Šablona životopisu osobního asistenta

Jak napsat skvělý životopis osobního asistenta

Osobní asistenti plní rutinní osobní nebo profesní úkoly – jako je domlouvání schůzek nebo správa domácnosti – takže jejich zaměstnavatel může dělat jiné věci. Na rozdíl od manažera kanceláře nebo administrativního asistenta osobní asistenti obvykle pracují pouze pro jednu osobu. V závislosti na tom, komu pomáhají, mohou povinnosti osobního asistenta zahrnovat funkci plánovače událostí, kancelářského asistenta, osobního nakupujícího a projektového manažera v jednom. Z tohoto důvodu bude to, co zaměstnavatelé hledají, když najímají osobního asistenta, hodně záviset na jejich individuální situaci. Budete si chtít pečlivě přečíst popis práce a hledat místa, kde můžete zdůraznit způsoby, jak se vaše minulá zkušenost shoduje s konkrétními povinnostmi, které zaměstnavatel hledá. Existuje však několik klíčových součástí, které by měl životopis každého osobního asistenta obsahovat – konkrétně vaše kontaktní údaje, souhrnné prohlášení, pracovní zkušenosti, vzdělání a dovednosti.

Osobní asistent obnoví kontaktní informace

Vaše kontaktní údaje budou pravděpodobně první věcí, kterou náborový manažer uvidí, takže je důležité udělat dobrý dojem. Primárním účelem této sekce je dát potenciálním zaměstnavatelům vědět, jak oslovit uchazeče na pohovor, ale může je také nasměrovat, aby viděli více informací nebo dovedností, které nejsou uvedeny ve vašem životopise, například prostřednictvím osobních webových stránek.

Co zahrnout:

  • celé jméno

  • poštovní adresa

  • telefonní číslo

  • e-mailová adresa

  • osobní webové stránky a/nebo stránka LinkedIn

  • odkazy na stránky sociálních médií (pokud existují)

Umístěte informace na začátek každé stránky svého životopisu, abyste měli jistotu, že náboroví manažeři nebudou mít problém je najít, a použijte snadno čitelný text (žádné nařasené typy písma nebo malé velikosti písma). Měli byste zkontrolovat celý svůj životopis, ale věnujte zvýšenou pozornost tomu, abyste si prohlédli své kontaktní údaje, abyste se ujistili, že v nich nejsou žádné chyby. Chybně zadané číslo může znemožnit zaměstnavateli, aby vás zastihnul – a taková chyba bude téměř jistě znamenat porušení smlouvy na pozici osobního asistenta.

Souhrnné prohlášení pro osobní asistenty

Tato část, označovaná také jako „profesionální profil“ nebo „souhrn kvalifikací“, vyvolala ve světě psaní životopisů bouřlivé diskuse, ale mnoho odborníků se shoduje, že je to nutnost – zejména pro ti, jejichž nejnovější pracovní zkušenosti nemusí dokonale odpovídat pracovní nabídce. Studie ukazují, že personalisté stráví v průměru pouze 6 sekund prohlížením jakéhokoli daného životopisu, takže budete chtít upoutat jejich pozornost co nejrychleji – a udržet ji. Souhrn přímo pod vašimi kontaktními údaji usnadňuje zaměstnavateli na první pohled zjistit, proč je kandidát pro danou pozici kvalifikovaný. Představte si to jako svůj výtah. Máte jen pár sekund na to, abyste někoho přesvědčili, aby vás zaměstnal – co potřebuje vědět?

Co zahrnout:

  • Napište 3–5 krátkých vět (buď v odrážkách nebo v odstavci), které zdůrazní důležité části vašich zkušeností nebo dovedností, které jsou – a to je klíčové – přímo související s prací, o kterou se ucházíte. Přečtěte si pozorně nabídku práce, abyste identifikovali klíčová slova, a pokuste se je zapracovat do svého souhrnného prohlášení.

  • Kromě relevantních zkušeností a dovedností nezapomeňte uvést jeden nebo dva pozoruhodné úspěchy, kterých očekáváte, že na nové pozici dosáhnete.

Obnovit zkušenosti pro osobní asistenty

Tato část podporuje vaše souhrnné prohlášení tím, že vysvětluje, co jste dělali a proč je to důležité pro tento konkrétní záznam práce. Toto je část vašeho životopisu obsahující maso a brambory, kde potenciálnímu zaměstnavateli ukážete, čeho jste během své kariéry dosáhli a co byste mohli být schopni přinést na stůl jako jeho nový osobní asistent. Stejně jako souhrnné prohlášení budete chtít upravit tuto sekci tak, aby zahrnovala věci relevantní pro novou pozici, ale existuje několik klíčových věcí, které by všechny sekce zkušeností měly obsahovat.

