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Sette regole per una comunicazione efficace

Tutti cercano di comunicare meglio con coniugi, figli, familiari, amici e colleghi. Sembra però che imparare a comunicare efficacemente con le persone stia diventando un'arte perduta, specialmente nell'era di email e messaggi. Ecco sette regole per una comunicazione efficace che puoi usare al lavoro, nelle relazioni o negli incontri quotidiani.

Ascolta

Ascoltare è un metodo estremamente prezioso per imparare a comunicare meglio. Essere un buon ascoltatore significa prestare molta attenzione a chi parla prima di rispondere. Pensa ad alcuni dei migliori intervistatori che hai sentito nella tua vita, come Larry King. King fa una domanda all'ospite, poi ascolta in silenzio, aspettando di sentire la risposta completa prima di fare un'altra domanda o rispondere. Ascoltare attentamente l'altra persona non solo le dà il rispetto della tua attenzione, ma ti permette anche di ascoltare e comprendere pienamente ciò che dice prima di rispondere.

Usa un linguaggio del corpo appropriato

Il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e la postura rivelano più indizi visivi sui tuoi veri sentimenti di quanto tu possa pensare. Che tu stia parlando a una persona o a un gruppo, assicurati di mantenere molto contatto visivo, sorridere e stare dritto, seduto o in piedi. Questo darà un rinforzo positivo al tuo messaggio e dimostrerà un atteggiamento attento e coinvolto.

Non dare per scontato che il tuo pubblico ti stia ascoltando

Le persone si distraggono facilmente o semplicemente fraintendono l'intenzione di ciò che dici, specialmente se l'altra persona proviene da un'altra cultura o se state parlando al telefono. Oggi, con così tante persone che usano gadget high-tech come Blackberry, iPhone e laptop, c'è una buona probabilità che la persona all'altro capo del telefono stia facendo multitasking mentre ti parla. Assicurati di ripetere eventuali accordi presi durante la conversazione. Esponi chiaramente le preoccupazioni dell'altra parte in modo che entrambi vi capiate senza confusione.

Usa grammatica e punteggiatura corrette

Può sembrare che le regole della grammatica e della punteggiatura corrette siano state abbandonate nella comunicazione elettronica moderna, specialmente in email e messaggi. Tuttavia, anche queste forme di comunicazione trarrebbero beneficio dall'applicazione di grammatica e punteggiatura corrette. Nulla lascia una cattiva impressione più velocemente di qualcuno che invia un messaggio senza prima rileggerlo e correggere gli errori. Questa regola è particolarmente vera sul posto di lavoro. Se non l'hai già fatto, attiva il correttore ortografico nel tuo programma di posta elettronica per aiutarti a individuare gli errori. Tuttavia, non fare affidamento completamente sui correttori; non rilevano sempre ogni piccolo refuso. Rileggi e controlla due volte i tuoi messaggi prima di inviarli. L'effetto sul destinatario può essere sottile all'inizio, ma col tempo le persone che ricevono le tue email inizieranno ad apprezzare la cura che dedichi ai tuoi messaggi.

Usa figure retoriche ma non cliché nella scrittura

Frasi comunemente usate come dire che qualcuno che supera un ostacolo "aveva una montagna da scalare" o che qualcuno arrabbiato "ha un conto in sospeso" sono cliché: espressioni stanche, logore. Sono state sentite più e più volte e non hanno più il potere di migliorare la comunicazione. Nel suo libro "Left-Brain Right Brain/Creativity Program", l'autrice Laura Hayden dice che i cliché dovrebbero essere evitati "come la peste", un'affermazione ironica perché dire che qualcosa va evitato come la peste è esso stesso un cliché. La sua intenzione, però, è chiara: i cliché dovrebbero essere accuratamente evitati nella tua scrittura.

Talvolta, tuttavia, l'uso di una figura retorica migliora il tuo messaggio, e quindi i tuoi mezzi di comunicazione efficace. Ad esempio, dire che qualcosa "ti sta uccidendo" invece di dire che ciò che stai vivendo è spiacevole ti aiuta a spiegare chiaramente al tuo pubblico il tuo significato e la tua intenzione.

Comprendi il gergo del settore ma cerca di non usarlo

Le tue possibilità di comunicare efficacemente al lavoro con potenziali clienti o fornitori aumentano esponenzialmente quando comprendi e usi il gergo comune del loro settore. Ad esempio, ordinare un lavoro di stampa richiede di conoscere il tipo di carta, se la stampa sarà a quattro colori o no, e se le immagini sulla pagina richiedono un bordo o un bleed completo. L'uso del gergo del tuo settore, tuttavia, dovrebbe essere ridotto al minimo, a meno che tu non stia comunicando con un collega o qualcuno che lavora nel tuo campo.

Sapere quando hai detto abbastanza

Uno degli aspetti più trascurati della comunicazione è sapere quando smettere di parlare, scrivere, o quando stai dicendo troppo. Quest'ultimo è particolarmente vero quando si tratta di fare un discorso o una presentazione, o durante un colloquio. Ad esempio, divagare all'infinito sulla tua vita personale quando un potenziale datore di lavoro dice "Parlami di te" rischia di dare un tono negativo al colloquio. In tal caso, il datore cerca informazioni sulla tua vita professionale che ti rendano un'ottima assunzione. Capire cosa si aspetta il tuo pubblico e quando hai detto abbastanza ti aiuterà a comunicare in modo preciso ed efficace.