Comment rembourser une nounou pour l'essence et le kilométrage

Lorsque vous embauchez une nounou, il y a beaucoup de détails à régler. Par exemple, les dépenses de conduite.

Votre nounou conduit-elle vos enfants à l'école, à des jeux ou à des activités ? Fait-elle des courses pour vous ? Si votre nounou utilise votre voiture pendant qu'elle s'occupe de vos enfants, elle devrait être indemnisée pour l'essence qu'elle achète ou les péages qu'elle traverse. Si elle utilise régulièrement sa voiture personnelle pour conduire vos enfants, elle devrait être remboursée pour l'essence, les péages et toute usure de sa voiture.

Alors, comment devez-vous gérer le remboursement? Si vous vivez en Californie, à Washington, D.C. ou au Massachusetts, la loi vous oblige à rembourser votre nounou pour les kilomètres qu'elle parcourt dans son véhicule pendant qu'elle est au compteur au taux de 58,5 cents par mile imposé par l'IRS. Les trajets vers et depuis votre domicile ne sont pas pris en compte dans le remboursement du kilométrage.

Si vous ne vivez pas dans l'un de ces trois États, voici quatre options pour gérer le remboursement du kilométrage. Utilisez celui qui convient le mieux à votre situation.

1. Utilisez le taux de kilométrage IRS

Le taux de remboursement de kilométrage standard de l'IRS est utilisé pour calculer le coût de l'essence, de l'entretien et de l'amortissement d'une voiture utilisée à des fins professionnelles (comme faire des courses pour les familles ou transporter des enfants).

L'utilisation de ce taux de 58,5 cents par mile en 2022 est utile car il couvre toutes les dépenses que votre nounou pourrait encourir en utilisant sa voiture.

Mais pour que cela fonctionne, votre nounou doit garder une trace des kilomètres parcourus pour que vous puissiez utiliser ce tarif. Vous pouvez également leur demander de créer une feuille de calcul en ligne à laquelle vous accédez tous les deux, à l'aide d'un programme tel que Google Drive. Suivez les jours de travail de votre nounou et les kilomètres parcourus chaque jour. Lorsque le jour de paie viendra, il sera facile de déterminer combien vous leur devez. Cette méthode vous aidera également à garder une trace de leurs heures au cas où vous auriez besoin de payer des heures supplémentaires.

Remarque : L'essence et le kilométrage ne sont pas considérés comme une compensation imposable, donc ni vous ni votre nounou n'avez à payer d'impôts dessus. Pour en savoir plus sur les taxes de nounou, contactez Care.com HomePay.

2. Indemnité forfaitaire

Si le suivi de tous les kilomètres parcourus est trop compliqué, vous pouvez également inclure un poste forfaitaire pour l'essence et le kilométrage sur le talon de paie de votre nounou. Si votre nounou parcourt un nombre constant de kilomètres pour transporter vos enfants, cette option facilite un peu les choses. Mais puisque vous ne ferez qu'estimer les dépenses que votre nounou encourra lors de l'utilisation de sa voiture, assurez-vous de communiquer avec eux pour confirmer que vous ne les sous-payez pas. N'oubliez pas que cette compensation supplémentaire sera soumise à des taxes.

3. Remboursement par mission

Pour les nounous à temps partiel, le remboursement par emploi peut être plus approprié. Si votre nounou conduit périodiquement vos enfants ou ne suit pas un horaire hebdomadaire fixe pour couvrir le transport des enfants, il est logique de les indemniser chaque fois qu'ils utilisent leur voiture. C'est un moyen idéal de rembourser votre nounou en temps opportun afin qu'elle soit immédiatement remboursée pour les frais de transport. Assurez-vous d'utiliser le taux IRS de 58,5 cents par mile pour le remboursement afin de ne pas avoir à vous soucier des taxes.

4. Augmentation de salaire

Certaines familles choisissent simplement de donner une augmentation à leurs nounous pour couvrir les frais de conduite supplémentaires. C'est une solution facile, mais le problème avec cette méthode est que vous et votre nounou devez alors payer des impôts sur les salaires supplémentaires. Faites le calcul, mais cela pourrait finir par vous coûter plus cher.

Discutez de ces options avec votre nounou et convenez d'un système qui fonctionne pour tout le monde. Assurez-vous d'inclure les détails dans votre contrat de nounou. Vous n'en avez pas encore ? Utilisez cet exemple de contrat de nounou pour vous aider à démarrer.

Vos ​​prochaines étapes :

  • Calculez votre budget de soins global.
  • Déterminez combien payer votre nounou.
  • Créer un compte de paie.

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