Co zahrnout:

  • Společnosti nebo organizace, kde jste pracovali, a jejich umístění

  • Pozice, které jste zastávali, a období, kdy jste je zastávali

  • 2–5 konkrétních, relevantních odpovědností a úspěchů v odrážkovém seznamu pro každou roli nebo společnost. Každá odrážka by měla začínat silným akčním slovesem. (Např. Zvýšené, Provedené, Poskytnuté atd.)

Váš životopis nemá být vyčerpávajícím seznamem veškeré práce, kterou jste kdy udělali. Možná nezahrnete každý úkol, který jste dělali na každé pozici – nebo dokonce každou práci, kterou jste kdy zastávali. Sekce zkušeností má poskytnout pouze přehled toho, co jste dělali na minulých pozicích, abyste se kvalifikovali pro práci, o kterou se nyní ucházíte. Vyjmenování všech vašich povinností nebo úspěchů nutí vašeho potenciálního zaměstnavatele probírat spoustu informací, jen aby našli to, co chtějí vědět. Zahrňte pouze své nejsilnější a nejrelevantnější úkoly a úspěchy, přičemž dbejte na to, abyste poukázali na to, jak vaše práce pomohla jednotlivci nebo společnosti. Dokončili jste projekt v rámci rozpočtu? Vedla vaše práce ke zvýšení návštěvnosti každoročních akcí? Kdykoli je to možné, přidejte číselný údaj pro zálohování svého nároku. Př. "Zvýšila se autorova sledovanost na Twitteru o 10 procent za jediný rok."

Je také důležité poznamenat, že vaše „zkušenosti“ nemusí být pouze placené zaměstnání na plný úvazek – práce na částečný úvazek, stáže a dokonce i dobrovolnická práce mohou být zahrnuty, pokud vaše práce na těchto pozicích byla relevantní pro práci, o kterou se ucházíte. Stejně tak je v pořádku, pokud se některá z vašich minulých pracovních pozic zdá nesouvisející s oblastí, do které se snažíte proniknout, pokud dokážete prokázat, že zkušenosti, které jste tam získali, lze uplatnit na nové pozici. Jak již bylo řečeno, pokud je něco naprostý nesoulad, je v pořádku to úplně vynechat nebo seskupit podobné pozice dohromady. Př. "Další pozice zahrnovaly práci servírky a stravování ve společnosti A (rok-rok), společnosti B (rok-rok) a společnosti C (rok-rok)."

Organizace

Nejběžnější způsob, jak vypsat pracovní historii, je chronologicky, počínaje posledními zastávanými pozicemi a odtud zpět v čase. Zaměstnavatelům se tento formát obvykle líbí, protože jim umožňuje nahlédnout do kariérního postupu někoho jiného a protože (upřímně) jej znají nejvíce.

Chronologický životopis však není jedinou možností. Pokud měníte kariéru nebo máte dlouhé mezery ve své pracovní historii, možná budete chtít místo toho použít méně tradiční formát, jako je funkční životopis. Ve funkčním životopisu byste stále zmiňovali relevantní úspěchy a zahrnovali klíčová slova, ale vaše zkušenosti jsou seskupeny podle tématu namísto pozice (např. „zkušenosti s řízením projektů“ nebo „zkušenosti se službami zákazníkům“), pouze s holými kostmi vaší pracovní historie uvedeny v samostatné sekci jako odrážky níže bez dalšího popisu Př. "Projektový manažer, společnost A, 2010-2012."

Požadavky na vzdělání pro osobní asistenty

Vzdělávací část vašeho životopisu je vaší šancí předvést specializované nebo pokročilé školení. Pro většinu zaměstnavatelů jsou zkušenosti důležitější než vzdělání, ale přesto může být užitečné zahrnout je, i když pracovní nabídka neuvádí konkrétní titul, protože vás může odlišit od konkurence.

Co zahrnout:

  • Začněte u svého posledního titulu, uveďte každý získaný titul a rok, kdy jste je získali (nebo měsíc a rok, kdy je očekáváte.)

  • Název školy a její umístění

  • Hlavní/vedlejší pole nebo důrazy (pokud jsou pro pozici relevantní)

  • GPA (pokud je vyšší než 3.0 a nedávno jste dokončili nebo se chystáte postoupit)

Alternativní popisy

Tato sekce se hodí k přímým titulům, jako je bakalářský nebo přidružený, ale to není jediný způsob, jak zdůraznit pokročilé školení. Pokud jste například navštěvovali vysokou školu, ale nikdy jste nedokončili, stále to můžete uvést ve svém životopisu. Jednoduše vylučte studijní sekci a nahraďte ji počtem kreditů, které jste získali během účasti. Př. “University Name, 2010-2012, Collegetown, WA, dokončeno 22 kreditů.” Podobně, pokud nemáte mnoho přímých zkušeností s prací, o kterou se ucházíte, ale absolvovali jste příslušné vysokoškolské kurzy, můžete tyto kurzy zahrnout do sekce vzdělávání pod nadpisem „související práce v kurzu“. Jen nezapomeňte uvést ne více než 3-5 kurzů. To znamená, že pokud není vzdělání výslovně uvedeno v pracovní nabídce, nemusíte je uvádět. Pokud si myslíte, že by vaše vzdělání mohlo ohrozit vaše šance na přijetí do zaměstnání, vynechejte ho a místo toho využijte prostor ke zdůraznění svých zkušeností nebo speciálních dovedností.

Poznámka:Pokud právě nestudujete střední školu nebo pracovní pozice výslovně neuvádí, že uchazeči mají středoškolský diplom, neměli byste jej uvádět ve svém životopise – zvláště pokud již máte vyšší tituly nebo nějakou vysokou školu zkušenosti, které byste místo toho mohli zahrnout.

Umístění

I když to není pevné pravidlo, uchazeči s pěti a více lety praxe by měli uvádět své vzdělání až po pracovní praxi, zatímco čerství absolventi nebo ti, kteří mají málo zkušeností, by měli uvádět vzdělání před svou pracovní historií. – jde o to, že cokoli, díky čemu budete vypadat lépe, umístíte nahoru.

Příklady dovedností osobního asistenta

Seznam dovedností – někdy uváděný jako „kvalifikace“ – je skvělým místem pro zvýraznění relevantních schopností, které jste si během své kariéry rozvinuli a které nejsou konkrétně uvedeny jinde ve vašem životopise. Patří mezi ně jak „tvrdé“ dovednosti – jako znalost softwarového programu nebo druhého jazyka – a „měkké“ dovednosti, které se hůře kvantifikují, jako je verbální a písemná komunikace nebo dovednosti v řízení času. Stejně jako váš souhrn kvalifikací a zkušeností by tato část měla být přizpůsobena každé pozici, o kterou se ucházíte, pomocí klíčových slov z popisu práce. Pokud se například příspěvek zmiňuje o správě kalendářů, nezapomeňte zahrnout všechny programy kalendářového softwaru, které znáte, jako je Microsoft Outlook nebo Kalendář Google.

Co zahrnout:

  • Účetní dovednosti Př. „rozpočet, nákup, sesouhlasení, získávání zdrojů“

  • Administrativní dovednosti Př. “zajištění cestování, korespondence, plánování událostí, archivace, udržování plánů, psaní poznámek, správa kanceláře, plánování”

  • Komunikační dovednosti, včetně jakýchkoli druhých jazyků mluveným a/nebo psaným jazykem Př. „konverzace ve španělštině psané i mluvené slovo, správa dotazů, korektury“

  • Osobní dovednosti Př. „diskrétnost, flexibilita, multitasking, organizace, týmové řízení, samostatná práce“

  • Technologické dovednosti, zejména znalost konkrétních počítačových softwarových programů Př. „Microsoft Office 365 Suite, vytváření řídicích panelů, správa databází, příprava prezentací, sestavování sestav“

Je třeba poznamenat, že jakékoli dovednosti, které uvádíte, nemusí pocházet pouze z placených profesionálních pozic, které jste zastávali. Mnoho cenných dovedností lze rozvíjet během školních projektů, dobrovolnických pozic a dokonce i správy vlastního domova.

Obecné tipy pro životopisy osobních asistentů

Korektura, korektura, korektura. Přečtěte si každý řádek a věnujte zvýšenou pozornost kontrole překlepů, nesprávného použití slov (např. jejich, tam, jsou) a překlepů, stejně jako pravopisu a umístění společností/programů, které zmiňujete. Osobní asistenti jsou často zodpovědní za to, že věnují zvýšenou pozornost detailům, takže chyby ve vašem životopise mohou náborovému manažerovi signalizovat, že tento úkol nezvládáte.

