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Nanny-Steuern und Lohnabrechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung

Glückwunsch! Sie haben eine Nanny gefunden, die Sie einstellen möchten. Und jetzt? Wissen Sie, dass Ihre Verantwortlichkeiten als Arbeitgeber beginnen, sobald Ihre Nanny Ihr Jobangebot annimmt. Das bedeutet: Die Bedingungen Ihrer Arbeitsbeziehung in einen Vertrag fassen, über Benefits entscheiden und die Lohnabrechnung einrichten. Es bedeutet auch, staatliche und bundesweite Vorschriften einzuhalten, einschließlich dem, was viele „Nanny-Steuern“ nennen.

Nanny-Steuern beziehen sich auf die bundesweiten und staatlichen Lohn- und Steuerpflichten, die Familien managen müssen, wenn sie eine Nanny für die Arbeit in ihrem Haushalt einstellen.

„Wir haben tatsächlich Nannys, die auf uns zukommen, weil wir legal bezahlen“, sagt Paul Cuthbert aus Newport, Michigan, der bereits mehrere Nannys eingestellt hat. „Es kostet etwas mehr als nicht legal zu zahlen, aber es lohnt sich so sehr.“

Während die Einhaltung dieser Gesetze bedeutet, dass Sie nicht riskieren, mit Steuerhinterziehungsstrafen belegt zu werden, gibt es auch Vorteile für die Betreuer. Nannys werden anspruchsberechtigt für staatliche Arbeitslosenleistungen, und eine nachweisbare Zahlungshistorie ermöglicht es ihnen, Kreditkarten zu beantragen, eine Wohnung zu mieten oder ein Auto zu leasen.

Folgen Sie dieser einfachen Compliance-Checkliste, und Sie können die Anforderungen von IRS und Ihrem Bundesstaat erfüllen.

1. Wissen Sie, dass Ihre Nanny als Haushaltsangestellte eingestuft werden sollte.

Der IRS hat entschieden, dass Nannys mit sehr wenigen Ausnahmen Angestellte der Familien sind, für die sie arbeiten – keine unabhängigen Auftragnehmer. Das gilt unabhängig von der Anzahl der gearbeiteten Stunden, dem gezahlten Lohn oder dem, was im Arbeitsvertrag steht. Das bedeutet, Ihre Nanny sollte ein W-2-Formular erhalten, nicht ein 1099-Formular, für ihre Steuererklärung. Falsche Arbeitnehmereinstufung gilt als Steuerhinterziehung und ist ein Risiko, das Sie nicht eingehen sollten.

2. Bundes- und staatliche Arbeitgeber-Steuernummern beschaffen.

Um Erklärungen beim IRS und dem Bundesstaat einzureichen, benötigen Sie eine Bundes-Arbeitgeberidentifikationsnummer (FEIN) sowie staatliche Steuernummern für Arbeitslosenversicherung und, falls zutreffend, staatliche Einkommensteuern. Diese Steuernummern identifizieren Sie als Haushaltsarbeitgeber, und Sie sollten sie beantragen, sobald Ihre Nanny Ihr Jobangebot annimmt.

3. Einen New-Hire-Report beim Bundesstaat einreichen.

Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, unmittelbar nach jeder Neueinstellung einen New-Hire-Report beim Bundesstaat einzureichen. Klicken Sie hier, um die Behörde zu finden, die diesen Prozess in Ihrem Bundesstaat überwacht.

4. Bundes- und gegebenenfalls staatliche Einkommensteuern von jedem Gehaltsscheck der Nanny einbehalten.

„Einkommensteuern müssen technisch gesehen nicht von einem Haushaltsangestellten einbehalten werden, aber Familien sollten es trotzdem tun, damit ihre Betreuerin nicht selbst für die Steuern budgetieren muss“, sagt Tom Breedlove, Senior Director von Care.com HomePay. „Wenn die Familie nicht einbehält und die Betreuerin bis zur Steuererklärung wartet, kann sie Unterzahlungsstrafen unterliegen.“

Sie wissen, wie viel Einkommensteuer Sie einbehalten müssen, basierend darauf, wie Ihre Nanny ihr W-4 und das staatliche Einbehaltungsformular ausfüllt (sofern Sie in einem Bundesstaat mit Einkommensteuer leben).

5. Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern von jedem Gehaltsscheck der Nanny einbehalten.

Diese Steuern werden gemeinsam als FICA bezeichnet und müssen vom Gehalt der Nanny einbehalten werden. Sozialversicherungssteuern betragen 6,2 % des Bruttolohns (vor Steuern) der Nanny und Medicare-Steuern 1,45 % ihres Bruttolohns. Nutzen Sie diesen Nanny-Gehalt-Rechner, um zu sehen, wie viel Sie einbehalten sollten.

6. Staatssteuern zahlen und staatliche Haushaltsarbeitssteuererklärungen regelmäßig einreichen.

Als Haushaltsarbeitgeber sind Sie verpflichtet, staatliche Arbeitslosensteuererklärungen einzureichen, typischerweise vierteljährlich, und Arbeitslosenversicherungssteuern zu entrichten (zu zahlen). Wenn Sie in einem Bundesstaat mit Einkommensteuer leben, müssen Sie auch staatliche Einkommensteuererklärungen einreichen und die von Ihrer Nanny einbehaltenen Einkommensteuern überweisen.

Hinweis: Einige Bundesstaaten haben unterschiedliche Einreichungsfristen und könnten monatliche oder jährliche Einzahlungen verlangen. Prüfen Sie die Anforderungen in Ihrem Bundesstaat.

7. Viermal jährlich geschätzte Steuerzahlungen an den IRS leisten.

Um Ihre bundesweiten Haushaltsarbeitssteuern zu managen, empfiehlt der IRS, das ganze Jahr über geschätzte Steuerzahlungen zu leisten, um Unterzahlungsstrafen zu vermeiden. Sie überweisen die FICA-Steuern und bundesweiten Einkommensteuern, die von Ihrer Nanny einbehalten wurden, zusammen mit den FICA-Steuern und der bundesweiten Arbeitslosenversicherungssteuer, die Sie als Haushaltsarbeitgeber schulden, in den folgenden Zeiträumen:

• Januar – März (Zahlung im April)
• April und Mai (Zahlung im Juni)
• Juni – August (Zahlung im September)
• September – Dezember (Zahlung im Januar des Folgejahres)

8. Jahresend-Steuerformulare vorbereiten.

Sobald das Kalenderjahr endet, müssen Sie Ihrer Nanny ihr W-2 aushändigen und Form W-2 Copy A &Form W-3 bis Ende Januar bei der Sozialversicherungsbehörde einreichen. Diese Formulare fassen die gezahlten Löhne und die das ganze Jahr über einbehaltenen Steuern zusammen. Da Sie den Lohn Ihrer Nanny das ganze Jahr über verfolgt haben, sollten diese Formulare relativ einfach auszufüllen sein. Zusätzlich reichen Sie bis zum 15. April ein Schedule H mit Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung ein.

Nutzen Sie diese Checkliste während des Jahres, um teure, zeitaufwändige Fehler zu vermeiden. Wenn Sie diesen Papierkram nicht selbst managen möchten, können Sie einen Buchhalter beauftragen oder einen Nanny-Lohnabrechnungsservice nutzen. Auch wenn es nach viel Arbeit aussieht: Wenn Sie all Ihre Haushaltsarbeitsverantwortlichkeiten korrekt handhaben, gibt es Vorteile: Sie werden für Steuervergünstigungen berechtigt, die einen Teil der im Jahr gezahlten Steuern ausgleichen können. Zudem hat Ihre Nanny Anspruch auf die Vorteile, die mit einer legalen Bezahlung einhergehen – Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung – Vorteile, die alle Arbeitnehmer brauchen und verdienen.