es posible que se requieran otras tareas no específicas de la niñera de vez en cuando.

Revisión Anual/Aumentos de Pago
Si ha encontrado una buena niñera, querrá mantenerla ofreciéndole aumentos de sueldo de forma regular, generalmente anual. Puede especificar en el contrato que ella recibirá un cierto porcentaje de aumento cada año. Sin embargo, puede ser mejor no comprometerse con una cantidad fija, sino hacer que el aumento dependa de una revisión anual. En la revisión, dele a la niñera una evaluación de su desempeño laboral durante el último año. Según lo feliz que esté con el cuidado de niños que le brinda su niñera, puede decidir qué tipo de aumento le dará.

Emergencias, formularios de consentimiento, rescisión Emergencias
Sea muy claro sobre el procedimiento que desea que siga la niñera en caso de una emergencia, especialmente una emergencia médica. Por supuesto, si ocurre una lesión grave, un incendio o un delito, la niñera primero debe convocar al personal de emergencia, muy probablemente llamando al 911. De lo contrario, la niñera debe comunicarse con usted de inmediato. Mantenga todos los números de teléfono celular y del trabajo en un lugar visible cerca del teléfono y asegúrese de que la niñera esté al tanto de la ubicación de la lista.

Formularios de consentimiento/autorización
En el caso de una emergencia médica, especialmente si la niñera no puede comunicarse con los padres, es crucial que la niñera tenga autorización por escrito para buscar tratamiento para los niños. Los padres deben completar y firmar un formulario de consentimiento para cada uno de sus hijos que nombra específicamente a la niñera y la autoriza a obtener servicios de emergencia, como asistencia paramédica o atención hospitalaria, según sea necesario.

Liberación de niños
Puede haber ocasiones en las que un miembro de su familia ampliada quiera llevar a sus hijos a dar un capricho. Tal vez el amigo de su hijo llame para invitar a su hijo a una cita para jugar. Es posible que desee tratar cada una de estas solicitudes caso por caso y hacer que la niñera se comunique con usted en el trabajo para ver si aprueba que entregue a su hijo al pariente o vecino. Por otro lado, puede sentir que cada vez que su madre quiera llevar a su hijo al parque, está perfectamente bien para usted y la niñera debe dejar ir a su hijo.

Debe aclarar cualquier política con la que se sienta cómodo, y si hay alguien a quien desea que la niñera entregue a los niños sin tener que contactarlo primero, debe incluirlo específicamente en el acuerdo. Debe asegurarse de presentárselos a la niñera lo antes posible una vez que comience su empleo, para que esté familiarizada con ellos. Cada vez que permita que su hijo salga de la casa con una persona que la niñera no conoce, como el padre de un amigo de su hijo, debe solicitar que la niñera verifique la identidad de la persona solicitando una identificación. Por supuesto, usted querrá que el otro padre sepa que su niñera le pedirá una identificación, para que el padre no sea tomado por sorpresa y posiblemente se ofenda.

Gastos de mudanza
Si tiene una niñera que se ha mudado fuera de la ciudad específicamente para este puesto, es posible que desee especificar si está pagando o no alguno de los costos de la reubicación. Ten claros los gastos tanto de la mudanza a tu localidad como de su regreso a casa al terminar la relación de cuidadora. Algunas familias aceptan pagar algunos o todos estos costos para contratar a la mejor niñera posible. Si no está dispuesto a contribuir con estos gastos, incluya una disposición en el acuerdo que indique que la niñera es responsable de sus propios costos de mudanza. Esto es más probable que surja en una situación de niñera interna.

Rescisión/Avisos
El contrato debe establecer el método adecuado para terminar la relación laboral por cualquiera de las partes. A menos que haya problemas que impliquen un daño inminente a los niños oa la propiedad de su hogar, es cortés y profesional notificar a la otra parte de la intención de rescindir el acuerdo. Si usted es quien finaliza el contrato, debe darle tiempo a la niñera, con goce de sueldo, para encontrar otro empleo. Si la niñera decide terminar la relación, debe continuar trabajando por un período de al menos varias semanas para permitirle hacer otros arreglos para el cuidado de los niños. Ponga sus requisitos de notificación por escrito en el acuerdo.

Incluso si tiene todas las disposiciones necesarias sobre la separación con su niñera por escrito, firmadas por ambas partes, el proceso real de terminación del empleo de la niñera puede desencadenar reacciones imprevistas, incluida su negativa a desalojar su hogar voluntariamente. Esto no quiere decir que su contrato de trabajo por escrito no tenga sentido, sino que debe tener cuidado de abordar tantas contingencias como sea posible en el contrato. Un contrato minucioso le ayudará a ponerse sobre una base legal firme, en caso de que sea necesario tomar alguna medida para concluir su asociación con la niñera o au pair. (La terminación de la relación entre los padres y el proveedor de cuidado infantil se analiza en general en Terminación de la relación de cuidado infantil).

Impuesto sobre la renta, seguridad social, FICA Impuestos de niñera
El siguiente es un resumen general de su obligación por los llamados impuestos de niñera .

Retención de impuestos sobre la renta
No tiene que retener el impuesto federal sobre la renta del salario de su niñera, porque ella es la responsable de pagar el impuesto. Si lo desea, puede esperar hasta que presente su declaración anual de impuestos federales sobre la renta para pagar los impuestos que deba. Si la niñera quiere que retengas el impuesto sobre la renta y aceptas hacerlo, tendrás que pagar los montos retenidos al IRS. Además, tendrá que proporcionarle un Formulario W-4 del IRS completo, el Certificado de asignación de retención del empleado . Este formulario le informa cuántas asignaciones reclama su empleado, en función de varias deducciones, créditos y otros ajustes de ingresos. Necesita saber el número de descuentos para calcular la retención adecuada.

Independientemente de si realmente retiene el impuesto sobre la renta de su niñera, si se deben impuestos sobre la renta o la niñera, se le pedirá que informe los salarios de la niñera. Para ello radique un Anejo H (Formulario 1040) junto con su propia declaración de impuestos, que vence el 15 de abril th . También informará los salarios de la niñera a la Administración del Seguro Social (SSA) presentando la Copia A del Formulario W-2 del IRS, Declaración de salarios e impuestos , junto con el formulario W-3 del IRS, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos .

Antes del 31 de enero st del año siguiente al año en que pagó salarios a su niñera, debe proporcionarle las Copias B, C y 2 del formulario W-2. Para presentar correctamente el W-2 y otros documentos necesarios ante la SSA o el IRS, deberá solicitar un Número de identificación de empleador (EIN) del IRS. Para solicitar un EIN, debe completar y presentar un Formulario SS-4 del IRS, Solicitud de número de identificación de empleador .

Algunos asalariados de bajos ingresos son elegibles para un crédito fiscal federal llamado Crédito por ingreso del trabajo (EIC). Como empleador, también debe conocer el crédito por ingreso del trabajo, ya que puede tener ciertas obligaciones como resultado del crédito.

Si acepta retener el impuesto sobre la renta de su niñera, pero cuando intenta calcular el monto de la retención, las tablas de impuestos indican que no es necesario retener nada (debido a que su ingreso está por debajo de cierto nivel, debe notificar a su niñera sobre el EIC. Hay varias maneras de hacerlo. La forma más común es proporcionarle la Copia B del formulario W-2. Se debe enviar la notificación adecuada antes del 31 de enero st del año siguiente al año en que la niñera podría reclamar el crédito. El IRS sugiere que el empleador del hogar ayude a notificar al empleado sobre el crédito por ingreso del trabajo si su salario no alcanza el nivel elegible máximo del crédito por ingreso del trabajo ($31,030 en 2005).

Algunos empleados que pueden reclamar el EIC también tienen derecho a que se les pague el EIC por adelantado. Si su niñera le proporciona un Formulario W-5 del IRS completo, el Certificado de pago anticipado del crédito por ingreso del trabajo , tendrás que calcular cuánto pagar. Debido a que se trata de un crédito fiscal, también reducirá el monto del impuesto federal sobre la renta y la retención de FICA por el monto del pago adelantado del crédito por ingreso del trabajo. Si se encuentra en la posición de tener que hacer un pago EIC por adelantado, consulte la Publicación 15 del IRS, Guía de impuestos del empleador , para obtener ayuda en el cálculo de la cantidad a pagar.

Impuestos de Seguro Social y Medicare (FICA)
FICA significa Ley Federal de Contribuciones al Seguro y se refiere a los impuestos del Seguro Social y Medicare que se retienen del salario de un empleado además del impuesto sobre la renta federal y estatal. No tiene que pagar impuestos FICA sobre los salarios de su niñera a menos que le pague $1,400 o más en salarios en efectivo cada año (para el año fiscal 2005). Además, no tiene que pagar estos impuestos en absoluto si los salarios se pagan a su cónyuge, hijo menor o padre. Sin embargo, hay una excepción cuando se trata de sus padres. Si está divorciado y no se ha vuelto a casar, enviuda o su cónyuge está discapacitado y no puede cuidar a sus hijos, y sus hijos son menores de 18 años, tiene que contar el salario que le paga a un abuelo para que cuide a los niños. Si el salario total supera los $1,400, se le pedirá que retenga los impuestos FICA. La responsabilidad de FICA es del 15,3% del salario en efectivo del empleado, lo que significa que no cuenta el valor de los beneficios laborales que le da a su niñera. Del 15,3 %, usted y su niñera son responsables cada uno de la mitad del monto, o el 7,65 %. Sin embargo, el empleador a menudo simplemente paga el monto total en lugar de retenerlo, lo que proporciona un beneficio adicional a la niñera.

Desempleo, impuestos estatales, Formulario I-9, FLSA Impuestos de desempleo
Si paga salarios de $1,000 o más en un trimestre calendario de 2005, también debe pagar impuesto federal sobre la nómina (FUTA), que generalmente es .8% de los salarios pagados hasta que los salarios excedan $7,000. Después de eso, no hay responsabilidad por el impuesto federal de desempleo, aunque es posible que deba pagar el impuesto estatal de desempleo.

Impuestos estatales
Además de la retención federal y la responsabilidad de FICA, es posible que también deba retener o declarar el impuesto estatal sobre la renta sobre los salarios de la niñera. Además, los estados pueden exigir a los empleadores que paguen el seguro de compensación para trabajadores. Las leyes de los estados varían en estas áreas, así que asegúrese de obtener asesoramiento fiscal competente cuando contrate a una niñera.

Verificación de elegibilidad de empleo
Una vez que contrate a una niñera y se convierta en empleador, tanto usted como la niñera deben completar un Formulario I-9 del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS, anteriormente el Servicio de Inmigración y Naturalización (INS)), también conocido como la Verificación de elegibilidad de empleo .

No está obligado a presentar el formulario completo ante el gobierno federal. Guárdelo para sus registros, porque la ley exige que lo tenga disponible para inspección por parte de las autoridades federales correspondientes si es necesario. Debe mantener el I-9 por más de tres años después de contratar a su niñera o un año después de que termine la relación laboral.

Para completar su parte del I-9, debe revisar ciertos documentos que demuestren que su niñera es legalmente elegible para trabajar en los Estados Unidos. Ella necesita proporcionarle documentación que muestre (1) su identidad y (2) elegibilidad de empleo. Algunos documentos son adecuados para mostrar ambos, pero algunos solo muestran uno u otro. Por ejemplo, un pasaporte de los Estados Unidos servirá como prueba tanto de identidad como de elegibilidad. Sin embargo, una licencia de conducir solo mostrará la identidad, y la niñera también tendrá que darle prueba de elegibilidad, como una tarjeta de Seguro Social. Se incluye una lista completa de los documentos apropiados con el Formulario I-9. Se puede obtener una copia en línea en www.uscis.gov.

Salario mínimo y leyes
Como empleador, debe cumplir con otras leyes laborales estatales y federales. La Ley federal de normas laborales justas (FLSA) rige el salario mínimo y el pago de horas extras para los empleados cubiertos. Aunque los arreglos ocasionales de cuidado de niños no están sujetos a la FLSA, los trabajadores domésticos, como las niñeras a tiempo completo, deben recibir un salario mínimo. El pago de horas extras en la cantidad de una vez y media el salario regular del empleado debe pagarse por las horas trabajadas en exceso de cuarenta por semana. (Sin embargo, esta parte de la ley no se aplica a las niñeras internas).

Cuando la ley estatal de salario mínimo difiere de la ley federal, el salario que debe pagar es el más alto de los dos. La mayoría de los estados que tienen sus propias leyes de salario mínimo exigen la misma cantidad que el gobierno federal. Un puñado de estados requieren un salario mínimo más alto.

NOTA: Los trabajadores menores de 20 años tienen un salario mínimo más bajo durante los primeros 90 días calendario consecutivos de empleo o hasta que el trabajador cumpla 20 años, lo que ocurra primero. Después de eso, el salario mínimo sube al monto regular.


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