Cómo reembolsar a una niñera por gasolina y kilometraje
Cuando contratas a una niñera, hay muchos detalles que resolver. Por ejemplo, gastos de conducción.
¿Su niñera lleva a sus hijos a la escuela, juegos o actividades? ¿Te hace recados? Si su niñera usa su automóvil mientras cuida a sus hijos, debe recibir una compensación por la gasolina que compre o los peajes por los que pase. Si usa regularmente su automóvil personal para llevar a sus hijos como chofer, se le debe pagar la gasolina, los peajes y cualquier desgaste de su automóvil.
Entonces, ¿cómo debe manejar el reembolso? Si vives en California, Washington, D.C. o Massachusetts, la ley exige que le reembolses a tu niñera las millas que conducen en su vehículo mientras están trabajando a la tasa exigida por el IRS de 58,5 centavos por milla. Los viajes diarios hacia y desde su hogar no cuentan para el reembolso de millas.
Si no vive en uno de esos tres estados, aquí hay cuatro opciones para manejar el reembolso de millas. Utilice el que mejor se adapte a su situación.
1. Use la tarifa de millaje del IRS
La tasa estándar de reembolso de millaje del IRS se usa para calcular el costo de la gasolina, el mantenimiento y la depreciación de un automóvil que se usa con fines comerciales (como hacer mandados para familias o transportar niños).
Usar esta tarifa de 2022 de 58.5 centavos por milla es útil porque cubre todos los gastos en los que podría incurrir su niñera al usar su automóvil.
Pero para que esto funcione, su niñera debe realizar un seguimiento de las millas que conducen para que pueda usar esta tarifa. También puede hacer que creen una hoja de cálculo en línea a la que ambos accedan, usando un programa como Google Drive. Realice un seguimiento de los días que trabaja su niñera y las millas que recorrieron cada día. Cuando llegue el día de pago, será fácil calcular cuánto les debe. Este método también ayudará a realizar un seguimiento de sus horas en caso de que necesite pagar horas extras.
Si hacer un seguimiento de todas las millas recorridas es demasiado complicado, también puede incluir una partida de tarifa plana para la gasolina y el kilometraje en el talón de pago de su niñera. Si su niñera conduce un número constante de millas para transportar a sus hijos, esta opción facilita un poco las cosas. Pero dado que solo estará estimando en qué gastos incurrirá su niñera cuando use su automóvil, asegúrese de comunicarse con ellos para confirmar que no les está pagando menos. Solo tenga en cuenta que esta compensación adicional estará sujeta a impuestos.
Para las niñeras a tiempo parcial, el reembolso por trabajo puede ser más adecuado. Si su niñera lleva periódicamente a sus hijos o no sigue un horario semanal establecido para cubrir el transporte de los niños, tiene sentido compensarlos cada vez que usan su automóvil. Es una manera perfecta de darle a su niñera su reembolso de manera oportuna para que se le paguen de inmediato los gastos de transporte. Asegúrese de utilizar la tasa de reembolso del IRS de 58,5 centavos por milla para que no tenga que preocuparse por los impuestos.
Algunas familias simplemente optan por darles a sus niñeras un aumento para cubrir los gastos adicionales de manejo. Es una solución fácil, pero el problema con este método es que tanto usted como su niñera tienen que pagar impuestos sobre los salarios extra. Haga los cálculos, pero puede terminar costándole más.
Discuta estas opciones con su niñera y acuerde un sistema que funcione para todos. Asegúrese de incluir los detalles en su contrato de niñera. ¿Aún no tienes uno? Utilice este contrato de niñera de muestra para comenzar.
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