Impostos e folha de pagamento da babá:instruções passo a passo para configurá-lo
Parabéns! Você encontrou uma babá que gostaria de contratar. O que agora? Saiba que assim que sua babá aceitar sua oferta de emprego, suas responsabilidades como empregadora começam. Isso significa colocar os termos de sua relação de trabalho em um contrato, decidir sobre os benefícios e configurar a folha de pagamento. Também significa cumprir os regulamentos estaduais e federais, incluindo o que muitas pessoas chamam de “impostos de babá”.
Os impostos de babá referem-se às responsabilidades fiscais e de folha de pagamento federais e estaduais que as famílias têm que gerenciar quando contratam uma babá para trabalhar em sua casa.
“Na verdade, temos babás se aproximando de nós para trabalhar para nós porque pagamos legalmente”, diz Paul Cuthbert, de Newport, Michigan, que contratou várias babás. “Custa um pouco mais do que não pagar legalmente, mas vale muito a pena.”
Embora cumprir essas leis estaduais e federais signifique que você não corre o risco de ser multado por evasão fiscal, também há benefícios para os cuidadores. As babás tornam-se elegíveis para benefícios estaduais de desemprego, e um histórico de pagamento rastreável permite que elas façam coisas como solicitar cartões de crédito, alugar um apartamento ou alugar um carro.
Siga esta simples lista de verificação de conformidade e você poderá atender aos requisitos estabelecidos pelo IRS e seu estado.
1. Saiba que sua babá deve ser classificada como empregada doméstica.
O IRS determinou que, com muito poucas exceções, babás são funcionárias das famílias para as quais trabalham – não contratadas independentes. Isso independentemente da quantidade de horas trabalhadas, salários pagos ou o que está escrito em um contrato de trabalho. Isso significa que sua babá deve receber um formulário W-2, em vez de um formulário 1099, para registrar seus impostos. A classificação incorreta do trabalhador é considerada uma forma de evasão fiscal e é um risco que você não deve estar disposto a correr.
2. Obtenha as identificações fiscais federais e estaduais do empregador.
Para enviar declarações ao IRS e ao estado, você precisará obter um Número de Identificação do Empregador Federal (FEIN), bem como IDs de imposto estadual para seguro-desemprego e, se aplicável , imposto de renda estadual. Esses IDs fiscais identificam você como um empregador doméstico e você deve solicitá-los assim que sua babá aceitar sua oferta de emprego.
3. Envie um Relatório de Nova Contratação com o estado.
Todos os empregadores são obrigados a apresentar um Relatório de Nova Contratação com seu estado imediatamente após cada nova contratação. Clique aqui para encontrar a agência que supervisiona esse processo em seu estado.
4. Retenha impostos federais e possivelmente estaduais do pagamento de sua babá a cada período de pagamento.
“Tecnicamente, os impostos de renda não precisam ser retidos de um empregado doméstico, mas as famílias devem fazê-lo de qualquer maneira, para que seu cuidador não precise arcar com os impostos por conta própria”, diz Tom Breedlove , diretor sênior da Care.com HomePay. “Se a família não reter e o cuidador esperar até a temporada de impostos para resolver isso, eles podem estar sujeitos a multas por pagamento insuficiente”.
Você saberá quanto de imposto de renda deve ser retido de sua babá com base em como eles preenchem o W-4 e o formulário de retenção estadual (supondo que você more em um estado que tenha imposto de renda).
5. Retenha os impostos da Previdência Social e do Medicare do pagamento de sua babá a cada período de pagamento.
Esses impostos são conhecidos coletivamente como FICA e devem ser retidos do pagamento de sua babá. Os impostos da Previdência Social serão de 6,2% do salário bruto (antes dos impostos) de sua babá e os impostos do Medicare serão de 1,45% do salário bruto. Use esta calculadora de salário de babá para ver quanto você deve reter.
6. Pague os impostos estaduais e arquive regularmente as declarações de imposto de trabalho doméstico do estado.
Como empregador doméstico, você é obrigado a apresentar declarações estaduais de imposto de desemprego, geralmente trimestralmente, e remeter (pagar) impostos de seguro-desemprego. Se você mora em um estado com imposto de renda, também precisará apresentar declarações de imposto de renda estaduais e enviar os impostos de renda retidos de sua babá.
Observação:alguns estados têm diferentes frequências de arquivamento e podem exigir depósitos mensais ou anuais. Verifique os requisitos em seu estado.
7. Faça pagamentos de impostos estimados ao IRS quatro vezes por ano.
Para gerenciar seus impostos federais sobre emprego doméstico, o IRS recomenda que você faça pagamentos estimados de impostos ao longo do ano para evitar multas por pagamento insuficiente. Você enviará os impostos FICA e impostos federais de renda retidos de sua babá junto com os impostos FICA e impostos federais de seguro-desemprego que você deve como empregador doméstico durante os seguintes períodos:
Janeiro a março (pago em abril)
Abril e maio (pago em junho)
Junho a agosto (pago em setembro)
Setembro – Dezembro (pago em janeiro do ano seguinte)
8. Preparar formulários fiscais de fim de ano.
Quando o ano civil terminar, você precisará fornecer à sua babá o W-2 e arquivar o Formulário W-2 Cópia A e W-3 com a Administração do Seguro Social até o final de janeiro . Esses formulários resumem os salários que você pagou à sua babá, bem como os impostos que foram retidos durante o ano. Como você acompanha o pagamento de sua babá o ano todo, esses formulários devem ser relativamente simples de preencher. Além disso, você apresentará um Anexo H com sua declaração de imposto de renda pessoal até o prazo de 15 de abril.
Use esta lista de verificação durante o ano para evitar erros caros e demorados. Se você não quiser gerenciar essa papelada, pode contratar um contador ou usar um serviço de folha de pagamento de babá. Embora possa parecer muito trabalho, quando você lida com todas as suas responsabilidades domésticas corretamente, há benefícios:você se torna elegível para incentivos fiscais que podem ajudar a compensar alguns pagamentos de impostos que você fez durante o ano. Além disso, sua babá terá direito aos benefícios pagos nos livros, como Previdência Social, Medicare e seguro-desemprego – benefícios que todos os trabalhadores precisam e merecem.
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