• Niemowlęta
• Zakładanie rodziny
• Dzieci
• Ogólne rodzicielstwo
• Noworodki
• Nastolatki
• Maluchy
• Ciąża

Kwestie prawne i podatkowe przy zatrudnianiu niani

Obowiązki, stawka, podatki

Kwestie prawne i podatkowe przy zatrudnianiu niani

Opiekunka dziecka, która opiekuje się nim w swoim domu, a nie Twoim, zazwyczaj nie jest uważana za Twojego pracownika, ale jest znana jako wykonawca niezależny. Jeśli Ty, a nie niania ani agencja nian, kontrolujesz pracę niani, jesteś pracodawcą. Chcesz mieć pisemną umowę o pracę. Posiadanie pisemnej umowy pomaga relacji przebiegać bardziej gładko i daje metodę adresowania problemów zanim powstają.

Również jako pracodawca masz różne obowiązki prawne, których musisz być świadomy/a. Możesz być zobowiązany/a do potrącania określonych podatków od wynagrodzenia, tzw. podatków od niani, i przelewania ich do Urzędu Skarbowego (US: IRS). Możesz ponosić odpowiedzialność za podatki stanowe. Istnieją też przepisy stanowe i federalne dotyczące relacji biznesowej między Tobą a nianią, prawdopodobnie w podobny sposób, jak Twoje własne miejsce pracy może być regulowane.

Proszę pamiętać, że ten artykuł ma na celu jedynie przegląd Twoich potencjalnych zobowiązań podatkowych i prawnych. Skonsultuj się z ekspertem od podatków lub prawnikiem po konkretną poradę, co jesteś lub nie jesteś zobowiązany/a złożyć lub zapłacić, jeśli zatrudnisz opiekunkę w domu.

Umowa o pracę
Gdy ustalisz preferowanego kandydata na nianię, warto sformalizować Waszą relację profesjonalną umową o pracę. W przeciwieństwie do aplikacji, powinna to być kompleksowy dokument, z jak największą liczbą warunków umowy zapisanych pisemnie. Głównym powodem posiadania umowy ze szczegółowymi warunkami jest pomoc w zapobieżeniu oskarżeniu nianią o naruszenie umowy, jeśli zrezygnujesz z zatrudnienia. Poniżej dyskusja niektórych ważniejszych części umowy.

Strony
Upewnij się, że określisz osoby objęte umową. Oznacza to nianię, Ciebie i Twojego męża/żonę (jeśli dotyczy). Włącz adresy wszystkich stron.

Odpowiedzialności opiekunki/Opis stanowiska
Opisz zadania, które chcesz, by niania wykonywała w ramach opieki. (Dodatkowa praca domowa omówiona w późniejszej sekcji.) Bądź dokładny/a w wymienieniu ogólnych kategorii aktywności, które chcesz, by niania podejmowała, ale zostaw elastyczność w szczegółach. Np. wymagaj, by niania ułatwiała naukę, ale nie ograniczaj metod, jakimi może to zrobić. Podaj przykłady aktywności edukacyjnych, ale zaznacz, że lista nie jest ograniczona do wymienionych.

Data rozpoczęcia/Okres umowy
Rozróżnij datę zawarcia umowy od daty rozpoczęcia zatrudnienia. Jeśli to dwie oddzielne daty, obie powinny być w umowie. Data umowy to data wejścia w relację zatrudnienia. Data rozpoczęcia wskazuje, gdy obowiązki opiekuńcze niani i obowiązek płacenia wynagrodzenia przez rodziców zaczynają obowiązywać. Podaj też datę końcową lub konkretny okres trwania umowy. Okres 1-2 lat jest dość typowy.

Stawka wynagrodzenia/Nadgodziny
Wynagrodzenie powinno być bardzo konkretne. Stawkę należy wyrazić w terminach godzinowych, dziennych lub tygodniowych. Jeśli niania może być oczekiwana do wykonywania opieki ponad normalne godziny pracy, nadgodziny powinny być zapisane pisemnie. Jeśli to możliwe, wyjaśnij w umowie okoliczności, w jakich prośba o nadgodziny może wystąpić – np. jak długo z góry niania może spodziewać się powiadomienia o konieczności zostania dłużej w pracy.

Podatki
Podatki od zatrudnienia w sytuacji niani omówione są w tym artykule. Dla celów umowy niani, będziesz chciał/a ustalić, która strona jest odpowiedzialna za odprowadzenie niezbędnych podatków od wynagrodzenia niani do właściwego organu stanowego lub federalnego. pewne podatki muszą zostać potrącone przez pracodawcę, inne mogą zostać opłacone przez którąkolwiek stronę w imieniu niani. Ten drugi typ podatku może zostać potrącony i odprowadzony przez pracodawcę tylko za zgodą niani.

Godziny pracy, urlopy, ubezpieczenia

Godziny pracy
Konieczne jest precyzyjne określenie, jakie godziny i dni tygodnia niania jest odpowiedzialna za pracę. Jeśli Twój harmonogram pracy zmienia się z tygodnia na tydzień, powinieneś/aś uwzględnić zapis, że to jest tak, i że niania otrzyma harmonogram w ciągu 24 godzin od momentu, gdy Ty go otrzymasz. Jeśli spodziewasz się, że Twoje godziny się zmienią w pewnym momencie w przyszłości, zostaw miejsce na zmianę w umowie, dostarczając, że możesz zmienić godziny pracy niani z pewnym wyprzedzeniem (jeśli to możliwe, co najmniej dwa tygodnie przedterminem byłoby preferowane).

Dodatkowe dzieci
Nawet jeśli nie planujesz więcej dzieci, byłoby dobrym pomysłem uwzględnić postanowienie o dodatkowym wynagrodzeniu za dodatkowe dzieci. Jeśli Twoje plany się zmienią z jakiegoś powodu, będziesz mieć o jeden problem mniej. Jeśli omówisz taką możliwość z góry, ustalisz, jak niania czuje się z opieką nad innym dzieckiem – zwłaszcza noworodkiem.

Urlopy, święta i zwolnienia lekarskie
Płatne dni wolne dla niani muszą być wyraźne w umowie. Wymień płatne święta z nazwy. Jeśli święto wypada w weekend i chcesz dać niani inny dzień wolny jako zastępcze, określ, który dzień to będzie. Jeśli chcesz, by dni wolne odpowiadały Twojemu harmonogramowi pracy, a nie wiesz, które dni będą świątami w kolejnych latach, zapisz, że powiadomisz o płatnych świątach do określonej daty – np. do 1 grudnia roku przed rokiem, w którym święta mają zostać udzielone.

Ubezpieczenia
Ubezpieczenia w sytuacji niani zazwyczaj odnoszą się do dwóch typów polis – samochodowej i zdrowotnej. Jeśli chcesz, by niania woziła dzieci na zajęcia Twoim samochodem, będziesz chciał/a dodać ją do swojego ubezpieczenia jako uprawnionego kierowcę. Jeśli spodziewasz się, by używała własnego pojazdu, możesz to obsłużyć na kilka sposobów. Możesz zakupić ubezpieczenie OC dla niej, ale to może być drogie. Możesz zgodzić się na pokrycie części jej składki, ale wtedy będziesz chciał/a uwzględnić w umowie wymóg, by przedstawiała dowód, prawdopodobnie co pół roku, że ma wystarczające ubezpieczenie OC.

Przynajmniej powinieneś/aś wymagać, by niania miała następujące rodzaje ubezpieczenia:

• ubezpieczenie kosztów leczenia, pokrywające wydatki medyczne poniesione przez kierowcę lub jej pasażerów w wyniku wypadku;
• ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody osobowe, pokrywające roszczenia innych o uszczerbki na zdrowiu;
• ubezpieczenie odpowiedzialności za szkody na mieniu, do pokrycia roszczeń o szkody na mieniu innym, wynikłych z wypadku spowodowanego przez nianię; i,
• ubezpieczenie od kierowców nieubezpieczonych/niedoubezpieczonych, pokrywające wydatki w wypadku z innym kierowcą, który ma niewystarczające ubezpieczenie, lub z kierowcą uciekającym z miejsca wypadku.

Niektóre stany mają ustawowe wymagania co do minimalnej kwoty ubezpieczenia OC, jaką musi mieć kierowca; jednak prawo stanowe często nie idzie wystarczająco daleko. W ubezpieczeniu OC, polisa powinna zawierać limity kosztów szkód osobowych w minimalnej kwocie 100 000 USD na osobę lub 300 000 USD na wypadek.

Bądź świadomy/a, że niektóre polisy ubezpieczeniowe nie pokrywają wypadku, który zachodzi, gdy niania wykonuje obowiązki służbowe dla Ciebie. Zgodnie z doktryną prawną zwaną respondeat superior, pracodawca może zostać poniesiony odpowiedzialność prawna za czyny pracownika dokonane w trakcie zatrudnienia. Przykładem byłby wypadek samochodowy, gdy niania wozi dzieci do szkoły. Niezależnie od tego, czy niania będzie pokryta przez własną polisę, czy Twoją, sprawdź dokładnie, by upewnić się, że nie będziesz osobiście odpowiedzialny/a za szkody, które może spowodować.

Głównym powodem, dla którego niektóre rodziny oferują ubezpieczenie zdrowotne nianiom, jest przyciąganie najlepszych kandydatów na stanowisko. Niestety, ubezpieczenie zdrowotne dla osoby spoza rodziny może być niezwykle drogie. Dlatego, jeśli rozważasz jej zaoferowanie, powinieneś/aś porozmawiać z potencjalną nianią, czy chce ubezpieczenia zdrowotnego, i jeśli tak, czy zaakceptowałaby niższe wynagrodzenie w zamian. Może już być pokryta własną polisą lub polityką męża/żony. Cokolwiek zdecydujecie, uwzględnij warunki w pisemnej umowie.

Wydatki, zasady domu, dyscyplina

Wydatki
W zależności od liczby i wieku dzieci w domu, może być różnorodność aktywności pozalekcyjnych, do których niania będzie musiała dojechać. Dodatkowo, możesz chcieć, by zabrała dzieci na wyjazdy, np. do kina, na lody, na bowling. Możesz albo dać niani gotówkę z góry, albo po prostu zrekompensować ją po złożeniu paragonów za wydatki. W każdym razie powinieneś/aś wymagać jej wcześniejszej zgody przed zabraniem dzieci na wycieczkę, by nie zostać zaskoczonym/a nieplanowanym rachunkiem za aktywności.

Jeśli niania korzysta z samochodu rodzinnego do transportu, nie będziesz musiał/a martwić się o koszty przebiegu. Gdy niania używa własnego auta, możesz chcieć zaoferować zwrot na bazie kilometrów. Kwota, oczywiście, jest otwarta na porozumienie. Jednym wytycznym jest stawka IRS za odliczenie kosztów przebiegu, która wynosi 40,5 centa za milę (w 2005 r.).

Zasady domu
Podanie listy zasad domu daje niani wytyczne do zasad, których ona i dzieci muszą przestrzegać. Każda polityka, której oczekujesz egzekwowania, powinna być w tej sekcji. Oto tylko kilka możliwości do rozważenia:

• zasady dotyczące przyjaciół dzieci przychodzących do domu;
• zasady ograniczające ilość telewizji, którą dzieci mogą oglądać;
• zasady stawiające limity na komputery lub ręczne gry elektroniczne;
• zasady zakazujące niezdrowych przekąsek;
• wymogi co do robienia pryszniców przez dzieci; i,
• limity użytkowania telefonu przez nianię i dzieci.

Akceptowalne metody dyscypliny
Opisz zarówno akceptowalne, jak i nieakceptowalne podejścia do dyscypliny. Powinieneś/aś już znać filozofię niani co do dyscypliny z wstępnej rozmowy, ale zapisanie tego na piśmie dodatkowo podkreśla Twoją własną filozofię. Klapsy lub inne formy kary cielesnej (fizycznej) nie powinny być dozwolone, według zdecydowanej większości ekspertów. Wysadzenia i przekierowanie uwagi to dobre formy dyscypliny dla młodszych dzieci; starsze mogą reagować na zakaz wyjścia lub odebranie jakiegoś przywileju lub cennego przedmiotu. Oczywiście, Twoja własna preferowana metoda korekty to ta, którą powinieneś/aś wymagać od niani.

Dodatkowe obowiązki/Prace domowe
Chcesz być jak najbardziej dokładny/a z listą dodatkowych obowiązków, których oczekujesz. Wymień nie tylko zadania, które oczekujesz, by niania wykonywała, ale też te, za które nie jest odpowiedzialna. Bądź bardzo jasny/a, by nie było nieporozumień. Jeśli chcesz, by niania przejęła obowiązki gospodarcze, upewnij się, omówisz to z góry, a potem zarysuj obowiązki w umowie. Jeśli to możliwe, zaznacz też, jak często oczekujesz wykonywania zadań. Niektóre prace domowe muszą być wykonywane codziennie, inne tylko raz w tygodniu.

Jednocześnie powinieneś/aś przewidzieć, że mogą istnieć pewne obowiązki, które będziesz chciał/a, by niania przejęła, o których nie pomyślałeś/aś, by wpisać do umowy. Dla tego powodu możesz chcieć uwzględnić zapis, że inne, nieokreślone zadania mogą być wymagane od niani od czasu do czasu.

Roczna ocena/Podwyżki
Jeśli znajdziesz dobrą nianię, będziesz chciał/a ją zatrzymać, oferując podwyżki regularnie – zazwyczaj rocznie. Możesz wpisać w umowę, że otrzyma ona pewien procentowy wzrost co roku. Może jednak lepiej nie zobowiązać się do konkretnej kwoty, lecz zrobić podwyżkę zależną od rocznej oceny. Na ocenie daj niani ocenę jej pracy za miniony rok. Na podstawie tego, jak jesteś zadowolony/a z opieki, jaką niania zapewnia, możesz zdecydować, jaką podwyżkę dać.

Nagłe wypadki, zgody, rozwiązanie umowy

Nagłe wypadki
Bądź bardzo jasny/a co do procedury, jaką niania ma podjąć w razie nagłego wypadku – zwłaszcza medycznego. Oczywiście, jeśli dojdzie do poważnego urazu, pożaru lub przestępstwa, niania jako pierwsza powinna powiadomić służby ratunkowe, najprawdopodobniej dzwoniąc 112 (US: 911). W innych przypadkach niania powinna skontaktować się z Tobą natychmiast. Trzymaj wszystkie numery służbowe i komórkowe w widocznym miejscu przy telefonie, i upewnij się, że niania wie, gdzie jest lista.

Formularze zgody/upoważnienia
W razie nagłego wypadku medycznego, zwłaszcza gdy niania nie może dotrzeć do rodziców, kluczowe jest, by niania miała pisemne upoważnienie do szukania leczenia dla dzieci. Rodzice powinni wypełnić i podpisać formularz zgody dla każdego z dzieci, który konkretnie nazywa nianię i upoważnia ją do uzyskania usług ratunkowych, np. pomocy ratownika medycznego lub szpitalnej opieki, w razie potrzeby.

Uwalnianie dzieci
Mogą zdarzyć się okazje, gdy członek Waszej rodziny rozległej będzie chciał zabrać dzieci na przysmak. Może przyjaciel dziecka zadzwoni, zapraszając na zabawę. Możesz chcieć traktować każdą z takich prośb na bazie przypadku i mieć nianię kontaktującą się z Tobą w pracy, by sprawdzić, czy zgadzasz się na uwalnianie dziecka do bliskiego lub sąsiada. Z drugiej strony, możesz czuć, że zawsze, gdy Twoja mama chce zabrać dziecko do parku, to w porządku, i niania powinna puścić dziecko.

Powinieneś/aś sprecyzować, jaką politykę czujesz się z nią komfortowo, i jeśli jest ktoś, komu chcesz, by niania uwalniała dzieci bez konieczności kontaktowania się z Tobą najpierw, powinieneś/aś wymienić ich konkretnie w umowie. Powinieneś/aś upewnić się, że zapoznasz ich z nianią tak szybko, jak to możliwe po rozpoczęciu zatrudnienia, by była z nimi zaznajomiona. Zawsze, gdy pozwalasz dziecku wyjść z domu z osobą, której niania nie zna, np. rodzicem przyjaciela dziecka, powinieneś/aś wymagać, by niania zweryfikowała tożsamość osoby, prosząc o legitymację. Oczywiście, powinieneś/aś poinformować drugiego rodzica, że niania będzie prosić o legitymację, by nie został zaskoczony i nie poczuł się urażony.

Koszty relokacji
Jeśli masz nianię, która przeprowadziła się z innego miasta konkretnie na to stanowisko, możesz chcieć określić, czy pokrywasz jakiekolwiek koszty relokacji. Bądź jasny/a co do wydatków zarówno na przeprowadzkę do Twojego miasta, jak i na powrót do domu na koniec relacji opiekunskiej. Niektóre rodziny zgadzają się na pokrycie części lub wszystkich tych kosztów, by zwerbować najlepszą możliwą nianię. Jeśli nie chcesz przyczyniać się do tych wydatków, uwzględnij w umowie postanowienie, że niania jest odpowiedzialna za własne koszty przeprowadzki. To bardziej prawdopodobne w sytuacji niani na miejscu.

Rozwiązanie umowy/Powiadomienia
Umowa powinna określać właściwą metodę zakończenia relacji zatrudnienia przez którąkolwiek stronę. Chyba że chodzi o kwestie zagrażające niemieszekowi szkodzie dzieciom lub Twojemu mieniu, jest to grzeczne i profesjonalne, by dać drugiej stronie powiadomienie o intencji rozwiązania umowy. Jeśli Ty kończysz umowę, powinieneś/aś dać niani czas – z wynagrodzeniem – na znalezienie innej pracy. Jeśli niania decyduje się zakończyć relację, powinna kontynuować pracę przez okres co najmniej kilku tygodni, byś mógł/a zrobić inne ustalenia opiekunskie. Wpisz wymogi powiadomień w umowie.