Upřednostněte srozumitelnost před estetikou. Může být lákavé přidat nabíraná písma, okraje nebo jiné umělecké vychytávky, ale pokud není součástí popisu práce grafický design nebo vizuální kreativita, možná budete chtít, aby to bylo jednoduché. Používejte snadno čitelná písma, jako je Times New Roman nebo Calibri, ve standardní velikosti (písmo 10–12 bodů) a záhlaví – jako „vzdělávání“ a „zkušenosti“ – zvýrazněte tučně a/nebo mírně zvětšete, aby se daly snadno najít .

Životopisy nejsou místem, kde byste se měli uskromnit. Pokud máte opravdu pocit, že jste byli hnací silou konkrétního úspěchu, klidně to zahrňte. Pokud si myslíte, že něco bylo spíše týmovým úsilím, nepoužívejte fráze jako „pomohli dosáhnout“ a místo toho se zaměřte na to, co jste udělali vy osobně a jak to přispělo k pozitivnímu výsledku.

Buďte konkrétní a struční. Nepoužívejte ve svých popisech příliš široká nebo obecná slovní spojení nebo žargon. Například „Plánovaný mezinárodní summit pro 50+ delegátů, včetně zajištění cesty a ubytování pro všechny účastníky“ je mnohem silnější než „Organizované akce a cestovní opatření.“ Stejně tak na jednu až dvě stránky uvádějte pouze informace, které jsou relevantní pro pozici. Dokonce i uchazeči s desítkami let zkušeností mohou zkrátit svůj životopis na jedinou stránku tím, že budou vysoce selektivní, co obsahují, a zajistí, aby vše na stránce přímo souviselo s pracovní nabídkou. Pokud máte pocit, že je toho mnohem víc, co byste chtěli zdůraznit, můžete to vždy zahrnout na svůj osobní web nebo stránku LinkedIn, kterou můžete uvést ve svých kontaktních údajích.

Šablona pro obnovení osobního asistenta

(Kliknutím sem stáhnete šablonu životopisu osobního asistenta ve formátu pdf.)

Sarah Jones
123 Privet Drive, Springfield, WA 40069 | 555-555-5555
email@email.com | linkedin.com/sarahjones

Přehled kvalifikací

  • Výjimečně organizovaný osobní asistent s více než 5 lety zkušeností v soukromém i firemním sektoru

  • Detailně orientovaný, sebemotivovaný profesionál s prokázanou schopností učit se na cestách, multitaskingu a dodržování ambiciózních termínů

  • Certifikováno IAAP a má zkušenosti s aplikacemi QuickBooks, Microsoft Office 365 a Dropbox

Zkušenosti

Osobní asistent, 2017 – současnost
Osoba A | Springfield, WA

  • Naplánujte si všechny osobní a profesní schůzky a připomeňte manažerovi nadcházející schůzky

  • Spravujte diskrétně důvěrné dokumenty a korespondenci, včetně těch, které se týkají lékařských schůzek a procedur

  • Zadejte a uspořádejte kontaktní informace více než 500 osobních a profesních kontaktů

  • Navrhli jsme inovativní systém správy souborů pro osobní i obchodní dokumenty, který klientovi každý týden šetří cenný čas

Manažer kanceláře, 2015 – 2017
Společnost A | Springfield, WA

  • Zkontrolovali jsme výdaje a vyjednali s dodavateli, abychom klientovi ve fiskálním roce 2017 ušetřili více než 3 000 USD na přeplatcích a zbytečných výdajích

  • Identifikované a zakoupené materiály pro doplnění zásob kancelářských potřeb

Administrativní asistent, 2012 – 2015
Společnost B | Springfield, WA

  • Plánoval všechny firemní akce, včetně usnadnění výběru a vyjednávání dodavatelů, nákupů a pozvánek

  • Vytvořené prezentace pro vedoucí pracovníky v aplikaci Microsoft PowerPoint

  • Zajištění cesty a ubytování pro vedoucí pracovníky, včetně dopravy na letiště az něj

Vzdělávání

Bakalář umění — angličtina, 2012
Springfield College, Springfield, WA

Speciální dovednosti

  • certifikováno IAAP

  • Zručnost v Microsoft Office 365, QuickBooks, Dropbox

  • Plynule mluví španělsky, psaným i mluveným písmem

  • Vynikající dovednosti v řízení času

  • Schopnost rychle a přesně si dělat poznámky během schůzek

Další příklady životopisů osobního asistenta:

  • Osobní asistent generálního ředitele

  • Výkonný asistent

  • Virtuální osobní asistent

  • Správce domácnosti

  • Osobní asistent celebrit


Previous:

Next: