Seitsemän sääntöä tehokkaaseen viestintään

Jokainen pyrkii viestimään paremmin puolisonsa, lastensa, perheen, ystäviensä ja työkavereidensa kanssa. On kuitenkin tuntu, että tehokkaan viestinnän taito on menehtymässä, varsinkin tässä sähköposti- ja tekstiviestien aikakaudessa. Tässä on seitsemän sääntöä tehokkaaseen viestintään, joita voit hyödyntää työssä, suhteissasi tai arkielämän kohtaamisissa.

Kuuntele

Kuuntelu on erittäin arvokas tapa oppia parempaan viestintään. Hyvä kuuntelija makaa tarkkaa huomiota puhujaan ennen vastaamista. Mieti parhaita haastattelijoita, joita olet kuullut – esimerkiksi Larry King. King kysyy kysymyksen, kuuntelee rauhallisesti ja odottaa koko vastauksen ennen seuraavaa kysymystä tai vastausta. Huolellinen kuuntelu antaa vastapuolelle kunnioituksen ja antaa sinulle mahdollisuuden ymmärtää viesti täysin ennen vastaamista.

Käytä oikeaa keholieltä

Kehokieli, kasvojen ilmeet ja asento paljastavat enemmän oikeista tunteistasi kuin luulet. Puhutessasi yksilölle tai ryhmälle, pidä silmäyhteyttä, hymyile ja istu tai seiso selkä suorana. Tämä antaa positiivista vahvistusta viestiisi ja osoittaa osallistuvaa asennetta.

Älä olet, että yleisö kuuntelee

Ihmiset hämmentyvät helposti tai ymmärtävät virheellisesti tarkoituksesi, varsinkin jos vastapuoli on toisesta maasta tai puhulette puhelimessa. Nykypäivänä, kun moni käyttää älypuhelimia ja kannettavia, on suuri todennäköisyys, että puhelimen toisella puolella oleva on monitehtäviä. Varmista, että toistat kaikki sovitut asiat ja ilmaiset selkeästi toisen huolet, jotta ymmärrät toisenne ilman sekaannusta.

Käytä oikeaa kielioppia ja välimerkkejä

Voidaan kuvitella, että kieliopin ja välimerkkien sääntöjä on jätetty noudattamatta modernissa sähköisessä viestinnässä, varsinkin sähköposteissa ja tekstiviesteissä. Kuitenkin nämä muodotkin hyötyvät oikeasta kieliopista ja välimerkeistä. Ei ole mitään, joka jättää huonomman vaikutelman nopeammin kuin virheellinen viesti ilman tarkistusta. Tämä pätee erityisesti työpaikalla. Jos et ole vielä ottanut käyttöön oikeinkirjoitustarkistusta sähköpostiohjelmassasi, tee se nyt. Älä kuitenkaan luota siihen ainoastaan; se ei huomaa kaikkia virheitä. Lue viestisi läpikäynti ja tarkista ne ennen lähettämistä. Vaikutus saattaa olla aluksi hienovarainen, mutta ajan myötä vastaanottajat arvostavat huolellisuuttasi.

Käytä kuviota, muttei kliksejä kirjoittamisessa

Yleisesti käytetyt lauseet kuten "vuori ylittämistä" tai "kirvestä terästämistä" ovat kliksejä – uupuneita, kuluneita ilmaisuja. Ne on kuultu liian monta kertaa ja ne eivät enää paranna viestintää. Laura Hayden sanoo kirjassaan, että kliksejä tulisi välttää "kuin ruttoa", mikä on ironista, sillä se itsessään on klikse. Tarkoituksensa on kuitenkin selvä: kliksejä tulisi välttää huolellisesti.

Parhaillaan kuviot voivat parantaa viestiäsi ja siten tehokasta viestintää. Esimerkiksi "tämä tappaa minut" on tehokkaampaa kuin "tämä on epämiellyttävää" selittääksesi tarkoituksesi ja merkityksesi.

Ymmärrä alan sanastoa, mutta yritä välttää sen käyttöä

Mahdollisuutesi viestiä tehokkaasti asiakkaiden tai toimittajien kanssa kasvaa eksponentiaalisesti, kun ymmärrät ja käytät heidän alan yleistä sanastoa. Esimerkiksi painostilauksen tekeminen vaatii paperilaadun, värimaailman ja reunojen tai täyden painatuksen tiedon. Omaalan sanastoa kannattaa käyttää minimaalisesti, ellei viesti kollegan tai saman alan ammattilaisen kanssa.

Tiedä, milloin on sanottu tarpeeksi

Yksi viestinnän yleisimmistä ohitettuja näkökohtista on tietää, milloin lopettaa puhuminen, kirjoittaminen tai milloin sanotaan liikaa. Erityisesti tämä pätee puheisiin, esityksiin tai haastatteluihin. Esimerkiksi väsymättömän jutelun henkilökohtaisesta elämästä, kun työnantaja kysyy "Kerro itsestäsi", asettaa haastattelulle negatiivisen tonin. Työnantaja etsii ammatillista tietoa, joka tekee sinusta hyvän palkkaamisen. Ymmärtää yleisön odotukset ja milloin on sanottu tarpeeksi auttaa viestimään tarkasti ja tehokkaasti.

Previous:

Next: