Nanny Steuern und Gehaltsabrechnung:Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben eine Nanny gefunden, die Sie einstellen möchten. Was jetzt? Denken Sie daran, dass Ihre Verantwortung als Arbeitgeber beginnt, sobald Ihr Kindermädchen Ihr Stellenangebot annimmt. Das bedeutet, die Bedingungen Ihres Arbeitsverhältnisses in einen Vertrag aufzunehmen, über Leistungen zu entscheiden und die Gehaltsabrechnung zu erstellen. Es bedeutet auch, staatliche und bundesstaatliche Vorschriften einzuhalten, einschließlich dessen, was viele Leute als „Nanny-Steuern“ bezeichnen.
Nanny-Steuern beziehen sich auf die bundesstaatlichen und staatlichen Lohn- und Steuerpflichten, die Familien bewältigen müssen, wenn sie ein Kindermädchen für die Arbeit in ihrem Haus einstellen.
„Wir haben tatsächlich Kindermädchen, die sich an uns wenden, um für uns zu arbeiten, weil wir legal bezahlen“, sagt Paul Cuthbert aus Newport, Michigan, der mehrere Kindermädchen eingestellt hat. „Es kostet ein bisschen mehr, als nicht legal zu bezahlen, aber es lohnt sich.“
Während die Einhaltung dieser staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze bedeutet, dass Sie nicht Gefahr laufen, wegen Steuerhinterziehung Bußgelder zu zahlen, gibt es auch Vorteile für die Betreuer. Nannys haben Anspruch auf staatliche Arbeitslosenunterstützung, und ein nachvollziehbarer Zahlungsverlauf ermöglicht es ihnen, Dinge wie Kreditkarten zu beantragen, eine Wohnung zu mieten oder ein Auto zu leasen.
Folgen Sie dieser einfachen Compliance-Checkliste, und Sie können die vom IRS und Ihrem Bundesstaat festgelegten Anforderungen erfüllen.
1. Wisse, dass dein Kindermädchen als Haushaltsangestellte eingestuft werden sollte.
Der IRS hat entschieden, dass Kindermädchen mit sehr wenigen Ausnahmen Angestellte der Familien sind, für die sie arbeiten – keine unabhängigen Auftragnehmer. Dies ist unabhängig von der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, den gezahlten Löhnen oder dem, was in einem Arbeitsvertrag steht. Das bedeutet, dass Ihr Kindermädchen ein W-2-Formular anstelle eines 1099-Formulars erhalten sollte, um seine Steuern einzureichen. Die Fehlklassifizierung von Arbeitnehmern wird als Form der Steuerhinterziehung betrachtet und ist ein Risiko, das Sie nicht eingehen sollten.
2. Erhalten Sie Bundes- und Landessteueridentifikationsnummern für Arbeitgeber.
Um Steuererklärungen beim IRS und dem Staat einzureichen, benötigen Sie eine Federal Employer Identification Number (FEIN) sowie eine oder mehrere staatliche Steuer-ID(s) für die Arbeitslosenversicherung und ggf , staatliche Einkommenssteuern. Diese Steuer-IDs weisen Sie als Haushaltsarbeitgeber aus und sollten Sie beantragen, sobald Ihre Nanny Ihr Stellenangebot annimmt.
3. Reichen Sie einen Neueinstellungsbericht beim Staat ein.
Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, unmittelbar nach jeder Neueinstellung einen Neueinstellungsbericht mit ihrem Bundesland einzureichen. Klicken Sie hier, um die Behörde zu finden, die diesen Prozess in Ihrem Staat überwacht.
4. Halten Sie Bundes- und möglicherweise staatliche Einkommenssteuern vom Gehalt Ihres Kindermädchens für jede Zahlungsperiode ein.
„Einkommenssteuern müssen eigentlich nicht von einem Haushaltsangestellten einbehalten werden, aber Familien sollten es trotzdem tun, damit ihre Betreuer die Steuern nicht selbst finanzieren müssen“, sagt Tom Breedlove , leitender Direktor von Care.com HomePay. „Wenn die Familie nichts einbehält und der Betreuer bis zur Steuersaison wartet, um dies zu beheben, können ihm Unterzahlungsstrafen auferlegt werden.“
Sie wissen, wie viel an Einkommenssteuern Sie von Ihrem Kindermädchen einbehalten müssen, basierend darauf, wie es sein W-4- und staatliches Quellensteuerformular ausfüllt (vorausgesetzt, Sie leben in einem Staat, der Einkommenssteuern erhebt).
5. Halten Sie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern vom Gehalt Ihres Kindermädchens in jeder Zahlungsperiode ein.
Diese Steuern werden gemeinsam als FICA bezeichnet und müssen vom Gehalt Ihres Kindermädchens einbehalten werden. Die Sozialversicherungssteuern betragen 6,2 Prozent des Bruttolohns (vor Steuern) Ihres Kindermädchens und die Medicare-Steuern betragen 1,45 Prozent ihres Bruttolohns. Verwenden Sie diesen Nanny-Gehaltsscheckrechner, um zu sehen, wie viel Sie einbehalten sollten.
6. Zahlen Sie regelmäßig staatliche Steuern und reichen Sie staatliche Haushaltssteuererklärungen ein.
Als Haushaltsarbeitgeber sind Sie verpflichtet, staatliche Arbeitslosensteuererklärungen einzureichen, in der Regel vierteljährlich, und Arbeitslosenversicherungssteuern abzuführen (zu zahlen). Wenn Sie in einem Bundesstaat mit Einkommenssteuern leben, müssen Sie auch staatliche Einkommenssteuererklärungen einreichen und die von Ihrem Kindermädchen einbehaltenen Einkommenssteuern einreichen.
Hinweis:Einige Bundesstaaten haben unterschiedliche Einreichungshäufigkeiten und können monatliche oder jährliche Einzahlungen erfordern. Überprüfen Sie die Anforderungen in Ihrem Bundesland.
7. Leisten Sie geschätzte Steuerzahlungen viermal im Jahr an den IRS.
Um Ihre bundesstaatlichen Haushaltssteuern zu verwalten, empfiehlt der IRS, dass Sie das ganze Jahr über geschätzte Steuerzahlungen leisten, um Strafen für Unterzahlungen zu vermeiden. Sie reichen die von Ihrem Kindermädchen einbehaltenen FICA-Steuern und bundesstaatlichen Einkommenssteuern zusammen mit den FICA-Steuern und bundesstaatlichen Arbeitslosenversicherungssteuern ein, die Sie als Haushaltsarbeitgeber während der folgenden Zeiträume schulden:
Januar – März (bezahlt im April)
April und Mai (bezahlt im Juni)
Juni – August (bezahlt im September)
September – Dezember (ausgezahlt im Januar des nächsten Jahres)
8. Erstellen Sie Steuerformulare zum Jahresende.
Nach Ablauf des Kalenderjahres müssen Sie Ihrem Kindermädchen das Formular W-2 zukommen lassen und das Formular W-2, Kopie A und Formular W-3 bis Ende Januar bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen . Diese Formulare fassen die Löhne zusammen, die Sie Ihrer Nanny gezahlt haben, sowie die Steuern, die ihr das ganze Jahr über einbehalten wurden. Da Sie das Gehalt Ihres Kindermädchens das ganze Jahr über im Auge behalten, sollten diese Formulare relativ einfach auszufüllen sein. Zusätzlich reichen Sie bis zum 15. April mit Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung ein Schema H ein.
Verwenden Sie diese Checkliste im Laufe des Jahres, um teure und zeitraubende Fehler zu vermeiden. Wenn Sie diesen Papierkram nicht selbst erledigen möchten, können Sie einen Buchhalter beauftragen oder einen Gehaltsabrechnungsdienst für Kindermädchen nutzen. Auch wenn es wie eine Menge Arbeit erscheinen mag, gibt es Vorteile, wenn Sie alle Ihre Haushaltsarbeitspflichten korrekt erledigen:Sie haben Anspruch auf Steuervergünstigungen, die dazu beitragen können, einige der Steuerzahlungen, die Sie im Laufe des Jahres geleistet haben, auszugleichen. Darüber hinaus hat Ihr Kindermädchen Anspruch auf die Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung – Leistungen, die alle Arbeitnehmer brauchen und verdienen.
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