Φόροι νταντάδων και μισθοδοσία:Βήμα-βήμα οδηγίες για τη ρύθμισή του

Συγχαρητήρια! Βρήκατε μια νταντά που θα θέλατε να προσλάβετε. Και τώρα τι? Να ξέρετε ότι από τη στιγμή που η νταντά σας αποδεχτεί την προσφορά εργασίας σας, αρχίζουν οι ευθύνες σας ως εργοδότη. Αυτό σημαίνει να βάλετε τους όρους της εργασιακής σας σχέσης σε μια σύμβαση, να αποφασίσετε για τις παροχές και να δημιουργήσετε τη μισθοδοσία. Σημαίνει επίσης συμμόρφωση με πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς κανονισμούς, συμπεριλαμβανομένου αυτού που πολλοί άνθρωποι αποκαλούν «φόρους παραμάνας».

Οι φόροι νταντάδων αναφέρονται στις ομοσπονδιακές και πολιτειακές υποχρεώσεις μισθοδοσίας και φορολογίας που πρέπει να διαχειριστούν οι οικογένειες όταν προσλαμβάνουν μια νταντά για να εργαστεί στο σπίτι τους.

"Στην πραγματικότητα έχουμε νταντάδες που μας πλησιάζουν για να δουλέψουν για εμάς επειδή πληρώνουμε νόμιμα", λέει ο Paul Cuthbert, από το Νιούπορτ του Μίσιγκαν, ο οποίος έχει προσλάβει πολλές νταντάδες. "Κοστίζει λίγο περισσότερο από το να μην πληρώσετε νόμιμα, αλλά αξίζει τον κόπο."

Αν και η συμμόρφωση με αυτούς τους πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς νόμους σημαίνει ότι δεν θα κινδυνεύετε να σας επιβληθούν πρόστιμα φοροδιαφυγής, υπάρχουν οφέλη και για τους φροντιστές. Οι νταντάδες δικαιούνται κρατικά επιδόματα ανεργίας και ένα ανιχνεύσιμο ιστορικό πληρωμών τους δίνει τη δυνατότητα να κάνουν πράγματα όπως να υποβάλουν αίτηση για πιστωτικές κάρτες, να νοικιάσουν ένα διαμέρισμα ή να μισθώσουν ένα αυτοκίνητο.

Ακολουθήστε αυτήν την απλή λίστα ελέγχου συμμόρφωσης και μπορείτε να πληροίτε τις απαιτήσεις που ορίζονται από την IRS και την πολιτεία σας.

1. Να ξέρετε ότι η νταντά σας πρέπει να χαρακτηριστεί ως οικιακή υπάλληλος.

Η IRS έχει αποφανθεί ότι, με πολύ λίγες εξαιρέσεις, οι νταντάδες είναι υπάλληλοι των οικογενειών για τις οποίες εργάζονται — όχι ανεξάρτητοι εργολάβοι. Αυτό είναι ανεξάρτητα από το ποσό των ωρών εργασίας, τους μισθούς που καταβάλλονται ή τι αναγράφεται σε μια σύμβαση εργασίας. Αυτό σημαίνει ότι η νταντά σας θα πρέπει να λάβει ένα έντυπο W-2, αντί για ένα έντυπο 1099, για να καταθέσει τους φόρους της. Η εσφαλμένη ταξινόμηση εργαζομένων θεωρείται μια μορφή φοροδιαφυγής και είναι ένας κίνδυνος που δεν πρέπει να είστε διατεθειμένοι να αναλάβετε.

2. Λάβετε ομοσπονδιακά και πολιτειακά φορολογικά αναγνωριστικά εργοδότη.

Για να υποβάλετε δηλώσεις στην IRS και στην πολιτεία, θα πρέπει να αποκτήσετε έναν Ομοσπονδιακό Αριθμό Ταυτότητας Εργοδότη (FEIN) καθώς και πολιτειακό φορολογικό αναγνωριστικό(α) για ασφάλιση ανεργίας και, εάν υπάρχει , κρατικοί φόροι εισοδήματος. Αυτά τα ΑΦΜ σας προσδιορίζουν ως οικιακό εργοδότη και θα πρέπει να κάνετε αίτηση για αυτά μόλις η νταντά σας αποδεχτεί την προσφορά εργασίας σας.

3. Υποβάλετε μια αναφορά νέας πρόσληψης στο κράτος.

Όλοι οι εργοδότες υποχρεούνται να υποβάλλουν μια αναφορά νέας πρόσληψης στην πολιτεία τους αμέσως μετά από κάθε νέα πρόσληψη. Κάντε κλικ εδώ για να βρείτε την υπηρεσία που επιβλέπει αυτήν τη διαδικασία στην πολιτεία σας.

4. Παρακρατήστε ομοσπονδιακούς και πιθανώς κρατικούς φόρους εισοδήματος από την πληρωμή της νταντάς σας σε κάθε περίοδο πληρωμής.

"Οι φόροι εισοδήματος δεν χρειάζεται τεχνικά να παρακρατηθούν από έναν υπάλληλο του νοικοκυριού, αλλά οι οικογένειες θα πρέπει να το κάνουν ούτως ή άλλως, ώστε ο φροντιστής τους να μην χρειάζεται μόνος του να χρηματοδοτεί τους φόρους", λέει ο Tom Breedlove , ανώτερος διευθυντής της Care.com HomePay. "Εάν η οικογένεια δεν κάνει παρακράτηση και ο φροντιστής περιμένει μέχρι τη φορολογική περίοδο για να το αντιμετωπίσει, μπορεί να υπόκεινται σε κυρώσεις υποπληρωμής."

Θα γνωρίζετε πόσους φόρους εισοδήματος πρέπει να παρακρατήσετε από την νταντά σας με βάση τον τρόπο με τον οποίο συμπληρώνουν τη φόρμα παρακράτησης W-4 και την πολιτεία (υποθέτοντας ότι ζείτε σε μια πολιτεία που έχει φόρους εισοδήματος).

5. Παρακρατήστε τους φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare από την πληρωμή της νταντάς σας σε κάθε περίοδο πληρωμής.

Αυτοί οι φόροι είναι συλλογικά γνωστοί ως FICA και πρέπει να παρακρατηθούν από την αμοιβή της νταντάς σας. Οι φόροι κοινωνικής ασφάλισης θα είναι 6,2 τοις εκατό των ακαθάριστων (προ φόρων) μισθών της νταντάς σας και οι φόροι Medicare θα είναι 1,45 τοις εκατό των ακαθάριστων αποδοχών τους. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον υπολογιστή μισθοδοσίας για να δείτε πόσα χρήματα θα πρέπει να παρακρατήσετε.

6. Πληρώστε κρατικούς φόρους και υποβάλετε φορολογικές δηλώσεις για την απασχόληση στα νοικοκυριά σε τακτική βάση.

Ως οικιακός εργοδότης, πρέπει να υποβάλετε κρατικές δηλώσεις φόρου ανεργίας, συνήθως σε τριμηνιαία βάση, και να καταβάλετε (να πληρώσετε) φόρους ασφάλισης ανεργίας. Εάν ζείτε σε μια πολιτεία με φόρους εισοδήματος, θα πρέπει επίσης να υποβάλετε δηλώσεις φόρου εισοδήματος και να στείλετε τους φόρους εισοδήματος που έχετε παρακρατήσει από την νταντά σας.

Σημείωση:Ορισμένες πολιτείες έχουν διαφορετικές συχνότητες υποβολής και ενδέχεται να απαιτούν μηνιαίες ή ετήσιες καταθέσεις. Ελέγξτε τις απαιτήσεις στην πολιτεία σας.

7. Πραγματοποιήστε εκτιμώμενες πληρωμές φόρων στο IRS τέσσερις φορές το χρόνο.

Για να διαχειριστείτε τους ομοσπονδιακούς φόρους απασχόλησης των νοικοκυριών, η IRS συνιστά να πραγματοποιείτε εκτιμώμενες πληρωμές φόρων καθ' όλη τη διάρκεια του έτους για να αποφύγετε τις κυρώσεις για την υποπληρωμή. Θα στείλετε τους φόρους της FICA και τους ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος που παρακρατούνται από την νταντά σας μαζί με τους φόρους FICA και τους φόρους της ομοσπονδιακής ασφάλισης ανεργίας που οφείλετε ως οικιακός εργοδότης κατά τις ακόλουθες χρονικές περιόδους:

  • Ιανουάριος – Μάρτιος (πληρωμένος τον Απρίλιο)

  • Απρίλιος και Μάιος (πληρωμένος τον Ιούνιο)

  • Ιούνιος – Αύγουστος (πληρωμένος τον Σεπτέμβριο)

  • Σεπτέμβριος – Δεκέμβριος (καταβάλλεται τον Ιανουάριο του επόμενου έτους)

8. Ετοιμάστε φορολογικά έντυπα τέλους έτους.

Μόλις τελειώσει το ημερολογιακό έτος, θα πρέπει να παράσχετε στη νταντά σας το W-2 και να υποβάλετε το Έντυπο W-2 Αντιγραφή A &Έντυπο W-3 στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης μέχρι το τέλος Ιανουαρίου . Αυτά τα έντυπα συνοψίζουν τους μισθούς που πληρώσατε στην νταντά σας, καθώς και τους φόρους που τους παρακρατήθηκαν κατά τη διάρκεια του έτους. Δεδομένου ότι παρακολουθείτε την αμοιβή της νταντάς σας όλο το χρόνο, αυτές οι φόρμες θα πρέπει να είναι σχετικά απλές στη συμπλήρωση. Επιπλέον, θα υποβάλετε ένα Πρόγραμμα Η με τη δήλωση φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων μέχρι την προθεσμία της 15ης Απριλίου.

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα ελέγχου κατά τη διάρκεια του έτους, ώστε να αποφύγετε ακριβά και χρονοβόρα λάθη. Εάν δεν θέλετε να διαχειριστείτε μόνοι σας αυτή τη γραφειοκρατία, μπορείτε να προσλάβετε έναν λογιστή ή να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία μισθοδοσίας νταντών. Αν και μπορεί να φαίνεται σαν πολλή δουλειά, όταν χειρίζεστε σωστά όλες τις ευθύνες της οικιακής εργασίας σας, υπάρχουν οφέλη:Γίνεστε επιλέξιμοι για φορολογικές ελαφρύνσεις που μπορούν να συμβάλουν στην αντιστάθμιση ορισμένων φορολογικών πληρωμών που έχετε κάνει κατά τη διάρκεια του έτους. Επιπλέον, η νταντά σας θα δικαιούται τα επιδόματα που προκύπτουν από την καταβολή των βιβλίων, όπως Κοινωνική Ασφάλιση, Medicare και ασφάλιση ανεργίας — παροχές που χρειάζονται και αξίζουν όλοι οι εργαζόμενοι.


Previous:

Next: